مائیکروسافٹ ٹیمز اسٹیٹس سیٹنگز کا استعمال کیسے کریں۔

اپنی ٹیم کو بتانے کے لیے کہ آیا آپ دستیاب ہیں Microsoft ٹیموں میں اسٹیٹس سیٹنگز کا استعمال کریں۔

مائیکروسافٹ ٹیمیں سب سے زیادہ مقبول ورک اسٹریم تعاون ایپس میں سے ایک بن گئی ہے۔ اور ان تنظیموں کے لیے جو اسے استعمال کرتی ہیں، اب یہ ای میل کو پیچھے چھوڑتے ہوئے ٹیم کے اراکین کے درمیان رابطے کا بنیادی طریقہ ہے۔ اور بجا طور پر۔ مائیکروسافٹ ٹیمز کے پاس مواصلات اور تعاون کو روایتی ذرائع سے زیادہ موثر اور نتیجہ خیز بنانے کے لیے بہت سارے ٹولز ہیں۔

یہاں تک کہ جب آپ گھر سے کام کر رہے ہیں اور ایک ہی جسمانی جگہ پر موجود نہیں ہیں، غلط رابطے کے امکانات سے بچنے اور پیداواری صلاحیت کو برقرار رکھنے کے لیے بہت سارے ٹولز موجود ہیں۔ ایسا ہی ایک ٹول جسے آپ شاید نظر انداز کر رہے ہوں گے لیکن اس پر توجہ دینا شروع کر دینا چاہیے وہ ہے مائیکروسافٹ ٹیمز میں دستیاب مختلف اسٹیٹس سیٹنگز اور وہ تمام طریقے جن کو آپ استعمال کر سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں کیا اسٹیٹس سیٹنگز دستیاب ہیں۔

ٹیموں میں آپ کے اختیار میں دو قسم کی سٹیٹس سیٹنگز دستیاب ہیں - یوزر پریزنس سٹیٹس اور کسٹم سٹیٹس۔

صارف کی موجودگی کی حیثیت کیا ہے؟

صارف کی موجودگی کی حیثیت Microsoft ٹیموں میں آپ کے پروفائل کا حصہ ہے (اور پورے Microsoft 365 میں بھی) جو دوسرے صارفین کو آپ کی دستیابی کی حالت جاننے دیتی ہے۔ یہ آپ کی پروفائل تصویر کے آگے سبز/ سرخ/ پیلا/ سرمئی رنگ میں چھوٹے نقطے کے طور پر ظاہر ہوتا ہے۔

اسٹیٹس پر ایک نظر اور آپ کی ٹیم کے دیگر ممبران کو معلوم ہو جائے گا کہ آیا آپ آن لائن ہیں، میٹنگ میں ہیں، پریشان نہ ہوں، وغیرہ۔ آپ کو خلاصہ ملتا ہے۔ سخت الفاظ میں، اس کا مقصد دوسروں کو آپ کی دستیابی کی عمومی حالت سے آگاہ کرنا ہے۔

کسٹم سٹیٹس کیا ہے۔

صارف کی موجودگی کی حیثیت کے علاوہ، Microsoft ٹیموں میں ایک حسب ضرورت حیثیت بھی ہے جسے آپ دوسروں کو اپنی دستیابی کی صحیح صورت حال سے آگاہ کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ جہاں صارف کی موجودگی کا اسٹیٹس صرف کسی کو بتا سکتا ہے کہ آپ ڈیسک سے دور ہیں، حسب ضرورت اسٹیٹس اس اسٹیٹس کے پیچھے صحیح بنیادوں کو بتا سکتا ہے، جیسے کسی کو یہ بتانا کہ آپ لنچ پر نہیں ہیں اور ایک گھنٹے میں واپس آجائیں گے۔

یہ ایک چھوٹا سا حسب ضرورت پیغام ہے جسے آپ مختصر مدت کے لیے ظاہر کر سکتے ہیں۔ دوسرے صارفین اسے دیکھ سکتے ہیں جب وہ آپ کی پروفائل تصویر پر گھومتے ہیں۔ اور یہ تب بھی ظاہر ہوتا ہے جب کوئی آپ کو ذاتی چیٹ کے ذریعے پیغام بھیجتا ہے یا اگر آپ چاہیں تو آپ کا @ تذکرہ کرتا ہے۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں اسٹیٹس سیٹنگز کا استعمال

دوسرے صارفین کے لیے آپ کی دستیابی کی نشاندہی کرنے کے لیے مائیکروسافٹ ٹیمز میں اپنی حیثیت کا تعین کرنا کافی آسان ہے۔

