مائیکروسافٹ ٹیموں میں 'آؤٹ آف آفس' کیسے سیٹ کریں۔

اپنی حیثیت تبدیل کریں تاکہ سب کو معلوم ہو کہ آپ ان کے پاس واپس کیوں نہیں آ رہے ہیں۔

لوگ مائیکروسافٹ ٹیمیں اپنے ساتھیوں کے ساتھ بات چیت اور تعاون کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ درحقیقت، اتنا، کہ بہت سارے صارفین مواصلاتی مقاصد کے لیے ای میل سے مکمل طور پر مائیکروسافٹ ٹیموں میں منتقل ہو گئے ہیں۔

لہذا، یہ فطری ہے کہ آپ مائیکروسافٹ ٹیموں میں کوئی ایسا طریقہ تلاش کر رہے ہیں جو آپ کے ساتھیوں کو بتائے کہ آپ کو ان کے پیغامات کب موصول نہیں ہوں گے اور آپ جواب نہیں دے پائیں گے، اس لیے غلط مواصلت کی کوئی گنجائش نہیں ہے۔ چاہے آپ ایک گھنٹہ، ایک دن، یا ایک ہفتہ اپنی میز سے دور ہوں، چاہے آپ کسی کلائنٹ لنچ، سیمینار کے لیے باہر نکلے ہوں یا آپ چھٹیوں پر گئے ہوں، یہ ہمیشہ ایک اچھا عمل ہے کہ آپ اپنی حیثیت کی عکاسی کریں۔ بالکل وہی ہے جو آپ مائیکروسافٹ ٹیموں میں 'آفس سے باہر' اسٹیٹس کے ساتھ کر سکتے ہیں۔

اگر آپ نہیں جانتے کہ Microsoft ٹیموں میں کیا حیثیت ہے، تو یہ سبز/پیلا/سرخ ڈاٹ ہے جو Microsoft ٹیموں میں آپ کی پروفائل تصویر کے آگے ظاہر ہوتا ہے اور آپ کے ساتھی ٹیم کے اراکین کو اشارہ کرتا ہے کہ آیا آپ کنکشن کے لیے دستیاب ہیں یا نہیں۔

اگر آپ اس نئے اسٹیٹس آپشن سے تھوڑا سا الجھن میں ہیں، تو یہ آپ کی غلطی نہیں ہے۔ جیسا کہ آپ نے دیکھا ہو گا، آؤٹ آف آفس آپشن ٹیموں میں 'اسٹیٹس' فیچر میں دستیاب معیاری اختیارات میں سے ایک نہیں ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیموں میں 'آؤٹ آف آفس' اسٹیٹس سیٹ کرنا بھی اتنا آسان نہیں ہے جتنا کہ آپ کی حیثیت کو 'دستیاب' سے 'مصروف' یا 'ڈسٹرب نہ کریں' میں تبدیل کرنا ہے - جو آپ ایک لمحے میں کر سکتے ہیں۔

ٹیموں میں 'آؤٹ آف آفس' اسٹیٹس کہاں سے سیٹ کریں؟

"اگر میں اسٹیٹس آپشن سے نہیں تو ٹیموں میں آفس سے باہر کی حیثیت کو کہاں سیٹ کروں؟" ٹھیک ہے، بات یہ ہے کہ آپ مائیکروسافٹ ٹیموں سے بالکل بھی آؤٹ آف آفس اسٹیٹس سیٹ نہیں کر سکتے۔ ایسا کرنے کے لیے آپ کو آؤٹ لک کی ضرورت ہے۔

مائیکروسافٹ ٹیمیں آپ کے آؤٹ لک اکاؤنٹ کے ساتھ مطابقت پذیر ہوتی ہیں اور آؤٹ آف آفس کی حیثیت آؤٹ لک سے حاصل کرتی ہیں۔ اور اسے خود بخود آپ کے ٹیمز اکاؤنٹ پر ظاہر کرتا ہے۔ لہذا، یہ کوئی تعجب کی بات نہیں ہے کہ آپ کو ابھی اسٹیٹس سیٹ کرنے کا آپشن نہیں ملا۔ مائیکروسافٹ یقینی طور پر اسے آسان نہیں بناتا ہے۔

آؤٹ آف آفس آؤٹ لک میں کیسے سیٹ کریں؟

ٹیموں میں آفس سے باہر اسٹیٹس سیٹ کرنے کے لیے، آپ کو اپنے آؤٹ لک اکاؤنٹ میں 'خودکار جوابات' سیٹ اپ کرنے کی ضرورت ہے۔ خودکار جوابات کیا ہیں؟ فیچر آن ہونے کے دوران آپ کو موصول ہونے والی کسی بھی ای میل پر خود بخود ایک پیغام بھیجتا ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیمیں دیکھتی ہے کہ آپ کے پاس آؤٹ لک میں کب خودکار جوابات ہیں، اور آپ کے ٹھکانے کی عکاسی کرنے کے لیے آپ کی حیثیت کو تبدیل کرتی ہے۔

آپ ڈیسک ٹاپ ایپ یا آؤٹ لک ویب دونوں سے آؤٹ لک میں خودکار جوابات ترتیب دے سکتے ہیں۔

