گوگل شیٹس میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو کیسے نمایاں کریں۔

مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کرتے ہوئے گوگل شیٹ میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو آسانی سے ہائی لائٹ کریں (یہاں تک کہ ہٹا دیں)۔

جب اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا کو ترتیب دینے کی بات آتی ہے تو گوگل شیٹس شاید بہترین میں سے ایک ہے۔ بہت ساری خصوصیات کے علاوہ جو اسے پیش کرنا ہے، Google Sheets تک آپ کے سائن ان اسناد کے ساتھ دنیا بھر کے کسی بھی کمپیوٹر سے بھی رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔

جب شیٹس سے معلومات تک رسائی کی بات آتی ہے تو ڈیل توڑنے والوں میں سے ایک 'ڈپلیکیٹ ڈیٹا' ہے۔ یہ شیٹ پر دستیاب معلومات کو سمجھنے اور اس کا مکمل استعمال کرنے میں رکاوٹ پیدا کرتا ہے۔ اگر آپ ہر ڈپلیکیٹ اندراج کو دستی طور پر حذف کرنا چاہتے ہیں، تو بڑی اسپریڈ شیٹس کی صورت میں یہ ہمیشہ کے لیے لگ جائے گا۔

گوگل شیٹ الجھن سے بچنے کے لیے 'ڈپلیکیٹ ڈیٹا' کو نمایاں کرنے کا اختیار پیش کرتا ہے، اس طرح ڈپلیکیٹ اندراجات کو ہٹانے کے عمل میں مدد ملتی ہے۔ آپ کالم کے کسی خاص سیل یا مکمل قطار میں ڈپلیکیٹ اندراجات کو نمایاں کر سکتے ہیں۔

کالم میں ڈپلیکیٹ سیلز کو نمایاں کرنا

یہ کافی آسان طریقہ ہے اور کالم کی مشروط فارمیٹنگ کے ذریعے حاصل کیا جا سکتا ہے۔

اس کالم میں اندراجات کو منتخب کریں جس میں آپ مشروط فارمیٹنگ شامل کرنا چاہتے ہیں اور پھر سب سے اوپر 'فارمیٹ' کو منتخب کریں۔

ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'مشروط فارمیٹنگ' کو منتخب کریں۔

اگر آپ کے پاس پہلے سے ہی شیٹ پر مشروط فارمیٹنگ لاگو ہے، تو نیچے 'ایک اور اصول شامل کریں' پر کلک کریں۔

چیک کریں کہ آیا 'رینج پر لاگو کریں' میں سیلز کے صحیح سیٹ کا ذکر ہے جسے آپ نے منتخب کیا ہے۔ اس کے بعد، کسی آپشن کو منتخب کرنے کے لیے 'Format Cell if' کے نیچے والے باکس پر کلک کریں۔

فہرست کے نیچے تک سکرول کریں اور 'کسٹم فارمولا ہے' کو منتخب کریں، جو کہ آخری آپشن ہے۔

ڈپلیکیٹ سیلز کو نمایاں کرنے کے لیے، ہم استعمال کریں گے شمار فنکشن یہ چیک کرتا ہے کہ آیا کوئی اندراج ایک سے زیادہ بار دہرایا جاتا ہے اور پھر ان سب کو نمایاں کرتا ہے۔

= شمار (حد، معیار)>1

ایک صارف کو شیٹ میں دستیاب ڈیٹا کے مطابق فارمولے میں ضروری ایڈجسٹمنٹ کرنا ہوگی۔ جس مثال پر ہم بحث کر رہے ہیں، ہم درج ذیل فارمولے کے ساتھ جائیں گے۔

=countif($A$2:$A$9,A2)>1

اس فارمولے کو ٹیکسٹ باکس میں 'کسٹم فارمولہ ہے' کے تحت چسپاں کریں، 'فل کلر' آپشن کا استعمال کرتے ہوئے نمایاں کردہ سیل کے لیے ایک رنگ منتخب کریں اور پھر 'ڈن' پر کلک کریں۔

'مشروط فارمیٹنگ' کرتے ہوئے ڈپلیکیٹ اندراجات کو منتخب کردہ رنگ کے ساتھ نمایاں کیا گیا ہے۔

مکمل قطار کو نمایاں کرنا

جب آپ ایک سے زیادہ قطاروں اور کالموں اور ایک دوسرے سے متعلقہ ڈیٹا کے ساتھ بڑی اسپریڈ شیٹس پر کام کر رہے ہیں، تو انفرادی سیل کو نمایاں کرنا کام نہیں کرے گا۔ اس صورت میں، آپ کو مکمل قطاروں کو نمایاں کرنا پڑے گا کیونکہ ڈپلیکیٹ سیل اسکرین پر نظر نہیں آتا ہے۔ اس کا فارمولہ کچھ معمولی ترمیم کے ساتھ اوپر استعمال کیے گئے فارمولے سے بہت ملتا جلتا ہے۔

یہ طریقہ صرف ایک کالم میں ڈپلیکیٹ سیلز تلاش کرے گا لیکن انفرادی سیل کی بجائے مکمل قطار کو نمایاں کرے گا۔

