مائیکروسافٹ ٹیموں میں چیٹ کو کیسے غیر فعال کریں۔

جب پرائیویٹ چیٹ آپشن ایک پریشانی بن جاتا ہے، تو اس سے چھٹکارا پانے کا وقت آگیا ہے۔

بہت سارے اسکول اور تنظیمیں تعاون اور مواصلات کے لیے Microsoft ٹیموں کا استعمال کرتی ہیں، خاص طور پر اس وقت۔ یہ اس مقصد کے لیے موجود بہترین ایپس میں سے ایک ہے، جس میں مواصلت کو آسان بنانے کے لیے بہت سی خصوصیات ہیں۔

لیکن بعض اوقات مواصلات کی اس آسانی اور سطح کو محدود کرنا ضروری ہو جاتا ہے، خاص طور پر نجی مواصلات۔ صورت حال بہت عام ہو سکتی ہے، جیسے کہ جب کوئی خصوصیات کا غلط استعمال شروع کر دے، یا یہ اسکول/کمپنی کی پالیسی کے خلاف ہو۔ پرائیویٹ چیٹس ایک ایسی خصوصیت ہے جو بہت سے اسکولوں اور تنظیموں کے لیے پریشانی کا باعث بن سکتی ہے۔ اور اسے غیر فعال کرنے کے علاوہ کوئی چارہ نہیں بچا۔

اگرچہ یہ ایک انتہائی قدم کی طرح لگتا ہے، یہ ضروری ہو جاتا ہے. خوش قسمتی سے، مائیکروسافٹ ٹیموں کے پاس اس کارنامے کو آسانی سے حاصل کرنے کے لیے انتظامات ہیں۔ اور طلباء/ملازمین کے پاس چینل کمیونیکیشن ہوگی، لہذا ایسا نہیں ہے کہ آپ تمام مواصلات کو مکمل طور پر محدود کر رہے ہوں گے۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں نجی چیٹ کو غیر فعال کریں۔

آپ مائیکروسافٹ ٹیمز میں پوری تنظیم کے لیے پرائیویٹ چیٹس کو مکمل طور پر غیر فعال کر سکتے ہیں، یعنی آپ کی تنظیم/اسکول کا کوئی بھی صارف کسی دوسرے صارفین کے ساتھ نجی چیٹ کرنے کی اہلیت نہیں رکھتا ہے۔ پوری تنظیم کے لیے 'چیٹ' ٹیب آسانی سے غائب ہو جائے گا۔ یہ ان مثالوں کے لیے مفید ہے جب آپ کی تنظیم کی پالیسی نجی مواصلات کو محدود کرتی ہے۔

دوسرا آپشن جو زیادہ لچک فراہم کرتا ہے وہ ہے صارفین کے سب سیٹ کے لیے نجی چیٹس کو غیر فعال کرنا نہ کہ پوری تنظیم کے لیے۔ یہ ان اسکولوں کے لیے زیادہ عملی انتخاب ہے جو تمام طلبہ کے لیے نجی بات چیت کو محدود کرنا چاہتے ہیں نہ کہ اساتذہ، یا صرف چھوٹے طلبہ کے لیے۔

نوٹ: صرف ایڈمن تک رسائی والے لوگ ہی ان ترتیبات کو تبدیل کر سکتے ہیں اور Microsoft ٹیموں میں چیٹ کو غیر فعال کر سکتے ہیں۔

پوری تنظیم کے لیے نجی چیٹس کو غیر فعال کریں۔

admins.teams.microsoft.com پر جائیں اور اپنے Microsoft اکاؤنٹ سے لاگ ان کریں۔ ایڈمن ڈیش بورڈ کھل جائے گا۔ بائیں جانب نیویگیشن مینو سے، 'میسجنگ پالیسیز' پر کلک کریں۔

پوری تنظیم کے لیے پالیسی کو تبدیل کرنے کے لیے، 'Global (Org-wide default)' اختیار پر کلک کریں۔

پھر، فہرست سے 'چیٹ' کا آپشن تلاش کریں اور اسے غیر فعال کرنے کے لیے ٹوگل کو آف کریں۔

پھر، عالمی پالیسی میں تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے نیچے 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کریں۔

پالیسی کو نافذ ہونے میں چند منٹوں سے لے کر چند گھنٹے تک کا وقت لگ سکتا ہے۔ اور ایک بار ایسا ہونے کے بعد، 'چیٹ' ٹیب بائیں جانب نیویگیشن بار سے مائیکروسافٹ ٹیمز میں سب کے لیے غائب ہو جائے گا۔

کچھ صارفین کے لیے پرائیویٹ چیٹس کو غیر فعال کریں۔

تنظیم میں صارفین کے صرف ذیلی سیٹ کے لیے نجی چیٹس کو غیر فعال کرنے کے لیے، admin.teams.microsoft.com پر جائیں اور بائیں جانب نیویگیشن مینو سے پیغام رسانی کی پالیسیاں کھولیں۔

موجودہ پیغام رسانی کی پالیسیاں، ڈیفالٹ، اور حسب ضرورت (اگر کوئی ہے) کھل جائیں گی۔ نئی کسٹم پالیسی بنانے کے لیے 'Add' آپشن پر کلک کریں۔

