مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم کیسے بنائیں اور استعمال کریں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ روم استعمال کرنے کے لیے ہر وہ چیز جو آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔

بریک آؤٹ رومز نے ورچوئل میٹنگ کے تجربے کے حصے کے طور پر کافی سفر طے کیا ہے، جو کہ نایاب سے ایک ضروری خصوصیت بن گیا ہے۔ چاہے آپ ایک دور دراز ٹیم ہیں جو گروپوں میں خیالات کے لیے دماغی طوفان کی تلاش میں ہیں یا کوئی استاد جو طلبا کو کلاس کے دوران گروپ اسائنمنٹس پر کام کرنا چاہتا ہے، آپ کے لیے بریک آؤٹ روم موجود ہیں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں نے بھی اپنے ہتھیاروں میں ایک آفیشل بریک آؤٹ روم فیچر شامل کیا ہے۔ اب آپ کو عارضی بریک آؤٹ رومز کے ساتھ مزید کام نہیں کرنا پڑے گا۔ چینلز کو بریک آؤٹ رومز کا روپ دھارنا ایک چالاک ہیک تھا، لیکن اب وقت آگیا ہے کہ اصل چیز کو قبول کیا جائے۔ مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ رومز کی خصوصیت میٹنگ میں بریک آؤٹ روم سیشنز کا انعقاد اور ان کا نظم کرنا حیرت انگیز طور پر آسان بناتی ہے۔

بریک آؤٹ رومز بنانا

مائیکروسافٹ ٹیموں میں صرف میٹنگ کے میزبان/منتظمین ہی بریک آؤٹ روم بنا سکتے ہیں اور ان کو معتدل کر سکتے ہیں۔

نوٹ: فی الحال، بریک آؤٹ روم کی فعالیت صرف ونڈوز اور میک سسٹمز کے لیے ڈیسک ٹاپ ایپ پر دستیاب ہے۔

میٹنگ شروع کریں اور اسکرین کے اوپری حصے میں میٹنگ ٹول بار پر جائیں۔ پھر، 'بریک آؤٹ رومز' آپشن پر کلک کریں۔

بریک آؤٹ روم بنانے کے لیے ایک چھوٹی سی ونڈو نمودار ہوگی۔ سب سے پہلے، ڈراپ ڈاؤن مینو سے ان کمروں کی تعداد منتخب کریں جو آپ رکھنا چاہتے ہیں۔ آپ ٹیموں میں زیادہ سے زیادہ 50 بریک آؤٹ روم رکھ سکتے ہیں۔

پھر، منتخب کریں کہ آیا آپ حاضرین کو خود بخود بریک آؤٹ رومز میں تفویض کرنا چاہتے ہیں یا دستی طور پر۔ اگر آپ خودکار طور پر منتخب کرتے ہیں، تو ٹیمیں شرکاء کو بے ترتیب طور پر بریک آؤٹ رومز میں یکساں طور پر تقسیم کر دیں گی۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کے علاوہ 6 شرکاء اور 3 بریک آؤٹ روم ہیں، تو یہ ہر کمرے میں 2 افراد کو تفویض کرے گا۔

اگر آپ دستی طور پر انتخاب کرتے ہیں، تو آپ کو انفرادی طور پر ہر شریک کو بریک آؤٹ روم میں تفویض کرنا ہوگا۔

نوٹ: یہ واحد موقع ہے جب آپ خودکار طور پر لوگوں کو بریک آؤٹ رومز میں تفویض کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ دستی طور پر انتخاب کر لیتے ہیں، تو آپ کو ڈو اوور حاصل کرنے کا واحد طریقہ شروع سے کمروں کو دوبارہ بنانا ہے۔ لیکن اگر آپ لوگوں کو خود بخود تفویض کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تب بھی آپ انہیں دستی طور پر ایک کمرے سے دوسرے کمرے میں تفویض کر سکتے ہیں۔

