مائیکروسافٹ ٹیمز پر موثر طریقے سے کام کرنے کے لیے الگ ٹیمیں بنائیں
ورک اسٹریم کولابریشن پلیٹ فارم مائیکروسافٹ ٹیمز نے کاروبار اور تنظیموں کے بات چیت کے طریقے کو بہت بدل دیا ہے۔ زیادہ سے زیادہ کاروبار اپنی مواصلاتی ضروریات کے لیے اس طرح کی ایپس کی طرف جھک رہے ہیں۔ اور اب خاص طور پر وبائی بیماری کی وجہ سے جب ہم سب گھر پر ہیں، یہ ایپس ایک حقیقی نجات دہندہ رہی ہیں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز کی مقبولیت اس حقیقت میں مضمر ہے کہ تنظیمیں نہ صرف تعاون اور مؤثر طریقے سے بات چیت کر سکتی ہیں، بلکہ صارفین صرف مخصوص اراکین کے ساتھ مختلف منصوبوں اور محکموں کے لیے مختلف ٹیمیں بنا سکتے ہیں۔ علیحدہ ٹیمیں ریموٹ ورکنگ کو زیادہ موثر اور ہموار بناتی ہیں۔
آپ Microsoft ٹیموں پر جتنی چاہیں ٹیمیں بنا سکتے ہیں اور انہیں اپنی ضروریات کے مطابق ترتیب دے سکتے ہیں۔
ٹیم کیسے بنائی جائے۔
شروع کرنے کے لیے، teams.microsoft.com پر جا کر Microsoft Teams ڈیسک ٹاپ کلائنٹ یا ویب ایپ کھولیں اور اپنے اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کون سا میڈیم استعمال کرتے ہیں، عمل یکساں ہوگا۔
پھر، بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'ٹیم' پر کلک کریں۔ ٹیموں کی فہرست کھل جائے گی۔ اس فہرست کے نیچے، آپ کو 'ٹیم میں شامل ہوں یا تخلیق کریں' کا آپشن نظر آئے گا۔ اس پر کلک کریں۔
نوٹ: آپ کی تنظیم کنٹرول کر سکتی ہے کہ کون ٹیمیں بنا سکتا ہے۔ اگر آپ ٹیم نہیں بنا سکتے ہیں، تو یہ آپ کے اکاؤنٹ کے لیے غیر فعال ہو سکتی ہے۔ اپنے IT منتظم کے ساتھ چیک ان کریں۔
پھر، بائیں طرف 'ٹیم بنائیں' کے آپشن پر کلک کریں۔
آپ کو اسکرین پر دو اختیارات نظر آئیں گے: 'شروع سے ٹیم بنائیں'، یا 'موجودہ آفس 365 گروپ یا ٹیم سے بنائیں'۔ وہ آپشن منتخب کریں جو آپ کے لیے بہترین ہو۔ یہاں، ہم ایک نئی ٹیم بنانے کے لیے 'شروع سے ایک ٹیم بنائیں' کا انتخاب کریں گے۔ اگر آپ کسی موجودہ ٹیم یا آفس 365 گروپ سے ٹیم بنانا چاہتے ہیں جس کا آپ حصہ ہیں تو آپ دوسرا آپشن بھی منتخب کر سکتے ہیں۔
اگلا، اپنی ٹیم کے لیے رازداری کے اختیارات منتخب کریں۔ آپ کی ٹیم یا تو 'نجی' ہوسکتی ہے لہذا لوگوں کو اس میں شامل ہونے کے لیے اجازت کی ضرورت ہوگی یا 'عوامی' جہاں تنظیم سے کوئی بھی ٹیم میں شامل ہوسکتا ہے۔
اگر آپ منتظم ہیں، تو ایک 'Org-wide' ٹیم بنانے کا آپشن بھی ہوگا جہاں تنظیم میں ہر کوئی خود بخود شامل ہو جاتا ہے۔
ٹیم کی قسم منتخب کرنے کے بعد، اگر آپ چاہیں تو ٹیم کا نام اور تفصیل درج کریں اور 'تخلیق' پر کلک کریں۔
پھر ان اراکین کا نام درج کریں جنہیں آپ ٹیم میں شامل کرنا چاہتے ہیں، یا بعد میں اراکین کو شامل کرنے کے لیے اسکرین کے نیچے 'Skip' پر کلک کریں۔
ٹیم میں ممبران کو کیسے شامل کریں۔
جیسا کہ اوپر دکھایا گیا ہے، آپ ٹیم بناتے وقت یا بعد میں کسی بھی وقت ممبران کو ٹیم میں شامل کر سکتے ہیں۔ جب ٹیم نئی ہوگی، تو آپ کو جنرل چینل میں پوسٹس ٹیب میں 'Add More People' کا آپشن نظر آئے گا۔ ٹیم میں مزید لوگوں کو تیزی سے شامل کرنے کے لیے اس پر کلک کریں۔