اپنی موجودگی کی حیثیت کو ترتیب دینا

آپ نے محسوس کیا ہو گا کہ اگرچہ آپ نے پہلے کبھی اپنی حیثیت کی ترتیبات کو تبدیل نہیں کیا ہے، آپ کی موجودگی کی حیثیت میں خود بخود تبدیلی آ جاتی ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ مائیکروسافٹ ٹیمز خود بخود آپ کی حیثیت مختلف حالات کے لحاظ سے ظاہر کرتی ہے۔

آپ کو یہ بھی معلوم ہوگا کہ اسٹیٹس کے کچھ اختیارات آپ کے لیے اپنی حیثیت کے طور پر سیٹ کرنے کے لیے دستیاب نہیں ہیں، پھر بھی آپ انہیں دوسرے صارفین کی موجودگی کی حالت کے طور پر دیکھ سکتے ہیں۔ جیسے "میٹنگ میں"، "پیش کرنا"، "توجہ مرکوز کرنا"، وغیرہ۔ یہ اختیارات صرف آپ کے لیے "دستیاب نہیں" نہیں ہیں، یہ کسی کے لیے خود کو سیٹ کرنے کے لیے دستیاب نہیں ہیں۔ یہ سٹیٹس ایپ کنفیگرڈ ہیں، یعنی Microsoft ٹیمیں ان سٹیٹس کو تبدیل کرتی ہیں۔ یہ انہیں "میٹنگ میں" میں تبدیل کر سکتا ہے جب آپ، اچھی طرح سے، میٹنگ میں ہوں، یا جب آپ میٹنگ میں اسکرین کا اشتراک کر رہے ہوں تو "پیش کر رہے ہوں" وغیرہ۔

لیکن آپ کے لیے اختیارات محدود ہیں۔ صارف کی تشکیل شدہ موجودگی کا اسٹیٹس سیٹ کرنے کے لیے، ٹیمز ایپ کے ٹائٹل بار پر پروفائل بٹن پر کلک کریں۔

ایک سیاق و سباق کا مینو ظاہر ہوگا۔ مینو میں اسٹیٹس آپشن (موجودہ حیثیت) پر جائیں۔

ذیلی مینو درج ذیل اسٹیٹس آپشنز کے ساتھ نمودار ہوگا: دستیاب، مصروف، پریشان نہ ہوں، دائیں پیچھے ہوں، اور دور دکھائی دیں۔ اس اسٹیٹس پر کلک کریں جسے آپ ظاہر کرنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ ایپ کی تشکیل شدہ حالت میں موجودگی کو واپس کرنا چاہتے ہیں تو ایک 'ری سیٹ اسٹیٹس' کا آپشن بھی موجود ہے۔

جب آپ خود کوئی اسٹیٹس سیٹ کرتے ہیں، تو یہ زیادہ تر معاملات میں ایپ کے کنفیگر کردہ اسٹیٹس کو اوور رائیڈ کر دیتا ہے کیونکہ اس کی ترجیح زیادہ ہوتی ہے۔ مثال کے طور پر، اگر آپ اسٹیٹس کو 'ڈسٹرب نہ کریں' کے طور پر سیٹ کرتے ہیں، تو ٹیمیں اسے 'ان اے میٹنگ' یا 'آن اے کال' میں تبدیل نہیں کریں گی جیسا کہ یہ عام طور پر ہوتا ہے۔

اگرچہ تمام صارف کی تشکیل شدہ مجسمے اوور رائڈ پروف نہیں ہیں۔ یہاں تک کہ اگر آپ اپنی حیثیت کو 'دستیاب' پر سیٹ کرتے ہیں، ٹیمیں زیادہ تر وقت پانچ منٹ سے زیادہ غیر فعال ہونے کا پتہ لگانے کے بعد اسے 'دور' پر اوور رائیڈ کر دیں گی۔

اس کے علاوہ، جب آپ مائیکروسافٹ ٹیمز میں خود ایک سٹیٹس سیٹ کرتے ہیں، تو تمام ریاستوں کی ڈیفالٹ میعاد ختم ہونے کی مدت ہوتی ہے۔ لہذا یہاں تک کہ اگر آپ اپنی حیثیت کو تبدیل کرنا بھول جاتے ہیں، تو آپ ہمیشہ کے لیے ڈسٹرب یا مصروف نہیں رہیں گے۔

صارف کی تشکیل شدہ حالتپہلے سے طے شدہ میعاد ختم ہونا
مصروف1 دن
پریشان نہ کرو1 دن
دوسرے7 دن

حسب ضرورت اسٹیٹس سیٹ کرنا

حسب ضرورت اسٹیٹس میسج سیٹ کرنے کے لیے، پروفائل بٹن پر کلک کریں، اور پھر مینو سے 'Set status message' پر جائیں۔

اسٹیٹس میسج کا کمپوز باکس کھل جائے گا۔ وہ اسٹیٹس تحریر کریں جو آپ دوسروں کو دکھانا چاہتے ہیں۔ حسب ضرورت حیثیت کے لیے زیادہ سے زیادہ لمبائی 280 حروف ہے۔ آپ اپنی حیثیت میں کسی کو @ کا ذکر بھی کر سکتے ہیں۔