آخر میں، 'کمرے بنائیں' پر کلک کریں۔

لوگوں کو دستی طور پر تفویض کرنا

جب آپ لوگوں کو خود بخود تفویض کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو کمرے کا استعمال شروع کرنے کے علاوہ اور کچھ نہیں ہوتا ہے۔ لیکن جب آپ دوسری صورت میں انتخاب کرتے ہیں، یعنی دستی طور پر، لوگوں کو کمروں میں تفویض کرنے کا کام اس سے پہلے کہ آپ کمرے استعمال کر سکیں۔

بریک آؤٹ روم پینل اسکرین کے دائیں جانب ظاہر ہوگا۔ 'شرکا کو تفویض کریں' کے آپشن پر کلک کریں۔

تفویض کرنے کے لیے دستیاب شرکاء کی فہرست آپشن کے نیچے ظاہر ہوگی۔ ان تمام شرکاء کو منتخب کریں جنہیں آپ ایک ہی کمرے میں تفویض کرنا چاہتے ہیں اور 'Asign' بٹن پر کلک کریں۔

نوٹ: پی ٹی ایس این یا ٹیمز ڈیوائسز کا استعمال کرتے ہوئے میٹنگ میں شامل ہونے والے افراد کو فی الحال بریک آؤٹ رومز میں تفویض نہیں کیا جا سکتا۔ آپ مرکزی میٹنگ کو ان کے لیے بریک آؤٹ روم کے طور پر استعمال کر سکتے ہیں۔

کمروں کی فہرست ظاہر ہوگی۔ ان لوگوں کے لیے کمرہ منتخب کریں جنہیں آپ نے منتخب کیا ہے، اور انہیں اس کمرے میں تفویض کر دیا جائے گا۔ مندرجہ بالا اقدامات کو اس وقت تک دہرائیں جب تک کہ تمام شرکاء کو ان کے متعلقہ کمروں میں تفویض نہیں کیا جاتا ہے۔

بریک آؤٹ رومز کا استعمال

جب بھی آپ شرکاء کو کمروں میں منتقل کرنے کے لیے تیار ہوں، 'اسٹارٹ رومز' کے اختیار پر کلک کریں۔ یہ خود بخود تمام شرکاء کو ان کے تفویض کردہ کمروں میں منتقل کر دے گا۔

آپ انفرادی طور پر بھی کمرے شروع کر سکتے ہیں۔ اس کمرے میں جاؤ اور اس پر ہوور کرو۔ 'مزید اختیارات' کا آئیکن (تھری ڈاٹ مینو) ظاہر ہوگا۔ اس پر کلک کریں. پھر، مینو سے 'اوپن روم' کو منتخب کریں۔

آپ میٹنگ کے دوران جتنی بار چاہیں بریک آؤٹ رومز کھول اور بند کر سکتے ہیں۔

بریک آؤٹ روم میں شامل ہونا

میٹنگ کا میزبان کسی بریک آؤٹ روم کا حصہ نہیں ہے، لیکن وہ جب چاہیں کسی بھی کمرے میں شامل ہو سکتے ہیں۔ کسی کمرے میں شامل ہونے اور شرکاء کے ساتھ بات چیت کرنے کے لیے، اس کمرے کے آگے 'مزید اختیارات' آئیکن پر کلک کریں اور مینو سے 'جوائن روم' کو منتخب کریں۔

میٹنگ میں واپس آنے کے لیے، 'چھوڑیں' بٹن پر کلک کریں۔ یہ خود بخود آپ کو میٹنگ میں واپس بھیج دے گا۔

جب بھی آپ بریک آؤٹ روم سے مرکزی میٹنگ میں واپس آتے ہیں، میٹنگ روکی جاتی ہے۔ یہ منتظم اور شرکاء دونوں کے لیے درست ہے۔ اپنے اختتام سے میٹنگ جاری رکھنے کے لیے 'دوبارہ شروع کریں' بٹن پر کلک کریں۔ آپ تمام بریک آؤٹ کمروں کے درمیان اسی طرح چھلانگ لگا سکتے ہیں۔

