ایکسل میں حروف تہجی کیسے بنائیں

یہ گائیڈ آپ کو دکھائے گا کہ کس طرح ترتیب دیں اور فلٹر کی خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں حروف تہجی کی جائے، اور ڈیٹا کو ترتیب دینے اور فارمیٹ کرنے کے فارمولے۔

مائیکروسافٹ ایکسل اہم ڈیٹا کو ترتیب دینے کے لیے ایک موثر سافٹ ویئر ہے، جیسے کہ مالیات، سیلز ڈیٹا، کسٹمر کی معلومات، وغیرہ۔ ورک شیٹس میں ڈیٹا کو حروف تہجی میں ترتیب دینا ان ڈیٹا کو تیزی سے ترتیب دینے، ان تک رسائی اور حوالہ دینے کے بہترین طریقوں میں سے ایک ہے۔ خلیات کی ایک رینج کو حروف تہجی میں ترتیب دینے کا مطلب ہے ایکسل میں حروف تہجی کی حد کو ترتیب دینا۔ ڈیٹا کو دونوں طریقوں سے ترتیب دیا جا سکتا ہے، یا تو صعودی ترتیب میں یا نزولی ترتیب میں۔

مثال کے طور پر، فرض کریں کہ آپ کے پاس گاہک کے آرڈر کی معلومات کا ایک بڑا ڈیٹا سیٹ ہے اور آپ کسی خاص صارف کے آرڈر کی سرگزشت تلاش کرنا چاہتے ہیں۔ پوری فہرست کو تلاش کرنا کافی کام بن جائے گا۔ اسکرول کرنے میں وقت ضائع کرنے کے بجائے، آپ اپنے ڈیٹا کو تیزی سے تلاش کرنے کے لیے اپنے کالموں کو حروف تہجی میں ترتیب دے سکتے ہیں۔

آپ جس ڈیٹاسیٹ پر کام کر رہے ہیں اس پر منحصر ہے کہ آپ Excel میں ڈیٹا کو حروف تہجی میں تبدیل کرنے کے لیے مختلف طریقے استعمال کر سکتے ہیں۔ ایکسل آپ کو ایک کالم یا ایک قطار یا منتخب کردہ رینج یا ایک پوری ورک شیٹ کو ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے، نیز متعدد کالموں یا قطاروں کو ایک ساتھ گروپ کرنے کے اختیارات جب آپ انہیں ترتیب دیتے ہیں۔ آئیے سیکھتے ہیں کہ قطاروں یا کالموں کے ذریعے ایکسل اسپریڈ شیٹس میں ڈیٹا کو حرف تہجی میں کیسے ترتیب دیا جائے۔

ایکسل میں ڈیٹا کو حرف تہجی کیوں بنائیں

اعداد و شمار کی حروف تہجی کے متعدد فوائد ہوں گے:

  • یہ ڈیٹا کو زیادہ سمجھدار بناتا ہے اور اسے پڑھنا آسان بناتا ہے۔
  • یہ صارف کے لیے ایکسل ڈیٹا شیٹ میں کسی خاص قدر یا کسٹمر کا نام تلاش کرنا آسان بناتا ہے۔
  • یہ صارف کو ڈپلیکیٹ ریکارڈ کی بصری شناخت کرنے میں مدد کرتا ہے تاکہ ہم ڈیٹا انٹری کی غلطیوں کو روک سکیں۔
  • یہ صارفین کو آسانی سے کالموں یا فہرستوں کو ایک ساتھ گروپ کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ صارف انہیں ساتھ ساتھ دیکھ سکیں۔

حروف تہجی (حروف تہجی کے مطابق ترتیب دینا) آپ کی معلومات کو تیزی سے ترتیب دینے کا ایک آسان، عام طریقہ ہے۔ یہ خاص طور پر بہت بڑے ڈیٹاسیٹس کے لیے مفید ہے۔ مکمل طور پر، ایکسل میں ڈیٹا کو حروف تہجی میں ترتیب دینے کے 4 طریقے ہیں: A-Z یا Z-A بٹن، ترتیب کی خصوصیت، فلٹر فنکشن، اور فارمولے۔

