Microsoft ٹیموں میں چیٹ کے بارے میں سب کچھ جانیں۔
مائیکروسافٹ ٹیمیں اس وقت دستیاب سب سے مشہور ورک اسٹریم کولابریشن ایپس میں سے ایک ہے۔ اس کا نفیس اور ہموار انٹرفیس عوام میں بہت مقبول ہے۔ اور تنظیمیں مائیکروسافٹ ٹیموں کا استعمال صرف ویڈیو میٹنگز سے آگے بڑھنے کے لیے کرتی ہیں۔
ٹیم کے اراکین کے ساتھ تعاون کرنا مائیکروسافٹ ٹیموں میں چیٹ کرنے کے مختلف طریقوں کے ساتھ ایک پائی کی طرح آسان ہے۔ چاہے آپ اپنی پوری ٹیم، ایک چھوٹے گروپ کے ساتھ چیٹ کرنا چاہتے ہوں، یا کسی کے ساتھ نجی بات چیت کرنا چاہتے ہوں، آپ یہ سب Microsoft ٹیموں کے ساتھ کر سکتے ہیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں پرائیویٹ طور پر کیسے چیٹ کریں۔
اپنی تنظیم کے اراکین کے ساتھ پرائیویٹ 1:1 یا گروپ چیٹس کرنے کے لیے، کمانڈ بار کے بائیں جانب 'نئی چیٹ' آئیکن پر کلک کریں۔ نئے چیٹ آئیکن تک رسائی حاصل کی جاسکتی ہے چاہے آپ Microsoft ٹیموں میں کہیں بھی ہوں، یعنی آپ کو نئی چیٹ شروع کرنے کے لیے 'چیٹ' ٹیب پر جانے کی ضرورت نہیں ہے۔
'نئی چیٹ' اسکرین کھل جائے گی۔ ان لوگوں کا نام ٹائپ کریں جن کے ساتھ آپ چیٹ شروع کرنا چاہتے ہیں سب سے اوپر والے 'ٹو' سیکشن میں۔ پھر نیچے دیے گئے میسج باکس میں اپنا پیغام ٹائپ کریں اور بھیج دیں۔
وصول کنندگان کے ساتھ ایک نئی چیٹ شروع ہوگی۔ آپ بائیں نیویگیشن بار پر 'چیٹ' ٹیب سے کسی بھی وقت فعال چیٹس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ بائیں سے چیٹ پر جائیں اور آپ کی تمام پچھلی چیٹس درج ہو جائیں گی۔ کسی بھی تھریڈ کو کھولنے کے لیے اس پر کلک کریں اور چیٹنگ شروع کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں کسی چینل میں چیٹ کیسے کریں۔
ٹیمیں ایسے چینلز پر مشتمل ہوتی ہیں جو مختلف پروجیکٹس، محکموں، یا ایسے موضوعات کے لیے مخصوص جگہیں ہیں جن پر ٹیم کام کرتی ہے۔ چینلز میں یا تو سبھی یا کچھ ٹیم ممبران ان کی تخلیق کی بنیاد پر ہو سکتے ہیں۔ اگر آپ کو اپنی ٹیم کے تمام اراکین سے بات کرنے کی ضرورت ہے، تو ایسا کرنے کے لیے چینل بہترین جگہ ہے۔ تمام چینلز میں 'پوسٹ' ٹیب ہوتا ہے۔ یہیں سے بات چیت ہوتی ہے۔
بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'ٹیم' پر کلک کریں۔ آپ کی تمام ٹیمیں اس کے نیچے درج چینلز کے ساتھ ظاہر ہوں گی۔ اس چینل پر جائیں جس میں آپ چیٹ کرنا چاہتے ہیں۔
پہلے سے طے شدہ طور پر، 'پوسٹس' ٹیب کھل جائے گا۔ اسکرین کے نیچے جائیں۔ نئی گفتگو شروع کرنے کے لیے میسج باکس میں اپنا پیغام ٹائپ کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں چیٹ کے بہتر تجربے کے لیے 9 نکات