پالیسی کی ترتیبات کی سکرین کھل جائے گی۔ اس پالیسی کے لیے نام اور تفصیل (اختیاری) درج کریں جو تمام حسب ضرورت پالیسیوں کے درمیان اسے باخبر رکھنا آسان بنائے گی۔

پھر، 'چیٹ' پر جائیں اور چیٹ کو غیر فعال کرنے کے لیے ٹوگل کو آف کریں۔ یہ باقی سیٹنگز کو دوسرے صارفین کی طرح برقرار رکھے گا (اگر آپ سب کے لیے ڈیفالٹ سیٹنگز استعمال کرتے ہیں)۔ پھر، 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کریں۔

پالیسی بنانے کے بعد، یہ ان صارفین کو تفویض کرنے کا وقت ہے جن پر آپ اسے لاگو کرنا چاہتے ہیں۔ پالیسی کو محفوظ کرنے کے بعد، آپ خود بخود پیغام رسانی کی پالیسیوں کی اسکرین پر واپس آجائیں گے۔ اپنی نئی بنائی گئی پالیسی پر جائیں، اور اسے منتخب کرنے کے لیے اس کے بائیں جانب 'چیک' آپشن پر کلک کریں۔

پھر، 'منیج یوزرز' کے آپشن پر کلک کریں۔

صارفین کے انتظام کے لیے اسکرین دائیں جانب ظاہر ہوگی۔ ان صارفین کے نام تلاش کریں اور شامل کریں جن پر آپ پالیسی لاگو کرنا چاہتے ہیں۔

پھر، 'Apply' بٹن پر کلک کریں۔ حسب ضرورت پالیسی اب ان صارفین پر لاگو ہوگی، اور انہیں مائیکروسافٹ ٹیمز میں مزید نجی 'چیٹ' ٹیب تک رسائی حاصل نہیں ہوگی۔

مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگز میں چیٹ کو غیر فعال کریں۔

بعض اوقات نجی چیٹ کو غیر فعال کرنا کافی نہیں ہوتا ہے۔ میٹنگ چیٹ ایک اور جگہ ہے جو ان خصوصیات کی بہترین مثال ہے جن کا غلط استعمال Microsoft ٹیموں میں کیا جا سکتا ہے، خاص طور پر طلباء۔ یہاں تک کہ یہ کلاسوں میں خلل کا باعث بھی بن سکتا ہے۔ اور تباہی پر قابو پانے کے لیے، صرف ایک ہی آپشن باقی رہ گیا ہے کہ میٹنگ میں بات چیت کو بھی محدود کیا جائے۔ نجی چیٹس کی طرح، اس ترتیب کو غیر فعال کرنے کے لیے، آپ کو اپنی تنظیم تک منتظم تک رسائی درکار ہے۔

admin.teams.microsoft.com پر جائیں اور اپنے ایڈمن اکاؤنٹ سے لاگ ان کریں۔ پھر، بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'میٹنگز' پر کلک کریں۔ میٹنگز کے لیے دستیاب مزید اختیارات نیچے پھیل جائیں گے۔

ان اختیارات میں سے 'میٹنگ پالیسیز' پر کلک کریں۔

میٹنگ پالیسیوں کا صفحہ کھل جائے گا۔ 'عالمی (Org-wide default)' پر جائیں۔

پھر 'شرکاء اور مہمانوں' کے سیکشن میں نیچے سکرول کریں۔ اور 'اجلاس میں چیٹ کی اجازت دیں' کے آگے ڈراپ ڈاؤن مینو پر کلک کریں۔ فہرست سے 'غیر فعال' کو منتخب کریں۔

پھر، تبدیلیوں کو لاگو کرنے کے لیے 'محفوظ کریں' کے اختیار پر کلک کریں۔

ترتیب کو اثر انداز ہونے میں کچھ وقت لگتا ہے (کچھ منٹوں سے چند گھنٹوں تک)۔ اگر کچھ وقت گزرنے کے بعد بھی اس کا اثر نہیں ہوتا ہے تو مائیکروسافٹ ٹیمز کو دوبارہ شروع کرنے سے مدد ملتی ہے۔

نوٹ: یہ صرف 'Meet Now' آپشن کے ساتھ ہونے والی میٹنگز کے لیے میٹنگ چیٹ کو غیر فعال کرتا ہے، چینل میٹنگز کے لیے نہیں۔ اس کے علاوہ، آپ میٹنگ چیٹس کو صرف مخصوص میٹنگز کے لیے بند نہیں کر سکتے۔

مائیکروسافٹ ٹیمز میں چیٹ کو غیر فعال کرنا ایک انتہائی قدم ہے، اس کے پیش کردہ بہت سے استعمالات پر غور کرتے ہوئے. یہ مواصلات، خاص طور پر نجی اور میٹنگ چیٹس کے لیے واقعی مددگار ثابت ہو سکتا ہے۔ لیکن، جب اس کے استعمال سے پیدا ہونے والی پریشانیوں کا وزن کم ہونا شروع ہو جاتا ہے، تو اس کے علاوہ کوئی اور آپشن نہیں بچا ہے سوائے انتہا تک جانے اور ان شاندار خصوصیات کو غیر فعال کرنے کے۔