ایکسل میں کالم کو حروف تہجی میں ترتیب دینا

ایکسل میں حروف تہجی کے لحاظ سے ترتیب دینے کا تیز ترین طریقہ ان بلٹ Sort فیچر کو استعمال کرنا ہے۔

سب سے پہلے، اسپریڈ شیٹ کو کھولیں جس میں ڈیٹا سیٹ ہے۔ وہ سیل یا کالم منتخب کریں جنہیں آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ کوئی خالی سیل منتخب نہ کریں۔ پھر، 'ڈیٹا' ٹیب پر جائیں اور یا تو 'A-Z' پر چڑھتے ہوئے ترتیب دینے کے لیے یا 'Z-A' پر کلک کریں تاکہ ترتیب اور فلٹر گروپ میں اترتے کو ترتیب دیں۔

اگر درمیان میں کوئی خالی سیل ہے تو، ایکسل فرض کرتا ہے کہ تمام ڈیٹا کو ترتیب دیا گیا ہے اور بلیک سیل کے اوپر رک جاتا ہے۔ اگر آپ پورے کالم کو ترتیب دینا چاہتے ہیں تو صرف کالم میں کسی بھی سیل کو منتخب کریں اور اوپر والا آپشن استعمال کریں۔

انہی اختیارات کو 'ہوم' ٹیب کے ایڈیٹنگ سیکشن میں 'سارٹ اینڈ فلٹر' ٹول کے تحت بھی حاصل کیا جا سکتا ہے۔

ایک بار جب آپ بٹن پر کلک کرتے ہیں تو، فوری طور پر اپنی فہرست کو حروف تہجی میں ترتیب دیں۔

ایکسل میں قطاروں کو ترتیب دینے اور ایک ساتھ رکھنے کا طریقہ

اگر آپ کی ورک شیٹ میں صرف ایک کالم ہے تو آپ آسانی سے کالم کو ترتیب دے سکتے ہیں، لیکن جب آپ کی ورک شیٹ میں آپ جس کالم کو ترتیب دینا چاہتے ہیں اس کے ساتھ متعدد کالم پر مشتمل ہو تو یہ تھوڑا سا پیچیدہ ہوجاتا ہے۔ اس کے علاوہ، بعض اوقات، ہم اسپریڈ شیٹس پر کام کرتے ہیں جہاں ہمیں کالم کو ترتیب دینے کے بعد متعلقہ قطاروں کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

مثال کے طور پر، اگر ہمارے پاس طلباء کے نشانات کی فہرست کی اسپریڈ شیٹ ہے۔ جب ہم طلباء کے ناموں کے کالم کو حروف تہجی کی ترتیب سے ترتیب دیتے ہیں، تو ہم یہ بھی چاہتے ہیں کہ ان کے ساتھ والی قطاروں میں درج کردہ نمبر بھی اسی کے مطابق منتقل ہوں۔

ایسی صورتوں میں، آپ 'A-Z' یا 'Z-A' بٹن استعمال کر کے کالموں میں سے کسی ایک کو حروف تہجی کی ترتیب میں ترتیب دے سکتے ہیں اور یہ قطاروں کو ایک ساتھ رکھتے ہوئے خود بخود ڈیٹا کو دوسرے کالموں میں ترتیب دے گا۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ ایک اور مثال کے ساتھ کیسے کام کرتا ہے۔

سب سے پہلے، پہلا کالم منتخب کریں جس کے مطابق آپ دوسرے کالموں کو ترتیب دینا چاہتے ہیں۔ پھر ایک کالم میں ڈیٹا کو ترتیب دینے کے لیے ڈیٹا ٹیب یا ہوم ٹیب کے تحت 'A-Z' یا 'Z-A' کو منتخب کریں، اور Excel خود بخود دوسرے کالموں کو اس کے مطابق ترتیب دے گا۔

