پرو مائیکروسافٹ ٹیمز صارف بننے کے لیے حتمی چیٹ شیٹ
مائیکروسافٹ ٹیموں کو اس وقت کسی تعارف کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر یہ 2019 تھا، تو یقینی طور پر. لیکن یہ ویڈیو کانفرنسنگ اور ورک اسٹریم کولابریشن ایپس کا سال رہا ہے۔ اور مائیکروسافٹ ٹیمز نے محفوظ طریقے سے خود کو WSC ماحولیاتی نظام میں MVPs میں سے ایک کے طور پر قائم کیا ہے۔
اس کی وجہ یہ ہے کہ یہ صرف ایک ویڈیو کانفرنس ایپ نہیں ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیموں کے پاس اور بھی بہت کچھ ہے۔ اور اسکولوں اور دفاتر کو بالکل اسی وجہ سے دور دراز کے کام کے لیے پسند ہے۔ یہ آپ کے ساتھی ساتھیوں کے ساتھ انتہائی موثر انداز میں تعاون کرنے کے لیے ایپ ہے۔ لیکن مائیکروسافٹ ٹیموں میں خصوصیات کا سراسر حجم بھی کبھی کبھی بہت زیادہ محسوس کر سکتا ہے۔ اگر صرف کوئی ایسی چیز تھی جو آپ کی مدد کر سکتی تھی تو اسے تیزی سے نیویگیٹ کر سکتے تھے۔
چاہے آپ بوڑھے ہوں یا نسبتاً نئے Microsoft ٹیموں کے صارف، اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا۔ ہر کوئی اپنی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے کے لیے، ایک پرو کے طور پر سامنے آنے کے لیے، اور ہو سکتا ہے کہ اپنی مہارت کی مہارت کو ظاہر کرنے کے لیے ایک چھوٹی سی دھوکہ دہی سے محبت کرتا ہے۔ بالکل وہی ہے جو آپ مائیکروسافٹ ٹیموں میں کر سکتے ہیں ہر چیز کے بارے میں تجاویز اور چالوں کی اس فہرست کے ساتھ کر سکتے ہیں۔
پیداواری صلاحیت کو بڑھانے کے لیے نکات
کم وقت میں زیادہ کام کرنا، کون نہیں چاہتا؟ یقینی طور پر آپ یا آپ کے آجر نہیں! یہ تجاویز اور چالیں یقینی طور پر آپ کی توجہ کو بہتر بنانے اور آپ کی پیداواری سطح کو چھت کے ذریعے لے جانے کے لیے یقینی ہیں۔
اپنے کاموں میں آگے رہیں
مائیکروسافٹ ٹیمز میں ٹاسکس ایپ پرجوش افراد کے لیے سب سے زیادہ متوقع ایپ تھی، لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ ہر کسی کو میمو مل گیا۔ اگر آپ اس ٹیم میں تھے جو کسی طرح سے اس سے چھوٹ گئی تھی، تو آپ کو ابھی اس ٹرین میں سوار ہونے کی ضرورت ہے، کیونکہ ہم پر بھروسہ کریں، آپ اس سے محروم ہو رہے ہیں۔
پلانر اور ٹو ڈو کے ذریعے کام مائیکروسافٹ ٹیموں میں دونوں مائیکروسافٹ ایپس - پلانر اور ٹو ڈو - دونوں کی فعالیت کو یکجا کرتے ہیں۔ لہذا آپ متعدد ایپس کے درمیان سوئچ کیے بغیر اپنی پیشرفت کو ٹریک کرسکتے ہیں اور اپنے کاموں کا نظم کرسکتے ہیں۔ لہٰذا، آپ کی سمجھداری یا نظام الاوقات کے درمیان مزید انتخاب کرنے کی ضرورت نہیں۔
Tasks ایپ آپ کے ذاتی کاموں کو To-do سے اور مشترکہ کاموں کو Planner ایپ سے سیدھے Microsoft Teams میں یکجا کرتی ہے۔ آپ ٹیم کے کاموں کو باہمی تعاون کے ساتھ منظم کرنے کے لیے اسے ذاتی ایپ کے طور پر یا ایک ٹیب کے طور پر بھی شامل کر سکتے ہیں۔ Tasks ایپ Microsoft 365 سبسکرپشن کے ساتھ ہر ایک کے لیے دستیاب ہے۔
👉ماسٹر کریں کہ مائیکروسافٹ ٹیموں میں پلانر اور ٹو ڈو کے ذریعے کام کیسے استعمال کیے جائیں۔
فہرستوں کے ساتھ وزرڈ کی طرح معلومات کو ہینڈل کریں۔