چیٹ صارفین کے لیے مائیکروسافٹ ٹیموں کے تجربے کا مرکزی مقام ہے۔ لیکن چیٹ صرف مائیکروسافٹ ٹیموں میں تحریری پیغامات کا تبادلہ نہیں ہے۔ یہ بہت کچھ پیش کرتا ہے۔ پیشہ ور بنیں اور درج ذیل تجاویز اور چالوں کے ساتھ صرف Microsoft ٹیموں میں چیٹنگ کرکے مزید چیزیں حاصل کریں۔
چیزوں کو تیز کرنے کے لیے کمانڈ بار کا استعمال کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں کمانڈ بار کوئی ٹچ نہیں ہے۔ یہ آپ کی زندگی کو آسان بنانے کے لیے ہے اور آپ کو یقینی طور پر اسے اس کی پوری صلاحیت کے ساتھ استعمال کرنا چاہیے۔ چیٹنگ کے دوران چیزوں کو تیز کرنے کے لیے آپ کمانڈ بار کو استعمال کرنے کے چند طریقے ہیں۔
- کمانڈ بار سے چیٹ تلاش کریں یا شروع کریں: کمانڈ بار میں اس شخص کا نام ٹائپ کریں جس کے ساتھ آپ چیٹ کرنا چاہتے ہیں۔ ان کا نام اور کوئی بھی گروپ چیٹ جس کا آپ دونوں حصہ ہیں ظاہر ہوں گے۔ ان کے ساتھ اپنی 1:1 چیٹ پر جانے کے لیے ان کے نام پر کلک کریں۔ اگر آپ نے ان کے ساتھ پہلے کبھی 1:1 چیٹ نہیں کی ہے، تو یہ ایک نئی بات چیت شروع کرے گی۔ یا، وہاں چیٹنگ دوبارہ شروع کرنے کے لیے گروپ کو منتخب کریں۔
- '/ چیٹ' کمانڈ کا استعمال کرتے ہوئے کمانڈ بار سے براہ راست پیغامات بھیجیں: کمانڈ بار، سب سے پہلے اور سب سے اہم، ایک کمانڈ بار ہے۔ اور ان کمانڈز کو استعمال نہ کرنا ایک خوفناک بربادی ہوگی، خاص طور پر چونکہ وہ آپ کا بہت وقت بچا سکتے ہیں۔ اگر آپ صرف کسی دوسرے شخص کو فوری پیغام بھیجنا چاہتے ہیں، تو اسے براہ راست کمانڈ بار سے کریں اور اپنے آپ کو چند کلکس محفوظ کریں۔ قسم
/چیٹکمانڈ بار میں، ایک جگہ کے ساتھ اس کی پیروی کریں، پھر اس شخص کا نام اور آخر میں وہ پیغام درج کریں جسے آپ انہیں بھیجنا چاہتے ہیں۔
- کمانڈ بار کا استعمال کرتے ہوئے کسی بھی پرانے پیغامات تلاش کریں: اگر آپ کوئی پرانے پیغامات تلاش کرنا چاہتے ہیں تو، کمانڈ بار دوبارہ آپ کی خدمت میں حاضر ہے۔ آپ جس پیغام کو تلاش کرنے کی کوشش کر رہے ہیں اس سے کلیدی لفظ درج کریں اور انٹر کی کو دبائیں۔ یہ آپ کے تمام پیغامات کی فہرست بنائے گا جس میں وہ کلیدی لفظ ہے۔ آپ ٹیم، تاریخ، اٹیچمنٹ وغیرہ کی بنیاد پر سرشار تلاش کو انجام دینے کے لیے فلٹرز کا استعمال بھی کر سکتے ہیں۔
نئی لائن شروع کرنے کے لیے 'Shift + Enter' دبائیں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز میں، چاہے آپ پرائیویٹ چیٹ میں چیٹ کر رہے ہوں یا کسی چینل کی گفتگو، کچھ اس قدر پریشان کن ہے کہ اس سے آپ کو کبھی کبھی تندور میں اپنا سر چپکانے لگتا ہے۔ ہم 'Enter' کلید کی بربریت کے بارے میں بات کر رہے ہیں۔ اپنا پیغام ٹائپ کرتے وقت، 'Enter' کلید کو دبانے سے آپ کا پیغام بھیج دیا جاتا ہے جب کہ آپ صرف ایک لائن بریک ڈالنے کی کوشش کر رہے تھے تاکہ اسے آسانی سے پڑھنے کے قابل بنایا جا سکے۔