ایک بار جب آپ چھانٹنے والے بٹن پر کلک کریں گے، تو ایک ترتیب وارنگ ڈائیلاگ ونڈو ظاہر ہوگی۔ 'انتخاب کو وسعت دیں' کے لیے ریڈیو بٹن کو منتخب کریں اور 'سورٹ' بٹن پر کلک کریں۔

یہ کالموں کو چھانٹتے وقت قطاروں کو ایک ساتھ رکھے گا، بغیر کسی ڈیٹا کے (جیسا کہ نیچے دکھایا گیا ہے)۔

اگر آپ 'موجودہ انتخاب کے ساتھ جاری رکھیں' کا اختیار منتخب کرتے ہیں، تو ایکسل صرف منتخب کالم کو ترتیب دے گا۔

ایک سے زیادہ کالموں کے حساب سے حروف تہجی کے حساب سے ترتیب دینے کا طریقہ

اگر آپ حروف تہجی کے لحاظ سے ایک ڈیٹاسیٹ کو ایک سے زیادہ کالم سے ترتیب دینا چاہتے ہیں، تو آپ اسے Excel کی ترتیب کی خصوصیت کے ساتھ کر سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر، ہم مندرجہ ذیل جدول کو حروف تہجی کے لحاظ سے پہلے ملک کے لحاظ سے اور پھر پہلے نام سے ترتیب دینا چاہتے ہیں:

سب سے پہلے، مکمل ٹیبل کو منتخب کریں جسے آپ حروف تہجی کے مطابق ترتیب دینا چاہتے ہیں، پھر 'ڈیٹا' ٹیب پر جائیں اور Sort and Filter گروپ میں، 'Sort' پر کلک کریں۔

یا 'ہوم' ٹیب کے ایڈیٹنگ سیکشن میں 'سارٹ اینڈ فلٹر' آئیکن پر کلک کریں اور اسی فیچر تک رسائی کے لیے 'اپنی مرضی کے مطابق ترتیب' کو منتخب کریں۔

ترتیب دیں ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوگا اور پہلا کالم (پیرامیٹر) دکھائے گا جس میں ٹیبل کو ترتیب دیا جائے گا۔ ڈراپ ڈاؤن باکس میں 'سورٹ بذریعہ' ڈراپ ڈاؤن باکس میں، بنیادی کالم کو منتخب کریں جس کے ذریعے آپ پہلے ڈیٹا کو حرف تہجی میں ترتیب دینا چاہتے ہیں، ہمارے معاملے میں 'ملک'، اور 'آرڈر' ڈراپ ڈاؤن میں 'A سے Z' یا 'Z سے A' کا انتخاب کریں۔ .

پھر، دوسری ترتیب کی سطح کو شامل کرنے کے لیے 'لیول شامل کریں' بٹن پر کلک کریں۔ دوسرے کالم کو منتخب کریں (ہمارے معاملے میں پہلا نام) جس کے ذریعے آپ 'سورٹ بذریعہ' باکس میں ڈیٹا کو حرف تہجی میں ترتیب دینا چاہتے ہیں اور 'A سے Z' یا 'Z to A' کو منتخب کریں۔ اگر آپ کے ٹیبل کے اوپر ہیڈر ہیں، تو 'My Data has Headers' کے چیک باکس کو چیک کریں تاکہ یہ ان کو ترتیب دیتے وقت ہیڈر کو چھوڑ سکے۔ اگر ضروری ہو تو مزید ترتیب کی سطحیں شامل کریں، اور 'OK' پر کلک کریں۔

جدول کو حروف تہجی کے لحاظ سے ترتیب دیا گیا ہے: پہلے ملک کے لحاظ سے، اور پھر پہلے نام سے جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔

ایکسل میں حروف تہجی کے لحاظ سے قطاروں کو کیسے ترتیب دیا جائے۔

بعض اوقات آپ کالموں کے بجائے ایکسل میں قطاروں کو حروف تہجی میں تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔ یہ ایکسل کی ترتیب کی خصوصیت کا استعمال کرکے کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، فرض کریں کہ آپ کے پاس ایک اسپریڈ شیٹ ہے جہاں پہلی قطار کے کالم B سے T میں شہر کے نام شامل ہیں جہاں مختلف ریٹیل اقسام کے تحت دستیاب اسٹورز کی تعداد اور کالم A میں خوردہ فروش کی قسم شامل ہے۔ سیلز کا استعمال یہ معلوم کرنے کے لیے کیا جاتا ہے کہ ہر شہر میں مختلف خوردہ فروش کیٹیگریز میں کتنے اسٹورز ہیں۔

سب سے پہلے، وہ تمام قطاریں منتخب کریں جنہیں آپ حروف تہجی بنانا چاہتے ہیں۔ اگر آپ قطار کے لیبلز کو منتقل نہیں کرنا چاہتے ہیں، تو انہیں اپنے انتخاب سے باہر رکھیں۔ اب، 'ڈیٹا' ٹیب پر جائیں اور Sort and Filter گروپ میں 'Sort' پر کلک کریں۔

ترتیب دیں ڈائیلاگ باکس میں، 'آپشنز' بٹن پر کلک کریں۔

ایک اور چھوٹا ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوگا، جو آپ کو 'سارٹ بائیں سے دائیں' یا 'سارٹ اوپر سے نیچے' کو منتخب کرنے کا آپشن دے گا۔ اس کے بجائے قطار کے حساب سے حروف تہجی میں ترتیب دینے کے لیے 'بائیں سے دائیں ترتیب دیں' اختیار کو منتخب کریں اور ترتیب کے ڈائیلاگ باکس میں واپس جانے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔

اب، اس قطار کو منتخب کریں جسے آپ حروف تہجی میں ترتیب دینا چاہتے ہیں 'سورٹ بذریعہ' ڈراپ ڈاؤن فہرست میں (اس مثال میں قطار 1)۔ دوسرے فیلڈ میں، سیل ویلیوز کو 'Sort on' باکس میں رکھیں، اور آرڈر باکس میں 'A to Z' (صعودی ترتیب) کو منتخب کریں۔ پھر، ڈائیلاگ باکس کو بند کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔

اب، ہمارے ٹیبل میں پہلی قطار کو حروف تہجی (صعودی) ترتیب میں ترتیب دیا گیا ہے، اور بقیہ قطاروں کو اس کے مطابق ترتیب دیا گیا ہے جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔

فلٹر کا استعمال کرکے کالم کو حروف تہجی کے مطابق کیسے ترتیب دیا جائے۔

ایکسل میں حروف تہجی کے لحاظ سے ترتیب دینے کا ایک اور تیز طریقہ فلٹر کی خصوصیت کا استعمال کرنا ہے۔ ایک بار جب آپ کالموں پر فلٹر لگا دیتے ہیں، تمام کالموں کے لیے چھانٹنے کے اختیارات صرف ایک ماؤس کلک سے حاصل کیے جا سکتے ہیں۔

کالموں میں فلٹر شامل کرنے کے لیے، ایک یا زیادہ کالم منتخب کریں اور 'ڈیٹا' ٹیب پر ترتیب اور فلٹر گروپ میں 'فلٹر' آپشن پر کلک کریں۔ اگر آپ فلٹر کو پوری ٹیبل پر لاگو کرنا چاہتے ہیں تو ٹیبل میں کسی بھی سیل کو منتخب کریں اور 'فلٹر' آپشن پر کلک کریں۔

آپ 'ہوم' ٹیب کے ایڈیٹنگ گروپ میں 'سارٹ اینڈ فلٹر' ٹول پر کلک کرکے اور 'فلٹر' کو منتخب کرکے بھی فلٹر آپشن تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں۔

ہر کالم ہیڈر میں ایک چھوٹا ڈراپ ڈاؤن تیر ظاہر ہوگا۔ کسی بھی کالم کے تیر پر کلک کریں جسے آپ حروف تہجی کے مطابق ترتیب دینا چاہتے ہیں، اور یا تو 'Sort A سے Z' یا 'Sort Z to A' کو منتخب کریں۔