اگر آپ مائیکروسافٹ ٹیمز میں صحیح ایپس کو جانتے ہیں، تو آپ کو کوئی نہیں روک سکتا۔ مائیکروسافٹ لسٹ ایک ایسی ایپ ہے جس سے آپ کو فائدہ اٹھانے کی ضرورت ہے۔ فہرستوں کے ساتھ، آپ کسی بھی معلومات پر نظر رکھ سکتے ہیں، چاہے وہ ذاتی ہو یا باہمی۔ فہرست ایپ مددگار ثابت ہو سکتی ہے اگر آپ کی ٹیم کو ٹریک کرنے کے لیے معلومات، منظم کرنے کے لیے کام، یا ورک فلو کو منظم کرنے کے لیے موجود ہو۔
اور چیزوں کو تیز کرنے کے لیے، انڈسٹری اور کیس کے لیے مخصوص ٹیمپلیٹس موجود ہیں جو ان فہرستوں کو بنانا اور بھی آسان بناتے ہیں۔ شیئرپوائنٹ فہرستوں کا یہ ارتقاء آپ کو ہر چیز کے بارے میں ٹریک کرنے میں مدد کر سکتا ہے - مسائل، اثاثے، معمولات، واقعات، انوینٹری، یا رابطے۔ چیزوں کو ایک نشان تک لے جانے کے لیے، آپ مشروط فارمیٹنگ بھی کر سکتے ہیں تاکہ آپ کی فہرستوں میں موجود اشیاء خود بخود ظاہر ہو جائیں یا کچھ شرائط پوری ہونے پر غائب ہو جائیں۔ اس ایپ کا استعمال آپ کی پیداواری صلاحیت کو تیزی سے بڑھانے کا پابند ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں پرو کی طرح فہرستیں بنانے اور استعمال کرنے کا طریقہ سیکھیں۔
ای میلز کو سیدھے اپنے چینلز پر بھیجیں۔
ای میل کارپوریٹ دنیا میں مواصلات کی سب سے زیادہ استعمال ہونے والی شکلوں میں سے ایک ہے۔ ای میلز پر ہونے والی خط و کتابت کی مقدار بہت زیادہ ہے۔ لیکن اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ جب آپ کی تنظیم مائیکروسافٹ ٹیمیں استعمال کرتی ہے، تو آپ کبھی کبھی دو مختلف میڈیم کے درمیان پھنس جاتے ہیں۔ اور مائیکروسافٹ ٹیمز میں کسی چینل پر پوسٹ کرنے کے لیے اپنی ای میلز سے تمام مواد کاپی کرنا بہت تھکا دینے والا ہو سکتا ہے۔
اس کی وجہ یہ ہے کہ آپ یہ غلط کر رہے ہیں! کیا آپ جانتے ہیں کہ مائیکروسافٹ ٹیمز میں ہر چینل کا ایک منفرد ای میل ایڈریس ہوتا ہے جسے آپ براہ راست ای میلز کو آگے بھیج سکتے ہیں؟ جی ہاں، آپ نے صحیح سنا ہے۔ آپ جو بھی ای میل اس ایڈریس پر بھیجتے ہیں وہ براہ راست چینل میں پوسٹس کے طور پر ظاہر ہوں گے۔ یہ کتنا کارآمد ہے!
کسی چینل کے لیے ای میل ایڈریس حاصل کرنے کے لیے، 'مزید اختیارات' آئیکن (تھری ڈاٹ مینو) پر جائیں۔ پھر، مینو سے 'ای میل ایڈریس حاصل کریں' پر کلک کریں۔
ای میل ایڈریس تیار کیا جائے گا۔ اسے استعمال کرنے کے لیے کاپی کریں۔
کمانڈ بار استعمال کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں کمانڈ بار سب سے زیادہ زیر استعمال خصوصیت ہونی چاہیے۔ لیکن اس میں آپ کی سب سے زیادہ استعمال شدہ خصوصیت بننے کی صلاحیت ہے اگر آپ جانتے ہیں کہ اسے صحیح طریقے سے کیسے استعمال کرنا ہے۔ کمانڈ بار چیزوں کو بے حد تیز کر سکتا ہے۔
کوئی پرانا پیغام تلاش کرنا چاہتے ہیں، چیٹ یا کال شروع کرنا چاہتے ہیں، کسی چینل پر جانا چاہتے ہیں، اپنی فائلیں دیکھنا چاہتے ہیں؟ یہ سب اور بہت کچھ کرنے کے لیے کمانڈ بار کا استعمال کریں۔ آپ کو ان کو استعمال کرنے کے لیے تمام کمانڈز کو یاد رکھنے کی بھی ضرورت نہیں ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیمیں آپ کو یہ فراہم کرتی ہیں۔ آپ کو صرف یہ یاد رکھنے کی ضرورت ہے کہ کیا آپ کو جس کام کو کرنے کی ضرورت ہے اس کے لیے ایک کمانڈ موجود ہے تاکہ آپ اسے جلدی کر سکیں۔