اور آئیے حقیقی بنیں۔ یہ پیشہ ورانہ پیغامات ہیں اور یہ پیارے نہیں لگتے، جیسا کہ یہ آپ کے WhatsApp چیٹس پر ہو سکتا ہے، کسی ایک پیغام کو پہنچانے کے لیے دوسرے شخص پر متن کے تاروں سے بمباری کریں۔ لیکن آپ دوسرے شخص کو ایک بہت لمبا واحد جگہ والا پیراگراف بھی نہیں بھیجنا چاہتے۔ تو کیا کرنا ہے؟
جب اس صورت حال میں، یاد رکھیں کہ سادہ پرانی Enter کلید کی بجائے 'Shift + Enter' کلید اسی پیغام میں بغیر بھیجے ایک نئی لائن شروع کرتی ہے۔
چینل کی گفتگو میں چیزوں کو منظم رکھنے کے لیے '@' تذکرے اور جوابات کا استعمال کریں۔
چینلز بڑے گروپ چیٹس کی طرح نظر آسکتے ہیں، لیکن انہیں اتنا انتشار کا شکار نہیں ہونا چاہیے جتنا کہ گروپ چیٹس میں کبھی کبھار ہوتا ہے۔ جب آپ کسی چینل پر کچھ پوسٹ کر رہے ہوتے ہیں، تو آپ اسے سب کے دیکھنے کے لیے پوسٹ کر رہے ہوتے ہیں۔ لیکن اگر کوئی خاص شخص ہے جس کی توجہ پیغام کو درکار ہے، تو آپ '@' استعمال کر کے ان کا ذکر کر سکتے ہیں اور اس شخص کو ایک اطلاع ملے گی۔ اس طرح، اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کا پیغام چینل پر پیغامات کے سمندر میں گم نہ ہو۔
جب آپ کسی چینل میں چیٹنگ کر رہے ہوتے ہیں تو بات چیت جاری رکھتے ہوئے پچھلے پیغام کا جواب دینا بھی ایک اچھا عمل ہے۔ ایسا کرنے سے بنیادی طور پر گفتگو کا ایک دھاگہ بنتا ہے اور ہر ایک کے لیے اس کی پیروی کرنا آسان ہو جاتا ہے۔ اس فیچر کو استعمال کرنے کے لیے اصل پوسٹ کے نیچے موجود 'Reply' آپشن پر کلک کریں۔
اہم پیغامات کو ترجیح دیں۔
پرائیویٹ چیٹس میں، آپ اہم پیغامات کے لیے ڈیلیوری کے اختیارات سیٹ کر سکتے ہیں۔ میسج باکس کے نیچے 'Set Delivery Options' بٹن ('!' علامت) پر کلک کریں اور دستیاب آپشنز میں سے انتخاب کریں۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، تمام پیغامات کی ترسیل کا اختیار 'معیاری' ہے۔ لیکن آپ کی ضرورت کے مطابق انہیں 'اہم' اور 'فوری' میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔
نوٹ: ڈیلیوری کے اختیارات صرف نجی چیٹس میں پیغامات کے لیے تبدیل کیے جا سکتے ہیں نہ کہ چینل کی گفتگو۔
زیادہ اثر کے لیے اپنے پیغامات کو فارمیٹ کریں۔
چاہے آپ نجی طور پر چیٹ کر رہے ہوں یا کسی چینل پر، Microsoft ٹیمیں آپ کے پیغامات کو فارمیٹ کرنے کے لیے خصوصیت پیش کرتی ہے۔ لہذا، طویل، بورنگ پیغامات کی حالت زار سے ہر ایک کو بچائیں اور ان میں کچھ جوش بڑھانے کے لیے فارمیٹنگ کے اختیارات استعمال کریں۔ فارمیٹنگ کے اختیارات کو کھولنے اور اپنے پیغامات کے ساتھ ترچھا، بولڈ، انڈر لائن اور بہت کچھ کرنے کے لیے میسج باکس کے نیچے 'فارمیٹ' آئیکن (پینٹ برش کے ساتھ A) پر کلک کریں۔