ایک کمرے کا نام تبدیل کرنا

بریک آؤٹ رومز کے لیے مائیکروسافٹ رومز میں کچھ ڈیفالٹ سیٹنگز ہیں جنہیں آپ تبدیل کر سکتے ہیں۔ ان میں سے ایک کمروں کے نام ہیں۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، کمروں کا نام کمرہ 1، کمرہ 2 اور اسی طرح رکھا گیا ہے۔ کسی کمرے کا نام تبدیل کرنے کے لیے، 'مزید اختیارات' پر جائیں اور مینو سے 'کمرے کا نام تبدیل کریں' کو منتخب کریں۔

پھر، نیا نام درج کریں اور تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے 'کمرے کا نام تبدیل کریں' پر کلک کریں۔ کمروں کا نام تبدیل کر کے کسی اور قابل شناخت چیز سے ان کو معتدل کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

کمروں میں اعلان بھیجنا

ماڈریٹر کے طور پر، آپ بریک آؤٹ رومز میں اعلانات بھیج سکتے ہیں، جیسے کہ وقت کی تازہ کاری، تبادلہ خیال کے اشارے، خیالات، مفید وسائل وغیرہ۔

'بریک آؤٹ رومز' کے اوپری حصے میں 'مزید اختیارات' پر جائیں اور مینو سے 'ایک اعلان کریں' کو منتخب کریں۔

پھر اپنا پیغام ٹائپ کریں اور 'بھیجیں' بٹن پر کلک کریں۔

بریک آؤٹ رومز کے شرکاء چیٹ سے اعلان پڑھ سکیں گے۔ میٹنگ کے بعد آپ کی مین ٹیمز چیٹ لسٹ میں بریک آؤٹ رومز چیٹ بھی دستیاب ہے۔

کمروں کو بند کرنا

آپ تمام کمروں کو ایک ساتھ بند کر سکتے ہیں، یا انفرادی کمروں کو بند کر سکتے ہیں۔

تمام بریک آؤٹ رومز کو بیک وقت بند کرنے کے لیے 'کلوز رومز' پر کلک کریں۔

ایک کمرہ بند کرنے کے لیے، کمرے میں جائیں اور 'مزید اختیارات' پر کلک کریں۔ پھر مینو سے 'Close Room' کو منتخب کریں۔

مرکزی میٹنگ میں واپس آنے کے بعد، ہر کسی کو میٹنگ کو ہولڈ سے دوبارہ شروع کرنے کی ضرورت ہے۔

نوٹ: اگر آپ مرکزی میٹنگ ختم کرنا چاہتے ہیں تو پہلے بریک آؤٹ رومز کو بند کرنا ضروری ہے۔ اگر آپ ایسا نہیں کرتے ہیں، تو بریک آؤٹ رومز میٹنگ جاری رہے گی۔

اضافی ترتیبات

کمروں میں خودکار داخلہ بند کرنا: پہلے سے طے شدہ طور پر، مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ رومز اس طرح ترتیب دیے گئے ہیں کہ جیسے ہی آپ کوئی کمرہ شروع کرتے ہیں، شرکاء خود بخود کمرے میں چلے جاتے ہیں۔ لیکن اگر آپ خودکار اندراج نہیں چاہتے ہیں، تو آپ اس ترتیب کو بند کر سکتے ہیں۔ سیٹنگ آف ہونے پر، شرکاء کو اس کے بجائے ایک پیغام ملتا ہے کہ جب آپ اسے کھولتے ہیں تو بریک آؤٹ روم میں شامل ہونے کو کہتے ہیں۔ پھر وہ 'جوائن' بٹن پر کلک کر کے کمرے میں کب شامل ہونے کا فیصلہ کرتے ہیں۔

اس ترتیب کو بند کرنے کے لیے، بریک آؤٹ رومز پینل پر جائیں اور 'مزید اختیارات' پر کلک کریں۔ پھر، مینو سے 'کمروں کی ترتیبات' کو منتخب کریں۔ آپ کمرے کی ترتیبات تک رسائی صرف اس وقت کر سکتے ہیں جب کمرے بند ہوں۔