اپنی پیداواری صلاحیت بڑھانے اور وقت بچانے کے لیے مائیکروسافٹ ٹیموں میں کمانڈز کے استعمال کے بارے میں تفصیلی گائیڈ دیکھیں۔👆
بریک ڈاؤن زبان کی رکاوٹیں
آج، عالمی ٹیمیں کوئی نئی چیز نہیں ہیں۔ اس کے بجائے، اس دور میں زیادہ سے زیادہ ٹیمیں پوری دنیا میں بکھری ہوئی ہیں۔ اور اس کے لیے مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے کے لیے ایک دوسرے کی زبان کو سمجھنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیمز کے ساتھ، آپ کو گوگل ٹرانسلیٹ پر پاپ اوور کرنے اور کسی بھی پیغام کو کاپی/پیسٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیم اس عین مقصد کے لیے ایک موروثی مترجم پیش کرتا ہے۔
جس پیغام کا آپ ترجمہ کرنا چاہتے ہیں اس پر 'مزید اختیارات' آئیکن (تھری ڈاٹ مینو) پر کلک کریں۔ آپ کو مینو پر 'ترجمہ' کا آپشن نظر آئے گا۔ اپنی ڈیفالٹ زبان میں پیغام کے فوری ترجمہ کے لیے اس پر کلک کریں۔
بک مارک پیغامات
یہ پہلی نظر میں ایک چھوٹی فعالیت کی طرح لگ سکتا ہے، لیکن یہ آپ کا بہت وقت بچا سکتا ہے۔ سرچ بار کا استعمال کرتے ہوئے پرانے پیغامات تلاش کرنے کی کوشش کرنے کے بجائے، آپ کسی بھی پیغام کو محفوظ کر سکتے ہیں اور 'محفوظ کردہ' سیکشن سے ان تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔
پیغام پر جائیں اور 'مزید اختیارات' آئیکن (تھری ڈاٹ مینو) پر کلک کریں۔ پھر، 'Save Message' آپشن پر کلک کریں۔
اپنے محفوظ کردہ پیغام تک رسائی حاصل کرنے کے لیے، آپ یا تو کمانڈ استعمال کر سکتے ہیں۔ /محفوظ شدہ کمانڈ بار سے یا ٹاسک بار پر اپنی پروفائل تصویر پر کلک کریں اور ظاہر ہونے والے مینو سے 'محفوظ' کو منتخب کریں۔
کی بورڈ شارٹ کٹ استعمال کریں۔
اگر آپ اپنی پیداواری صلاحیت کو بڑھانا چاہتے ہیں، تو کی بورڈ شارٹ کٹ استعمال کرنے سے گریز نہ کریں۔ کی بورڈ شارٹ کٹ آپ کا بہت وقت بچا سکتے ہیں، اور پھر بھی بہت سے لوگ ان سے پورا فائدہ نہیں اٹھاتے۔ ان لوگوں میں سے نہ بنیں۔ ان کاموں کے لیے کی بورڈ شارٹ کٹس سیکھیں جو آپ سب سے زیادہ انجام دیتے ہیں اور کام تیزی سے مکمل کر لیتے ہیں۔
🤸♀️Microsoft Teams for Windows, Web, اور Mac میں تمام کی بورڈ شارٹ کٹس کی فہرست تلاش کرنے کے لیے یہاں تشریف لائیں۔
بہتر ملاقاتوں کے لیے تجاویز
ساتھیوں کے ساتھ تعاون کرنے کے لیے Microsoft ٹیموں کے استعمال کے علاوہ، ایک اور چیز جو لوگ ایپ کو سب سے زیادہ استعمال کرتے ہیں وہ ہے میٹنگز کرنا۔ اور آپ یقینی طور پر اس میں پرو بننا چاہتے ہیں۔
ایک عمیق میٹنگ کے تجربے کے لیے ٹوگیدر موڈ کا استعمال کریں۔
جب میٹنگ میں مشغول ہونا مشکل محسوس ہوتا ہے، جیسا کہ آپ کو اکثر ایسا ہوتا نظر آتا ہے: آن لائن میٹنگز، آخر کار، حقیقی دنیا کی میٹنگز جیسی نہیں ہوتیں۔ مائیکروسافٹ کا ٹوگیدر موڈ رکاوٹوں اور ورچوئل دیواروں کو توڑتا ہے، جس سے آپ کو ایسا محسوس ہوتا ہے کہ آپ ایک ساتھ مشترکہ جگہ پر ہیں۔