یہ آپ کے منتخب کردہ حروف تہجی کی ترتیب میں آپ کے مطلوبہ کالم کو ترتیب دے گا، اور اگر آپ نے 'Sort A to Z' کا انتخاب کیا ہے، تو فلٹر کے بٹن پر اوپر کی طرف ایک چھوٹا تیر نظر آئے گا جو ترتیب دینے کی ترتیب (صعودی) کی نشاندہی کرے گا۔

اپنی مرضی کے مطابق ترتیب میں اعلی درجے کی ترتیب

حروف تہجی کے مطابق ترتیب دینا ہر حروف تہجی کے ڈیٹا کے لیے مثالی نہیں ہے۔ بعض اوقات، ڈیٹا کو حروف تہجی کے مطابق کیا جا سکتا ہے، لیکن اسے ترتیب دینے کا یہ سب سے مؤثر طریقہ نہیں ہے۔

آئیے ایک ایسی صورت حال کا تصور کریں جہاں آپ کے پاس مہینوں یا ہفتے کے دنوں کے ناموں کی فہرست ہو، حروف تہجی کے حساب سے ترتیب دینا اس صورت حال میں مفید نہیں ہے۔ اس فہرست کو تاریخ کے لحاظ سے ترتیب دینا زیادہ معنی خیز ہے۔ اگر آپ A سے Z کو ترتیب دیں تو یہ حروف تہجی کے حساب سے مہینوں کو ترتیب دے گا، اپریل پہلے آئے گا، پھر اگست، فروری، جون وغیرہ۔ لیکن یہ وہ نہیں ہے جو آپ چاہتے ہیں۔ خوش قسمتی سے، ایڈوانسڈ کسٹم سورٹ آپشن کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں تاریخ کے مطابق ترتیب دینا بہت آسان ہے۔

جس ٹیبل کو آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں اسے منتخب کرکے شروع کریں۔ پھر ہوم ٹیب کے ایڈیٹنگ سیکشن میں 'Sort & Filter' کے تحت 'Custom Sort' کو منتخب کریں۔

ترتیب دیں ڈائیلاگ باکس میں، کالم سیکشن میں سال کے مہینوں پر مشتمل کالم کا انتخاب کریں، حسب معمول 'اقدار' پر ترتیب دیں، اور ترتیب والے حصے میں، 'اپنی مرضی کی فہرست' کا انتخاب کریں۔

اپنی مرضی کی فہرستوں کے ڈائیلاگ میں، آپ اپنی فہرست بنا سکتے ہیں۔ کچھ پہلے سے طے شدہ حسب ضرورت فہرستیں ہیں جن میں ہفتوں کے دن، مختصر مہینوں، سال کے مہینے وغیرہ شامل ہیں۔ اپنی ضرورت کے مطابق مناسب ترتیب کا اختیار منتخب کریں (ہمارے معاملے میں جنوری، فروری، ..) اور 'OK' پر کلک کریں۔ پھر اپنی فہرست کو تاریخ کے مطابق ترتیب دینے کے لیے دوبارہ 'OK' پر کلک کریں۔

آپ دیکھیں گے کہ آپ نے مہینے کے آرڈر کے مطابق فہرست کو کامیابی کے ساتھ ترتیب دیا ہے۔

ایکسل فارمولوں کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں حروف تہجی کے حساب سے ترتیب دینے کا طریقہ

اگر آپ فارمولوں کے پرستار ہیں، تو آپ فہرست کو حروف تہجی بنانے کے لیے ایکسل فارمولے استعمال کر سکتے ہیں۔ اعداد و شمار کو حروف تہجی کے لیے استعمال کیے جانے والے دو فارمولے COUNTIF اور VLOOKUP ہیں۔

مثال کے طور پر، ہمارے پاس ناموں کی ایک فہرست ہے جو ہم فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے حروف تہجی میں ترتیب دینا چاہتے ہیں۔