پھر، 'لوگوں کو خودکار طور پر کمروں میں منتقل کریں' کے لیے ٹوگل کو آف کریں۔

شرکاء کو مرکزی میٹنگ میں واپس آنے کی اجازت دیں: مائیکروسافٹ ٹیمز میں ڈیفالٹ کنفیگریشن شرکاء کو ان کی اپنی مرضی سے مرکزی میٹنگ میں واپس آنے سے روکتی ہے۔ وہ تب ہی بڑی میٹنگ میں شامل ہو سکتے ہیں جب آپ، یعنی میٹنگ کا میزبان، بریک آؤٹ روم بند کر دیں۔ انہیں بریک آؤٹ روم چھوڑنے کا اختیار دینے کے لیے، اس ترتیب کو آن کریں۔

'مزید اختیارات' آئیکن پر جائیں اور 'کمروں کی ترتیبات' کو منتخب کریں۔ پھر، 'شرکاء مرکزی میٹنگ میں واپس لوٹ سکتے ہیں' کے لیے ٹوگل کو آن کریں۔ ایسا کرنے سے شرکاء کے لیے بریک آؤٹ روم میں 'لیو' بٹن شامل ہو جائے گا، جیسا کہ میزبان کے پاس ہے۔

لوگوں کو ارد گرد منتقل کریں: کسی کو ایک بریک آؤٹ روم سے دوسرے میں منتقل کرنے کے لیے، اس کمرے میں جائیں جس میں وہ شخص فی الحال ہے اور اس پر کلک کریں۔ کمرے میں موجود تمام شرکاء کی فہرست ظاہر ہوگی۔

ان لوگوں کے نام (ناموں) کو منتخب کریں جنہیں آپ منتقل کرنا چاہتے ہیں، اور ' تفویض کریں' بٹن پر کلک کریں۔ پھر، یا تو انہیں منتقل کرنے کے لیے دوسرا کمرہ منتخب کریں یا انہیں مکمل طور پر بریک آؤٹ رومز سے باہر منتقل کرنے کے لیے 'غیر تفویض کردہ' کو منتخب کریں۔

کمرے شامل کریں اور حذف کریں: آپ میٹنگ کے دوران کسی مقام پر مزید کمرے بھی شامل کر سکتے ہیں یا موجودہ کمروں کو حذف کر سکتے ہیں۔

کمرہ شامل کرنے کے لیے، بریک آؤٹ روم پینل پر جائیں اور 'کمرہ شامل کریں' کے اختیار پر کلک کریں۔ ایک نیا کمرہ فوری طور پر بنایا جائے گا۔

کمرے کو حذف کرنے کے لیے، کمرے میں جائیں اور 'مزید اختیارات' پر کلک کریں۔ پھر مینو سے 'ڈیلیٹ روم' کو منتخب کریں۔

کمروں کو دوبارہ بنائیں: کسی بھی وقت اگر آپ موجودہ بریک آؤٹ رومز کو مکمل طور پر ختم کرنا چاہتے ہیں اور شروع سے شروع کرنا چاہتے ہیں تو یہ بھی ممکن ہے۔ بریک آؤٹ رومز پینل کے اوپری حصے میں 'مزید اختیارات' پر جائیں، اور پھر مینو سے 'ریکریٹ رومز' کو منتخب کریں۔ موجودہ کمرے حذف ہو جائیں گے، اور کمرے بنانے کی ونڈو دوبارہ نمودار ہو گی۔

بڑی میٹنگوں میں کھلی یا بامعنی بات چیت کرنا مشکل ہو سکتا ہے، خاص طور پر جب تخلیقی صلاحیتوں کی ضرورت ہو۔ بریک آؤٹ رومز لوگوں کو چھوٹے گروپوں میں مؤثر طریقے سے سوچنے میں مدد کرتے ہیں۔