جب میٹنگ میں 5 یا زیادہ لوگ ہوں تو آپ ٹوگیدر موڈ کو آن کر سکتے ہیں۔ میٹنگ ٹول بار پر جائیں، اور 'مزید اختیارات' آئیکن (تھری ڈاٹ مینو) پر کلک کریں۔ پھر، اسے فعال کرنے کے لیے مینو سے 'ٹوگیدر موڈ' کو منتخب کریں۔
فی الحال، آپ آڈیٹوریم کے منظر میں ٹوگیدر موڈ رکھ سکتے ہیں جس سے آپ کو ایسا محسوس ہوتا ہے جیسے آپ سب ایک مشترکہ آڈیٹوریم کی جگہ پر اکٹھے بیٹھے ہیں۔
👉مائیکروسافٹ ٹیموں میں ٹوگیدر موڈ کے بارے میں اور اسے فعال کرنے اور استعمال کرنے کے طریقے کے بارے میں مزید جانیں۔
بریک آؤٹ رومز کے ساتھ گروپ ڈسکس کریں۔
چاہے آپ کلاس پڑھا رہے ہوں یا آفس میٹنگز کی میزبانی کر رہے ہوں، گروپ ڈسکشنز اس عمل کا ایک بہت بڑا حصہ ہیں۔ اور مائیکروسافٹ ٹیموں میں بریک آؤٹ رومز کے ساتھ، آپ شرکاء کو مختلف گروپس میں آسانی سے میٹنگ کرنے کی سہولت فراہم کر سکتے ہیں۔
اور اب، آپ کو مائیکروسافٹ ٹیموں میں دستی طور پر بریک آؤٹ رومز بنانے کی ضرورت نہیں ہے۔ مائیکروسافٹ نے میٹنگز میں اس انتہائی مائشٹھیت خصوصیت کے لیے موروثی تعاون شامل کیا ہے۔ میٹنگ کے میزبان شرکاء کو تصادفی طور پر یا دستی طور پر فیصلہ کر سکتے ہیں کہ کون کہاں جائے گا۔ بریک آؤٹ روم کی فعالیت بامعاوضہ اور مفت دونوں صارفین کے لیے دستیاب ہے۔
بریک آؤٹ رومز بنانے کے لیے، اسکرین کے اوپری حصے میں میٹنگ ٹول بار پر جائیں اور 'بریک آؤٹ روم' آئیکن پر کلک کریں۔ پھر، شرکاء کو ان کمروں کی تعداد میں تقسیم کریں جو آپ چاہتے ہیں۔
میٹنگ نوٹس استعمال کریں۔
یہ ایک بہت ہی کم درجہ کی خصوصیت ہے جسے وہ توجہ اور تعریف نہیں ملتی جس کی وہ مستحق ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیموں میں میٹنگ نوٹس آپ کی میٹنگز کو مزید ہموار بنا سکتے ہیں۔ چاہے آپ میٹنگ میں زیر بحث تمام اہم تفصیلات کو گرفت میں لینا چاہتے ہیں یا ان چیزوں کے لیے ایک ایجنڈا بنانا چاہتے ہیں جن پر بات کرنے کی ضرورت ہے، میٹنگ نوٹس آپ کی خصوصیت ہونی چاہیے۔
اور سب سے اہم بات یہ ہے کہ وہ نہ صرف میٹنگ کے دوران بلکہ اس کے بعد اور اس سے پہلے بھی (شیڈول میٹنگز کے لیے) دستیاب ہیں۔ ہم پر بھروسہ کریں، اگر آپ نے پہلے نہیں کیا ہے تو آپ کو ابھی ان کا استعمال شروع کرنے کی ضرورت ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں میٹنگ نوٹس استعمال کرنے کے بارے میں تمام تفصیلات سے اپنے آپ کو واقف کرنے کے لیے آگے بڑھیں۔🏃♀️
میٹنگ میں سجاوٹ کو محفوظ رکھیں اور اس کے بجائے ہاتھ اٹھائیں
ورچوئل میٹنگز میں سجاوٹ کو برقرار رکھنا واقعی مشکل ہوسکتا ہے۔ اور نتیجتاً، یہ تقریباً ہر جگہ اپنے مائیکروفون کو خاموش رکھنا ایک میٹنگ آداب بن گیا ہے۔ لیکن جب آپ کو بولنے کی ضرورت ہو تو کیا ہوگا؟ بغیر پوچھے اپنے مائیکروفون کو چالو کرنا میٹنگ میں خلل ڈالتا ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں، یہ اتنا غیر مہذب ہونا ضروری نہیں ہے۔ جب بھی آپ کو کچھ بولنے کی ضرورت ہو اس کے بجائے 'ہاتھ اٹھائیں' بٹن کا استعمال کریں۔ یہ اسپیکر کو اشارہ کرتا ہے کہ آپ کے ذہن میں کچھ ہے، اور پھر وہ آپ کو آواز بند کرنے اور اس طرح بولنے کے لیے کہہ سکتے ہیں جس سے کوئی رکاوٹ پیدا نہ ہو۔ یہ حقیقت میں اپنا ہاتھ اٹھانے سے بہتر ہے کیونکہ اس بات کی کوئی گارنٹی نہیں ہے کہ اسپیکر آپ کی ویڈیو فیڈ کو دیکھے گا لیکن اس بات کی گارنٹی ہے کہ وہ شریک پینل میں 'اٹھائے ہوئے ہاتھ' کو دیکھیں گے۔