پہلے سے بھیجے گئے پیغامات کو حذف کریں۔
آپ نجی چیٹس میں پہلے سے بھیجے گئے پیغامات کے ساتھ ساتھ ٹیموں میں ایک چینل کو بھی حذف کر سکتے ہیں۔ کسی پیغام کو حذف کرنے کے لیے، اس پر ہوور کریں۔ ایموجیز کی ایک تار نمودار ہوگی۔ آخر میں 'مزید' آپشن (تین نقطوں) پر کلک کریں اور پاپ اپ مینو سے 'ڈیلیٹ' کو منتخب کریں۔ یہ وصول کنندہ کے سرے سے بھی پیغام کو حذف کر دے گا۔
چیٹ میں اپنی اسکرین کا اشتراک کریں۔
میٹنگ کے دوران اسکرین کا اشتراک عام ہے، لیکن مائیکروسافٹ ٹیمز میں آپ اپنی اسکرین کو چیٹ سے بھی شیئر کر سکتے ہیں۔ لہذا اگر آپ کبھی بھی اپنی اسکرین کو کسی ایسے شخص کے ساتھ جلدی سے شیئر کرنا چاہتے ہیں جس کے ساتھ آپ چیٹ کر رہے ہیں، تو آپ میٹنگ شروع کیے بغیر ایسا کر سکتے ہیں۔ بس چیٹ میں ’شیئر اسکرین‘ آئیکن پر کلک کریں اور وصول کنندہ کی جانب سے اسکرین شیئر کرنے کی آپ کی درخواست کو قبول کرنے کا انتظار کریں۔
👉 چیٹ میں اسکرین شیئر کرنے کے طریقے کے بارے میں تفصیلی گائیڈ کے لیے یہاں تشریف لائیں۔
چیٹس میں ٹیبز استعمال کریں۔
ٹیبز چینلز میں چیزوں تک تیزی سے رسائی حاصل کرنے اور کافی وقت بچانے کا ایک شاندار طریقہ ہیں۔ درحقیقت وہ اتنے شاندار ہیں کہ انہیں صرف چینلز تک محدود رکھنے کا کوئی فائدہ نہیں۔ آپ نجی چیٹس میں ٹیبز بھی شامل کر سکتے ہیں۔ اس لیے کسی بھی فائل یا ایپس کو شامل کریں جن پر آپ وصول کنندگان کے ساتھ تعاون کر رہے ہیں بطور ٹیب چیٹس میں اور فوری طور پر ان تک رسائی حاصل کریں۔
چیٹس کو چھپائیں یا خاموش کریں جو آپ نہیں دیکھنا چاہتے
بات چیت کے سلسلے کے شروع ہونے کے بعد اسے حذف کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے، لیکن آپ ان چیٹس کو چھپا سکتے ہیں جو آپ نہیں چاہتے ہیں یا ان سے اطلاعات سے چھٹکارا پانے کے لیے انہیں خاموش کر سکتے ہیں۔ بائیں نیویگیشن بار سے 'چیٹ' پر جائیں۔ پھر، اس چیٹ پر جائیں جسے آپ چھپانا یا خاموش کرنا چاہتے ہیں۔ ایک 'مزید اختیارات' کا آئیکن (تین نقطے) ظاہر ہوگا۔ اس پر کلک کریں، اور پھر سیاق و سباق کے مینو سے 'خاموش' یا 'چھپائیں' کو منتخب کریں۔
چیٹ کسی بھی WSC ایپ کا ایک لازمی حصہ ہے۔ چیٹ میں کام کرنے سے بہت زیادہ وقت بچ سکتا ہے اور میٹنگز کے دوران صرف اہم چیزوں کے لیے جگہ بن سکتی ہے۔ اوپر دی گئی کچھ مفید تجاویز کی مدد سے مائیکروسافٹ ٹیموں میں چیٹنگ کے دائرے کو فتح کریں اور اپنے ساتھیوں میں ایک پرو کی طرح نظر آئیں۔