آپ کسی بھی وقت بائیں طرف موجود ٹیموں کی فہرست سے لوگوں کو ٹیم میں شامل کر سکتے ہیں۔ ٹیموں کی فہرست دیکھنے کے لیے، بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'ٹیم' ٹیب پر کلک کریں۔ اب، ٹیم کے نام کے دائیں جانب ’مزید آپشنز‘ آئیکن (بیضوی شکل) پر کلک کریں۔
ایک سیاق و سباق کا مینو ظاہر ہوگا۔ مینو سے 'ممبر شامل کریں' پر کلک کریں۔
ممبر شامل کریں اسکرین کھل جائے گی۔ ان ممبروں کے نام ٹائپ کریں جنہیں آپ شامل کرنا چاہتے ہیں اور 'Add' بٹن پر کلک کریں۔
اپنی ٹیم کا انتظام کرنا
Microsoft ٹیمیں ٹیم کے مالکان کے لیے ٹیموں کا انتظام کرنا بہت آسان بناتی ہیں۔ ٹیم کی فہرست کو کھولنے کے لیے بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'ٹیمز' پر کلک کریں۔ پھر، 'مزید اختیارات' آئیکن پر کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو سے 'منیج ٹیم' کا اختیار منتخب کریں۔
یہ آپ کو اسکرین پر لے جائے گا جہاں آپ اپنی ٹیم کے مختلف پہلوؤں جیسے ٹیم کے اراکین، چینلز، ایپس، اور ٹیم کی مختلف ترتیبات جیسے ممبر کی اجازت، مہمان کی اجازت وغیرہ کا نظم کر سکتے ہیں۔ آپ 'ممبر' اور 'مالک' کے کردار بھی متعین کر سکتے ہیں۔ ' یہاں سے ٹیم کے ارکان کو۔
ٹیم چینلز بنانا
ٹیم بنانے کے بعد آپ بہت ساری چیزیں کر سکتے ہیں۔ ٹیم کے پاس مختلف مقاصد کے لیے چینلز ہو سکتے ہیں۔ تمام ٹیموں کے پاس بطور ڈیفالٹ ایک 'جنرل' چینل ہوتا ہے۔ آپ ٹیم میں جتنے چاہیں چینل بنا سکتے ہیں۔
ٹیم کے نام کے دائیں جانب 'مزید اختیارات' آئیکن پر کلک کریں، اور سیاق و سباق کے مینو سے 'چینل شامل کریں' کو منتخب کریں۔
چینل بنائیں ونڈو کھل جائے گی۔ چینل کے لیے نام اور تفصیل شامل کریں، اور اس کی رازداری کی ترتیبات منتخب کریں۔ چینلز 'معیاری' ہوسکتے ہیں جو ٹیم کے ہر رکن کے لیے قابل رسائی ہیں، یا 'نجی' جن تک صرف مخصوص ٹیم کے اراکین ہی رسائی حاصل کرسکتے ہیں جنہیں آپ منتخب کرتے ہیں۔ 'Add' بٹن پر کلک کریں۔
ٹیم چینلز کا استعمال
آپ اپنی ٹیم کی ضروریات کے مطابق مختلف محکموں، یا عنوانات کے لیے مختلف چینلز بنا سکتے ہیں۔ چینلز آپ کی ٹیم کو ایک منظم ڈھانچہ دینے میں مدد کرتے ہیں تاکہ ٹیم کے اراکین مؤثر طریقے سے کام کر سکیں۔
چینلز میں مختلف ٹیبز ہو سکتے ہیں۔ ٹیبز ہر چینل کے اوپری حصے میں مختلف زمرے ہیں جو آپ کو فائلوں، ایپس اور خدمات تک فوری رسائی فراہم کرتے ہیں۔ ہر چینل میں بطور ڈیفالٹ 'پوسٹ'، 'فائلز'، اور 'وکی' ٹیب ہوتا ہے۔ آپ ٹیم کے اراکین کو اکثر استعمال ہونے والی خدمات تک فوری رسائی کی پیشکش کرنے کے لیے کسی چینل میں مربوط ایپس، یا فائلوں کو بطور ٹیب شامل کر سکتے ہیں۔ چینل میں نیا ٹیب شامل کرنے کے لیے ٹیبز کے ساتھ والے '+' آئیکن پر کلک کریں۔
اگر آپ کی تنظیم اس کی اجازت دیتی ہے، تو کوئی بھی Microsoft ٹیموں میں نئی ٹیمیں بنا سکتا ہے۔ مختلف مقاصد کے لیے مختلف ٹیمیں بنانا واقعی موثر اور زیادہ نتیجہ خیز کام کرنے میں مدد کرتا ہے۔ ٹیمیں بہت سی مختلف خصوصیات بھی پیش کرتی ہیں جیسے ٹیم کمیونیکیشنز، فائل شیئرنگ، تعاون اور ٹیم میٹنگز۔