میٹنگ ٹول بار پر جائیں اور ہاتھ اٹھانے کے لیے 'Rise Hand' آئیکن پر کلک کریں۔
اپنی میٹنگز کو نقل کریں۔
اگر آپ نے کبھی بھی اپنی پوری میٹنگ کا نقل کرنا چاہا ہے لیکن آپ نے اسے ناممکن سمجھا ہے تو آپ زیادہ غلط نہیں ہو سکتے۔ مائیکروسافٹ ٹیموں کے پاس میٹنگ ٹرانسکرپشن حاصل کرنے کا ایک تیز طریقہ ہے، لیکن یہ صرف اس صورت میں کام کرتا ہے جب آپ کی ڈیفالٹ زبان انگریزی ہو اور جب میٹنگ میں انگریزی بولی گئی ہو۔
نیز، آپ کی تنظیم کی پالیسی کو آپ کو میٹنگ ٹرانسکرپشنز کی اجازت دینی چاہیے۔ اس میں ایک اور کیچ بھی شامل ہے - ٹرانسکرپشن صرف ان میٹنگز کے لیے دستیاب ہے جو آپ نے ریکارڈ کی ہیں۔ آپ ان ٹرانسکرپٹس کو شیئر کرنے سے پہلے ان میں ترمیم بھی کر سکتے ہیں۔
ٹرانسکرپشن حاصل کرنے کے لیے، ریکارڈنگ دیکھنے کے لیے Microsoft Stream پر جائیں۔ پھر، تھری ڈاٹ مینو آئیکون پر کلک کریں، اور اختیارات میں سے 'ویڈیو کی تفصیلات اپ ڈیٹ کریں' کو منتخب کریں۔
'ویڈیو لینگویج' ڈراپ ڈاؤن مینو سے زبان منتخب کریں۔
اب، اسے منتخب کرنے کے لیے 'آٹو جنریٹ کیپشنز' کے لیے چیک باکس پر کلک کریں اور ٹرانسکرپشن حاصل کرنے کے لیے 'Apply' بٹن پر کلک کریں۔
نجی غیر طے شدہ ملاقاتیں کریں۔
غیر طے شدہ میٹنگز کا ہمیشہ چینل میں ہونا ضروری نہیں ہے۔ یا اگر آپ اسے نجی رکھنا چاہتے ہیں تو آپ کو ہمیشہ میٹنگ کو شیڈول کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ فوری ملاقاتیں کر سکتے ہیں جو مکمل طور پر نجی ہیں اور چینل میں ہر کسی کے لیے کھلی نہیں ہیں۔ اور نہیں، ہم گروپ چیٹس سے 1:1 کالز یا گروپ کالز کے بارے میں بات نہیں کر رہے ہیں۔ یہ پرائیویٹ میٹنگز دیگر میٹنگز کی طرح ہوتی ہیں، جہاں آپ 1:1 یا گروپ کالز کے برعکس اپنی تنظیم سے باہر کے مہمانوں کو رکھ سکتے ہیں۔
نیویگیشن مینو سے، 'کیلنڈر' (مائیکروسافٹ 365 صارفین کے لیے) یا 'میٹنگز' (مائیکروسافٹ ٹیموں کے مفت صارفین کے لیے) پر جائیں۔
پھر، اوپری دائیں کونے میں 'Meet Now' آپشن پر کلک کریں۔ یہ میٹنگز کسی چینل میں نہیں ہوتی ہیں، اور آپ کی ٹیم کے اراکین کو یہ معلوم نہیں ہو سکتا کہ میٹنگ جاری ہے، میٹنگ کے دعوت نامے کے بغیر اس میں شامل ہونے دیں۔
مزید مشغولیت کے لیے نکات
مائیکروسافٹ ٹیمز ایک ورک اسٹریم تعاون ایپ ہے۔ اور اپنے ساتھی ساتھیوں کے ساتھ بہتر تعاون کرنے کے لیے، آپ کو ان کی توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہے۔ اپنے پیغامات اور دیگر تعاملات کو مزید دلفریب بنانے کے لیے ان تجاویز کا استعمال کریں، جس کے نتیجے میں پیداواری صلاحیت میں مجموعی طور پر اضافہ ہوتا ہے۔
مصروفیت بڑھانے کے لیے پولز کا انعقاد کریں۔
پولز بہتر مصروفیت پیدا کرنے کا ایک ثابت شدہ طریقہ ہے، لیکن مائیکروسافٹ ٹیموں میں پول بنانے کی کوئی براہ راست خصوصیت نہ ہونے کے باعث بہت سے لوگوں کا خیال ہے کہ یہ ممکن نہیں ہے۔ ٹھیک ہے، مائیکروسافٹ ٹیمز کی نصف خوبصورتی ان سینکڑوں مربوط ایپس میں ہے جو یہ پیش کرتی ہے!