اس کو ترتیب دینے کے لیے، ہم موجودہ ٹیبل میں ایک عارضی کالم کا اضافہ کریں گے جس کا نام 'سورٹنگ آرڈر' ہے۔

ڈیٹا کے ساتھ والے سیل (A2) میں، درج ذیل COUNTIF فارمولہ استعمال کریں:

=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) 

مندرجہ بالا فارمولہ سیل B2 میں ٹیکسٹ ویلیو کا دیگر تمام ٹیکسٹ ویلیوز (B3:B20) سے موازنہ کرتا ہے اور اس کا رشتہ دار درجہ لوٹاتا ہے۔ مثال کے طور پر، سیل B2 میں، یہ 11 لوٹاتا ہے، کیونکہ 11 ٹیکسٹ ویلیوز ہیں جو حروف تہجی کی ترتیب میں متن 'Nancy' سے کم یا اس کے برابر ہیں۔ نتیجہ سیل B2 میں ملازم کے نام کی ترتیب کی ترتیب ہے۔

پھر اس فارمولے کو پوری رینج میں بھرنے کے لیے فل ہینڈل ڈریگ کا استعمال کریں۔ اس سے فہرست میں ہر ایک نام کی ترتیب ترتیب ملتی ہے۔

اب، ہمیں اوپر والے اسکرین شاٹ میں دکھائے گئے ڈیٹا کو ترتیب دینے کے آرڈر نمبر کی بنیاد پر ترتیب دینا ہے، اور ایسا کرنے کے لیے ہم VLOOKUP فنکشن استعمال کرنے جا رہے ہیں۔

نحو:

=VLOOKUP(,A:B,2,0)

یہاں 'سانٹ نمبر' 1 - 20 کے صعودی ترتیب میں نمبروں کی نمائندگی کرتا ہے۔ نزولی ترتیب کے لیے نمبر 20 - 1 سے ہونے چاہئیں۔

یہاں، ہمارے پاس ترتیب شدہ ناموں کے لیے کالم ڈی ہے۔ سیل D2 کے لیے درج ذیل VLOOKUP فارمولہ درج کریں:

=VLOOKUP(1,A:B,2,0)

اسی طرح، دوسرے اور تیسرے خلیات کے لیے، آپ کو فارمولا استعمال کرنا ہوگا:

=VLOOKUP(2,A:B,2,0) اور =VLOOKUP(3,A:B,2,0) اور اسی طرح…

ڈیٹا کے ساتھ والے ہر سیل میں اس VLOOKUP فارمولے کو داخل کرنے کے بعد، فہرست حروف تہجی کے مطابق ہو جاتی ہے۔

ہر سیل میں اوپر بیان کردہ فارمولہ (1-20) کو دستی طور پر داخل کرنے کے بجائے، آپ اپنے کام کو آسان بنانے کے لیے قطار فنکشن کا استعمال بھی کر سکتے ہیں۔ Row () فنکشن موجودہ سیل کا قطار نمبر لوٹاتا ہے۔ لہذا، قطار فنکشن کی مدد سے، فارمولا یہ ہوگا:

=VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)

یہ فارمولہ آپ کو اوپر والے فارمولے جیسا ہی نتیجہ دے گا۔

اور پھر اس فارمولے کو پوری رینج میں بھرنے کے لیے اسے گھسیٹنے کے لیے فل ہینڈل کا استعمال کریں۔

آخری نام سے اندراجات کو حروف تہجی میں کیسے ترتیب دیا جائے۔

کبھی کبھار، ہمیں اکثر آخری ناموں کے ساتھ ڈیٹا شیٹس کو حروف تہجی کے مطابق ترتیب دینا پڑتا ہے۔ ایسی صورتوں میں، اگرچہ نام پہلے ناموں سے شروع ہوتے ہیں، آپ کو آخری نام کے ساتھ حروف تہجی میں ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ آپ یہ ایکسل ٹیکسٹ فارمولوں کے ساتھ کر سکتے ہیں۔