اسٹیٹس لکھنے کے بعد، اگر آپ چاہیں تو 'شو جب لوگ مجھے میسج کریں' کے آپشن کو چیک کریں۔ جب یہ آپشن فعال ہوتا ہے، جب بھی کوئی آپ کو نجی پیغام بھیجتا ہے یا چینل میں آپ کا @ تذکرہ کرتا ہے، ٹیمیں اپنے کمپوز باکس کے اوپر آپ کا اسٹیٹس دکھائے گی۔ لہذا، جہنم میں کوئی موقع نہیں ہوگا کہ وہ آپ کی حیثیت سے محروم ہوجائیں اور جواب نہ دینے پر آپ کو بعد میں مورد الزام ٹھہرائیں۔

آپ اس سٹیٹس کی میعاد ختم ہونے کی تاریخ بھی سیٹ کر سکتے ہیں جس کی تکمیل پر، ٹیمیں آپ کی حیثیت کو خود بخود صاف کر دے گی۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، یہ 'آج' کو منتخب کردہ آپشن کے طور پر دکھائے گا۔ ڈراپ ڈاؤن مینو کو پھیلانے کے لیے اس پر کلک کریں۔ پھر، 'کبھی نہیں'، '1 گھنٹہ'، '4 گھنٹے'، 'آج'، 'اس ہفتے' میں سے کسی ایک آپشن کو منتخب کریں۔ آپ تاریخ اور وقت بتانے کے لیے 'اپنی مرضی کے مطابق' بھی منتخب کر سکتے ہیں۔

اب، اسٹیٹس کو محفوظ کرنے کے لیے 'ہو گیا' پر ٹیپ کریں۔

آپ کی حسب ضرورت حالت سیٹ ہو جائے گی اور آپ کی موجودگی کی حالت کے ساتھ دوسروں کو دکھائی دے گی۔

ٹپ: آفس سے باہر کی حیثیت بھی ہے جسے آپ Microsoft ٹیموں میں سیٹ کر سکتے ہیں جو کہ مضحکہ خیز کہانی، دراصل Microsoft ٹیموں سے سیٹ نہیں کی جا سکتی۔ یہاں ہماری تفصیلی بلاگ پوسٹ میں Microsoft ٹیموں میں آفس سے باہر سیٹ کرنے کا طریقہ پڑھیں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں دوسرے صارفین کی حیثیت کو فالو کریں۔

دوسروں کو باخبر رکھنے کے لیے اپنا اسٹیٹس سیٹ کرنے کے علاوہ، آپ اپنی تنظیم میں دوسرے صارفین کے اسٹیٹس کو بھی فالو کرسکتے ہیں۔ جب آپ کسی شخص کے اسٹیٹس کی پیروی کر رہے ہوتے ہیں، تو آپ کو ہر بار جب وہ دستیاب یا آف لائن ظاہر ہوتا ہے تو آپ کو ایک اطلاع ملے گی۔ آپ کو تسلیم کرنا پڑے گا، جب آپ کے پاس کوئی اہم کاروبار ہو تو اطلاعات حاصل کرنا جنونی طور پر ڈنڈا مارنے اور ان کے آن لائن ظاہر ہونے کا انتظار کرنے سے بہتر ہے۔

مائیکروسافٹ ٹیمز میں پروفائل بٹن پر کلک کریں اور مینو سے ’سیٹنگز‘ آپشن پر جائیں۔

بائیں جانب نیویگیشن مینو سے 'اطلاعات' پر جائیں۔

'People' آپشن تلاش کریں اور اس کے ساتھ موجود 'Edit' بٹن پر کلک کریں۔

اب، اس شخص (افراد) کو شامل کریں جس کی حیثیت آپ کو فالو کرنا ہے اور اس کے بارے میں مطلع کرنا چاہتے ہیں۔

آپ کسی بھی وقت اس شخص کے نام کے ساتھ 'ٹرن آف' بٹن پر کلک کرکے ان اطلاعات کو روک سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ ٹیمز میں اسٹیٹس سیٹنگز ایک انمول ٹول ہے جو آپ کے لیے دستیاب ہے اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ غلط بات چیت کی کوئی گنجائش نہیں ہے۔ آپ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ ہاتھ میں موجود کام پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں، اور کوئی آپ کو پریشان نہ کر سکے، آپ مختلف سیٹنگز جیسے ڈسٹرب نہ کریں، یا فوکسڈ وغیرہ استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ کو اب بھی لوگوں سے پیغامات موصول ہوتے ہیں، نہ کہ اطلاعات، تاکہ آپ اپنے زون میں رہ سکیں۔