اور ایسی دو مربوط ایپس - فارمز اور پولی - آپ کے چینلز میں پول کرنے میں آپ کی مدد کر سکتی ہیں۔ آپ کو صرف ایک خامی نظر آ سکتی ہے کہ آپ میٹنگ میں رائے شماری نہیں کر سکتے، لیکن ایک بار جب آپ ان ایپس کو استعمال کرنے لگیں گے، تو آپ کو معلوم ہو گا کہ بہرحال اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا۔ یہاں تک کہ آپ باہمی تعاون کے ساتھ پول بھی کر سکتے ہیں جہاں ٹیم کے دیگر ممبران بھی پول کے سوالات میں حصہ ڈال سکتے ہیں۔
👉مائیکروسافٹ ٹیموں میں پولز بنانے کے لیے یہاں ایک مکمل گائیڈ ہے۔
فارمیٹنگ کے اختیارات کا استعمال کرتے ہوئے بھرپور پیغامات بنائیں
چاہے یہ نجی چیٹس یا چینل مواصلات میں مشغول ہونے کے بارے میں ہے، اپنے پیغامات کو فارمیٹ کریں تاکہ ہر کسی کو سادہ، بورنگ پیغامات پڑھنے کی حالت سے بچایا جا سکے۔ دنیا میں پہلے ہی ان میں سے کافی ہیں۔ فارمیٹنگ کے اختیارات کو کھولنے اور اپنے پیغامات کے ساتھ ترچھا، بولڈ، انڈر لائن اور بہت کچھ کرنے کے لیے میسج باکس کے نیچے 'فارمیٹ' آئیکن (پینٹ برش کے ساتھ A) پر کلک کریں۔
چینل کے پیغامات میں مضامین کا استعمال کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں پیغامات مواصلات کی سب سے اہم شکلوں میں سے ایک ہیں۔ ان دنوں کالز اور میٹنگز کے مقابلے پیغامات کے ذریعے زیادہ معلومات شیئر کی جاتی ہیں۔ لہذا، یہ ضروری ہے کہ صحیح لوگوں میں وقت لگائیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ غیر اہم پیغامات کے سمندر میں گم نہ ہوں۔
سبجیکٹ لائنیں ان میں تھوڑا سا جوش پیدا کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کا تیز ترین طریقہ ہیں کہ وہ صحیح شخص کی نظر کو پکڑیں۔ آپ ان پیغامات کے لیے فارمیٹنگ کے اختیارات سے ایک مضمون شامل کر سکتے ہیں جنہیں آپ کسی چینل میں پوسٹ کرنا چاہتے ہیں۔ ظاہر ہے، ذاتی بات چیت کے پیغامات کو واقعی مضامین کی ضرورت نہیں ہوتی ہے، لہذا آپ ان میں کوئی شامل نہیں کر سکتے۔
بہتر تنظیم کے لیے تجاویز
اپنی عقل کو کھوئے بغیر چیزوں کو منظم رکھنا بعض اوقات تھوڑا مشکل لگ سکتا ہے۔ اور ہم سب کی خواہش ہے کہ چیزیں آسان ہوں۔ بہتر تنظیم بھی زیادہ پیداواری صلاحیت کا باعث بنتی ہے۔ ان تجاویز کی مدد سے، آپ اپنی تنظیمی صلاحیتوں کو بہتر طریقے سے سنبھال سکتے ہیں اور ہر کسی کو متاثر کر سکتے ہیں۔
اپنی ٹیموں کو دوبارہ ترتیب دینے کے لیے ڈریگ اور ڈراپ کریں۔
ابتدائی طور پر، آپ کی تمام ٹیمیں اسی ترتیب سے ترتیب دی جاتی ہیں جس ترتیب سے وہ بنائی گئی تھیں۔ ٹیموں کی ایک لمبی فہرست میں، اہم ٹیموں تک پہنچنا بہت زیادہ مشکل ہو سکتا ہے۔ لیکن مائیکروسافٹ ٹیموں میں ایک چھوٹی سی معلوم حقیقت ہے جسے پیشہ افراد اپنی ٹیموں کو ترتیب دینے اور وقت بچانے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔
آپ اپنی ٹیموں کو اپنی پسند کے مطابق ترتیب دینے کے لیے گھسیٹ سکتے ہیں۔ لہذا آپ اپنی سب سے اہم ٹیموں کو سرفہرست رکھ سکتے ہیں تاکہ ان تک رسائی کو تیز تر بنایا جا سکے۔
چینلز کو پن کریں اور ٹیموں کو چھپائیں۔
کبھی کبھی اپنی ٹیموں کو ترتیب دینا کافی نہیں ہوتا ہے۔ ہو سکتا ہے آپ نے اپنی اہم ٹیموں کو سب سے اوپر ترتیب دیا ہو، لیکن آپ نئی ٹیموں میں شامل ہوتے رہتے ہیں، اور آپ کا سارا انتظام بھیڑیوں کے پاس جاتا ہے۔ ٹھیک ہے، یہ اس طرح نہیں ہونا چاہئے. اپنی ٹیموں کو منظم کرنے کے مزید طریقے ہیں جو آپ کو سر درد سے بچائیں گے۔
آپ چینلز کو پن کر سکتے ہیں تاکہ وہ ہمیشہ ایک الگ سیکشن میں سب سے اوپر نظر آئیں۔ چینل کے دائیں جانب ’مزید اختیارات‘ آئیکن (تھری ڈاٹ مینو) پر جائیں اور اس پر کلک کریں۔ پھر، مینو سے 'پن' کو منتخب کریں۔
آپ اپنی ٹیموں کے مینو کو ختم کرنے کے لیے کسی بھی غیر ضروری ٹیم کو چھپا بھی سکتے ہیں۔ ٹیم کے نام کے دائیں جانب 'مزید اختیارات' آئیکن پر کلک کریں اور مینو سے 'چھپائیں' کے آپشن پر کلک کریں۔ ٹیموں کے لیے نیویگیشن مینو کے نیچے سے کسی بھی وقت آپ کی تمام چھپی ہوئی ٹیموں تک رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔
ہموار انتظام کے لئے نکات
چاہے آپ ٹیم کے سربراہ ہوں یا صرف میٹنگ کی میزبانی کے ذمہ دار ہوں، انتظامیہ کو گردن میں درد ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ لیکن زیادہ تر وقت، یہ ہے. ٹھیک ہے، ان تجاویز کو ایک علاج پر غور کریں.