ایسا کرنے کے لیے، پہلے، آپ کو مکمل ناموں سے پہلا اور آخری نام دو مختلف کالموں میں نکالنا ہوگا۔ پھر ناموں کو ریورس کریں، ان کو ترتیب دیں، اور پھر انہیں ان کی اصل شکل میں واپس پلٹائیں۔

A2 میں مکمل نام کے ساتھ، دو مختلف سیلز (B2 اور C2) میں درج ذیل فارمولے درج کریں، اور پھر فارمولوں کو کالم کے نیچے کاپی کریں (فل ہینڈل کا استعمال کرتے ہوئے) ڈیٹا کے ساتھ آخری سیل تک:

پہلا نام نکالنے کے لیے، سیل C2 میں یہ فارمولا درج کریں:

=LEFT(A2,SEARCH("",A2)-1)

آخری نام نکالنے کے لیے، سیل D2 میں یہ فارمولا درج کریں:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1))

اور پھر، سیل E2 میں، پہلے اور آخری ناموں کو کوما سے الگ کرکے الٹ ترتیب میں جوڑ دیا:

=D2&", "&C2

ہم نے پہلے اور آخری ناموں کو الگ کیا ہے اور ان کو الٹ دیا ہے۔ اب ہمیں ان کو حروف تہجی میں تبدیل کرنا ہے اور انہیں واپس کرنا ہے۔ جیسا کہ آپ اوپر دیکھ سکتے ہیں، جب ہم فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے نام نکالتے ہیں، کالم C، D، اور E دراصل فارمولے پر مشتمل ہوتے ہیں لیکن وہ قدروں کی طرح نظر آنے کے لیے فارمیٹ کیے جاتے ہیں۔ لہذا ہمیں فارمولے کو اقدار میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہے۔

ایسا کرنے کے لیے، سب سے پہلے تمام فارمولا سیلز (E1:E31) کو منتخب کریں اور دبائیں۔ Ctrl + C ان کو کاپی کرنے کے لیے۔ منتخب سیلز پر دائیں کلک کریں، 'Paste Options' کے تحت 'Values' آئیکن پر کلک کریں، اور 'Enter' کلید کو دبائیں۔

پھر، نتیجے میں آنے والے کالم میں کسی بھی سیل کو منتخب کریں، اور اپنی ضرورت کے مطابق 'ڈیٹا' یا 'ہوم' ٹیب پر 'A to Z' یا 'Z to A' آپشن پر کلک کریں۔

ایک بار آپ کے بٹن پر کلک کرنے کے بعد ایک ترتیب وارنگ ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ 'Expand Selection' کا اختیار منتخب کریں اور 'Sort' بٹن پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، پورا کالم آخری نام سے حروف تہجی کے مطابق ہے۔

اب، اگر آپ اسے اصل 'فرسٹ نیم لاسٹ نیم فارمیٹ' میں واپس کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو صرف وہی فارمولے داخل کرنے ہوں گے لیکن مختلف سیل حوالوں کے ساتھ۔

آپ کو مندرجہ ذیل فارمولوں کو استعمال کرکے نام (E2) کو دوبارہ دو حصوں میں الگ کرنا ہوگا۔

G2 میں، پہلا نام نکالیں:

=RIGHT(E2,LEN(E2)-SEARCH(" ",E2))

G2 میں، آخری نام کھینچیں:

=LEFT(E2,SEARCH(" ",E2)-2)

اور اصل مکمل نام حاصل کرنے کے لیے دونوں حصوں کو ایک ساتھ جوڑیں:

=G2&""&H2

جب بھی آپ پہلے سیل میں فارمولہ داخل کرتے ہیں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ فارمولے کو کالم کے نیچے کاپی کریں (فل ہینڈل کا استعمال کرتے ہوئے) ڈیٹا کے ساتھ آخری سیل تک۔

اب آپ کو صرف فارمولوں کو قدروں کی تبدیلی میں ایک بار پھر تبدیل کرنے کی ضرورت ہے جیسا کہ ہم نے اوپر کیا، اور آپ کا کام ہو گیا۔ یہ کیا اور.