آؤٹ لک ڈیسک ٹاپ ایپ سے خودکار جوابات ترتیب دینے کے لیے، ایپ کو کھولیں اور مینو بار پر موجود 'فائل' آپشن پر کلک کریں۔

اب، اکاؤنٹ انفارمیشن اسکرین پر 'خودکار جوابات' کے آپشن پر کلک کریں۔

خودکار جوابات ترتیب دینے کا ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ فی الحال، یہ 'نہ بھیجیں' دکھائے گا۔ ’خودکار جوابات بھیجیں‘ کے لیے ریڈیو بٹن کو منتخب کریں۔

آپ ایک وقت کی حد بھی بتا سکتے ہیں جس کے دوران دفتر سے باہر پیغام بھیجنا ہے۔ 'صرف اس وقت کی حد کے دوران بھیجیں' کے باکس کو نشان زد کریں اور تاریخ اور وقت منتخب کریں۔

آپ ایک حسب ضرورت پیغام ترتیب دے سکتے ہیں کہ موصول ہونے والے پیغامات کا کیا جواب دینا ہے۔ اب، اگر آپ تنظیم کا اکاؤنٹ استعمال کر رہے ہیں، تو پیغام کے لیے دو آپشنز ہوں گے۔ آپ اپنی تنظیم کے اندرونی اور بیرونی لوگوں کے لیے مختلف پیغامات ترتیب دے سکتے ہیں۔ ذاتی اکاؤنٹ کے لیے، کوئی امتیاز نہیں ہوگا۔ آخر میں، تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔

آؤٹ آف آفس جوابات کو آن کرنے کے بعد، مائیکروسافٹ ٹیمز پر جائیں۔ آپ کا اسٹیٹس آؤٹ آف آفس میں تبدیل ہو جائے گا، اور خودکار جوابات میں جو پیغام آپ نے ترتیب دیا ہے وہ بھی آپ کی حیثیت کے ساتھ ظاہر ہو جائے گا جب کوئی آپ کی پروفائل تصویر پر منڈلاتا ہے۔

آؤٹ لک برائے ویب سے خودکار جوابات ترتیب دینے کے لیے، outlook.live.com پر جائیں اور اپنے اکاؤنٹ سے لاگ ان ہوں۔ پھر، اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں 'سیٹنگز' آپشن (گیئر آئیکن) پر کلک کریں۔

سرچ ٹیکسٹ باکس میں، 'آؤٹ آف آفس' یا 'خودکار جوابات' ٹائپ کریں اور پھر خودکار جوابات کی ترتیب کے لیے تلاش کے نتیجے پر کلک کریں۔

خودکار جوابات کے لیے ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ 'خودکار جوابات آن' کے لیے ٹوگل کو آن کریں۔

اگر آپ کسی مخصوص مدت کے لیے خودکار جوابات بھیجنا چاہتے ہیں، تو 'صرف ایک مدت کے دوران جوابات بھیجیں' کے باکس کو نشان زد کریں اور تاریخ اور وقت کی وضاحت کریں اور اپنا حسب ضرورت پیغام سیٹ کریں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں آفس سے باہر اسٹیٹس سیٹ کرنے کا بہترین طریقہ خودکار جوابات کو ترتیب دینا ہے۔ آپ ایک مخصوص مدت کے لیے اسٹیٹس سیٹ کر سکتے ہیں، اور اس کے ساتھ ایک وضاحتی حسب ضرورت پیغام بھی رکھ سکتے ہیں۔ لیکن یہ یقینی طور پر واحد راستہ نہیں ہے۔

آپ اپنے کیلنڈر میں اپوائنٹمنٹ بنا کر دفتر سے باہر کی حیثیت بھی ترتیب دے سکتے ہیں۔ اور اسے 'آؤٹ آف آفس' پر سیٹ کریں۔ آؤٹ لک ڈیسک ٹاپ ایپ کھولیں اور ای میل کے بجائے کیلنڈر پر سوئچ کریں۔

ہوم مینو میں 'نئی ملاقات' کے آپشن پر کلک کریں۔

ملاقات کا وقت بنانے کا ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ جب آپ دفتر سے باہر ہوں گے تو ملاقات کا وقت بنائیں۔ اب، 'آپشنز' پر کلک کریں۔

'اس طور پر دکھائیں' کے آگے ڈراپ ڈاؤن سے، 'آؤٹ آف آفس' کو منتخب کریں اور ملاقات کو محفوظ کریں۔

مائیکروسافٹ ٹیمیں اس وقت کے دوران آپ کی حیثیت کو آؤٹ آف آفس میں تبدیل کر دے گی جب آپ آؤٹ لک میں اپنی اپائنٹمنٹ سیٹ کرتے ہیں۔

اب، آپ بغیر کسی پریشانی کے اپنی میز سے دور جا سکتے ہیں۔ ہر کوئی آپ کے دفتر سے باہر کی حیثیت دیکھ سکے گا۔ ذاتی چیٹس میں، بھیجنے والے کی طرف سے ایک انتباہ انہیں یاد دلائے گا کہ آپ دفتر سے باہر ہیں اور ہو سکتا ہے کہ اس وقت ان سے واپس نہ جا سکیں۔