وہ تمام خلیات (قطاریں اور کالم) منتخب کریں جہاں آپ مشروط فارمیٹنگ لاگو کرنا چاہتے ہیں۔

اس کے بعد، 'فارمیٹ' مینو سے 'مشروط فارمیٹنگ' کھولیں جیسا کہ آپ نے پہلے کیا تھا۔ اس فارمیٹنگ کو حذف کریں جو ہم نے پہلے کیا تھا اور نیچے 'ایک اور اصول شامل کریں' پر کلک کریں۔ اب، 'رینج پر لاگو کریں' کو چیک کریں، اگر یہ وہ تمام سیل دکھاتا ہے جنہیں آپ نے ہائی لائٹ کیا ہے۔ اگلا، 'کسٹم فارمولا ہے' کو منتخب کریں اور پھر نیچے والے باکس میں درج ذیل فارمولہ درج کریں۔

=countif($A$2:$A$9,$A2)>1

پہلے کیس سے فارمولے میں کی گئی واحد ترمیم 'A2' میں '$' کا اضافہ کر رہی ہے کیونکہ ہمیں کالم کے لیے مطلق قدر درکار ہے۔

ایک بار جب آپ مکمل کر لیں، فارمیٹنگ کو لاگو کرنے کے لیے نیچے 'ہو گیا' پر کلک کریں۔

چونکہ ہم کالم A میں ڈپلیکیٹ اندراجات تلاش کر رہے تھے، اس لیے دیگر پر غور نہیں کیا گیا۔ یہ طریقہ صرف اس کی توسیع ہے جس پر ہم نے پہلے بات کی تھی جہاں سیل کی بجائے؛ پوری قطار کو نمایاں کیا گیا ہے۔

آپ اسی طرح فارمولے میں ترمیم کرکے دوسرے کالموں میں بھی ڈپلیکیٹ اندراجات کو چیک کرسکتے ہیں۔

گوگل شیٹ میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو ہٹانا

یہ طریقہ کارآمد ہوتا ہے جب آپ کو شیٹ سے ڈپلیکیٹ اندراجات کو ہٹانا پڑتا ہے۔ ان میں سے ہر ایک کو دستی طور پر ہٹانے میں بہت زیادہ وقت اور محنت لگے گی جسے آسانی سے بچایا جا سکتا ہے۔ گوگل شیٹس میں اسپریڈشیٹ پر ڈپلیکیٹ ڈیٹا کی شناخت اور اسے ہٹانے کے لیے ایک بلٹ ان فیچر ہے۔

'ڈپلیکیٹس کو ہٹا دیں' خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے، آپ مناسب آپشنز کو منتخب کرکے مکمل ایک جیسی قطاروں یا انفرادی سیل کو آسانی سے ہٹا سکتے ہیں۔

ان سیلز کو منتخب کریں جن کی آپ جانچ کرنا چاہتے ہیں اور ڈپلیکیٹ اندراجات کو ہٹانا چاہتے ہیں، اور پھر اوپر والے 'ڈیٹا' مینو پر کلک کریں۔

اگلا، ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'ڈپلیکیٹس کو ہٹائیں' کو منتخب کریں۔

اپنی ترجیحات اور ضرورت کے مطابق ہر ایک آپشن سے پہلے چیک باکسز کو ٹک/انٹک کریں اور پھر انہیں ڈیلیٹ کرنے کے لیے نیچے 'ڈپلیکیٹس کو ہٹا دیں' پر کلک کریں۔ اگر آپ ڈپلیکیٹ قطاروں کو چیک کرنا چاہتے ہیں، تو 'سب کو منتخب کریں' کے لیے چیک باکس پر نشان لگائیں۔ اگر آپ انفرادی سیلز میں ڈپلیکیٹ اندراجات کی شناخت کرنا چاہتے ہیں، تو اس مخصوص کالم کے لیے چیک باکس پر نشان لگائیں۔

گوگل شیٹس آپ کو ان اندراجات کی تعداد کے بارے میں مطلع کرے گی جو ہٹا دی گئی تھیں اور وہ نمبر جو باقی ہے۔ آخر میں، باکس کو بند کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔

ڈپلیکیٹ سیلز اور قطاروں کو نمایاں کرنا اور ہٹانا اب زیادہ کام نہیں ہوگا۔ مزید یہ کہ، یہ یقینی بنائے گا کہ آپ ڈپلیکیٹ اندراجات کے ساتھ مشغول ہونے کے بجائے اس حصے پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں جس پر توجہ کی ضرورت ہے۔ ڈپلیکیٹ ڈیٹا نہ صرف الجھن اور غلطی کا باعث بنتا ہے بلکہ اہم ڈیٹا سے نمٹنے کے دوران اس کے سنگین نتائج ہو سکتے ہیں۔

آپ کو ڈپلیکیٹ اندراجات کو نمایاں کرنے کے لیے مختلف فنکشنز، فارمولوں اور ان میں ترمیم کے بارے میں کافی علم ہونا چاہیے۔ ایک بار جب آپ چیزیں جان لیں، تو آپ دوسرے کالموں کے فارمولے میں بھی ترمیم کر سکتے ہیں، اس طرح کافی وقت بچ جاتا ہے۔