میٹنگ میں کردار تفویض کریں۔
جب میٹنگ میں ایک سے زیادہ حاضرین ہوتے ہیں، تو یہ سب سے اہم ہو جاتا ہے کہ یہ کنٹرول کرنے کے قابل ہو کہ ہر حاضری کیا کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ ہمیشہ نہیں چاہتے کہ ہر کوئی میٹنگ میں مواد پیش کرنے اور اس کا اشتراک کرنے کے قابل ہو۔ ایسے اوقات بھی ہوتے ہیں جب آپ کسی اور کو شریک میزبان بنانا چاہتے ہیں جو وہ تمام کام کر سکتا ہے جو آپ کر سکتے ہیں، جیسے لابی کے لوگوں کو داخل کرنا، اور دوسرے شرکاء کو خاموش کرنا وغیرہ۔
اب آپ Microsoft ٹیموں کی میٹنگ میں لوگوں کو کردار تفویض کر سکتے ہیں۔ لوگ یا تو پیش کنندہ یا حاضرین ہوسکتے ہیں۔ پیش کنندگان کو مکمل کنٹرول حاصل ہے اور حاضرین کو صرف محدود رسائی حاصل ہے۔
آپ میٹنگ سے پہلے (شیڈول میٹنگز کے لیے) یا اس کے دوران میٹنگ کے کردار تفویض کر سکتے ہیں۔ میٹنگ کے دوران کردار تفویض کرنے کے لیے، شریک پینل پر جائیں، اور تھری ڈاٹ مینو تک رسائی کے لیے شریک کے نام کے دائیں جانب ’مزید اختیارات‘ آئیکن پر کلک کریں۔ پھر، اس کے مطابق 'ایک پیش کنندہ بنائیں' یا 'ایک حاضری بنائیں' کے اختیار پر کلک کریں۔
وقت بچائیں اور ممبران کو بلک میں شامل کریں۔
اپنی ٹیمیں بناتے وقت آپ نے کتنی بار خواہش کی ہے کہ لوگوں کو بڑی تعداد میں شامل کرنے کا آپشن موجود ہو؟ آپ میں سے جن لوگوں کو 10 سے زیادہ لوگوں کے ساتھ ٹیمیں بنانا پڑی ہیں جن کے آفس گروپس نہیں ہیں یا پچھلی ٹیمیں نقطہ آغاز کے طور پر استعمال کرنے کے لیے جانتے ہیں کہ یہ کیا سر درد ہوسکتا ہے۔
ٹھیک ہے، اگر آپ مائیکروسافٹ ٹیمز ویب ایپ استعمال کرتے ہیں، تو آپ اس تکلیف کو چھوڑ سکتے ہیں اور بڑی تعداد میں اراکین کو شامل کر سکتے ہیں۔ واحد کیچ، اس کے لیے کروم ایکسٹینشن کے استعمال کی ضرورت ہے۔ آپ کو اس ایکسٹینشن کے ساتھ 2 کالم ڈسپلے میں اپنی ٹیموں کو دیکھنے کا اضافی بونس بھی ملتا ہے۔ لہذا، آپ کم اسکرول کرتے ہوئے زیادہ ٹیمیں دیکھ سکتے ہیں۔
👉جانیں کہ ممبرز کو بلک میں شامل کرنے کے لیے 'Refined Microsoft Teams' Chrome ایکسٹینشن کا استعمال کیسے کریں۔
مجموعی طور پر بہتر تجربہ کے لیے تجاویز
یہ چند نکات زمرہ بندی کی مخالفت کر سکتے ہیں، بہر حال، Microsoft ٹیموں پر اپنے تجربے کو لاتعداد بہتر بنانے کے لیے آپ کو اپنی زندگی میں ان کی ضرورت ہے۔
اپنی حیثیت کو نظر انداز نہ کریں۔
Microsoft ٹیموں میں اسٹیٹس آپ کے اختیار میں ایک طاقتور ٹول ہو سکتا ہے۔ آپ کی حیثیت آپ کی حقیقی دستیابی کی حالت کی عکاسی کرتی ہے، بہت ساری غلط باتوں سے بچا جا سکتا ہے جو ایک ہی جسمانی جگہ میں کام نہ کرنے سے پیدا ہو سکتا ہے۔ لہذا، ہمیشہ اسے اپنی ٹیم کے دیگر اراکین کو یہ بتانے کے لیے استعمال کریں کہ آیا آپ دستیاب ہیں، دور ہیں، مصروف ہیں یا کال میں ہیں تاکہ وہ جان سکیں کہ آپ سے رابطہ کرتے وقت کیا توقع رکھنا ہے۔
آپ اس ٹول سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے 'صارف کی موجودگی' اور 'اپنی مرضی کے مطابق' دونوں صورتیں استعمال کر سکتے ہیں۔ اگرچہ زیادہ تر وقت، مائیکروسافٹ ٹیمز آپ کی حالت کی بنیاد پر خود بخود آپ کی حیثیت کو ترتیب دیتی ہے (جو بہت سے لوگوں کے لیے پریشانی پیدا کرتی ہے)، آپ خود بھی اپنی حیثیت سیٹ کر سکتے ہیں۔ٹاسک بار پر اپنی پروفائل فوٹو پر جائیں، اور پھر اسے سیٹ کرنے کے لیے مینو سے اسٹیٹس منتخب کریں۔
گرم ٹپ: یہاں تک کہ آپ اپنی حیثیت کو حسب ضرورت وقت کے لیے 'آفس سے باہر' کے طور پر سیٹ کر سکتے ہیں، چاہے آپ صرف لنچ کے لیے باہر نکل رہے ہوں یا چھٹی پر جا رہے ہوں۔ جانیں کہ اسٹیٹس کے اس نئے آپشن کو سیٹ کرنے کا طریقہ جو دوسری صورت میں Microsoft ٹیموں میں دستیاب نہیں ہے۔👆
اس مصیبت سے بچیں جو آپ کی حیثیت پیدا کر سکتی ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیمیں آپ کی حیثیت کو خود بخود بدل دیتی ہیں اور عام طور پر یہ اچھی بات ہے۔ لیکن بہت سے لوگوں کے لیے جو کام پر مائیکرو مینیجنگ کا شکار ہوتے ہیں، یہ ایک پریشانی بن جاتا ہے جب ٹیمیں غیر فعال ہونے کے پانچ منٹ کے اندر اپنی حیثیت کو 'دستیاب' سے 'دور' میں خود بخود تبدیل کر دیتی ہیں۔
اگر آپ اس صورتحال سے بچنا چاہتے ہیں جہاں آپ کا سپروائزر یہ سوچتا ہے کہ آپ محنت کرنے کے بجائے مشکل سے کام کر رہے ہیں، تو اپنی حیثیت کے برعکس رکھ کر اپنی پریشانیوں کو دور رکھنے کے لیے Mouse Jiggler ایپ کا استعمال کریں۔
فوری پیغامات بھیجیں۔
یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ وصول کنندہ آپ کا پیغام دیکھتا ہے؟ اسے فوری طور پر نشان زد کریں، اور انہیں ہر دو منٹ پر بیس منٹ تک مطلع کیا جائے گا۔ یہ دس اطلاعات ہیں، اور ایسا کوئی طریقہ نہیں ہے کہ وہ اس سے محروم رہیں۔ اب، اگر یہ تھوڑا بہت زیادہ لگتا ہے، لیکن پیغام معیاری پیغام سے زیادہ اہم ہے، تو آپ اسے صرف اہم کے طور پر نشان زد کر سکتے ہیں۔ وصول کنندہ کو مستقل طور پر مطلع نہیں کیا جائے گا، لیکن وہ پھر بھی جان لیں گے کہ پیغام اہم ہے۔
ذاتی چیٹ میں میسج باکس کے نیچے ’فجائیہ نشان‘ پر کلک کریں اور پیغام بھیجنے سے پہلے آپشنز میں سے ترجیح کا انتخاب کریں۔
مزید ذاتی نوعیت کے تجربے کے لیے اپنی اطلاعات کو حسب ضرورت بنائیں
پہلے سے طے شدہ طور پر، مائیکروسافٹ ٹیمز تمام نئے پیغامات، رد عمل، اور تذکروں کے لیے اطلاعات فراہم کرتی ہے۔ لیکن ٹیمیں حسب ضرورت کے وسیع اختیارات پیش کرتی ہیں، لہذا آپ صرف ان چیزوں کے لیے اطلاعات حاصل کر سکتے ہیں جن کے لیے آپ مطلع کرنا چاہتے ہیں۔
ترتیبات کھولیں اور بائیں جانب نیویگیشن مینو سے 'اطلاعات' پر جائیں۔
یہاں، آپ تقریباً ہر چیز کے لیے اپنی ضروریات کے مطابق اپنی اطلاعات میں ترمیم کر سکتے ہیں: ٹیمیں اور چینلز، چیٹس، میٹنگز، لوگ، اور بہت کچھ۔
آل نائٹر کھینچتے وقت ڈارک موڈ استعمال کریں۔
چاہے آپ صرف ایک بار پوری رات کھینچ رہے ہوں، یا آپ کو باقاعدگی سے دیر رات کام کرنے کی ضرورت ہو، اس سے آپ کی آنکھوں یا سونے کے انداز کو متاثر نہ ہونے دیں۔ رات کو اپنے لیپ ٹاپ کی اندھی روشنی سے اپنی آنکھوں کو بچانے کے لیے مائیکروسافٹ ٹیمز میں ڈارک موڈ کا استعمال کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز ڈیسک ٹاپ ایپ سے سیٹنگز پر جائیں اور تھیم کو 'ڈیفالٹ' سے 'ڈارک' میں تبدیل کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں کے پاس دریافت کرنے کے لیے بہت سی چیزیں ہیں جو بعض اوقات بہت زیادہ ہو سکتی ہیں۔ یہ تجاویز آپ کو ایک وقت میں ایک چیز لینے میں مدد کر سکتی ہیں، چیزوں پر بہتر ہینڈل فراہم کر سکتی ہیں۔ کچھ ہی وقت میں، آپ مائیکروسافٹ ٹیموں کے طریقوں سے ماہر ہو جائیں گے، بھولبلییا میں گم نہیں ہوں گے۔