شرکاء کو آسانی سے اپنی طے شدہ Microsoft ٹیموں کی میٹنگز میں مدعو کریں اور ان کے جوابات کو ٹریک کریں۔
ورچوئل میٹنگز تھکا دینے والی ہو سکتی ہیں۔ یہ سب جانتے ہیں۔ لہذا ایک میٹنگ کے میزبان کے طور پر، یہ آپ کی ذمہ داری ہے کہ آپ اس عمل کو زیادہ سے زیادہ ہموار کریں۔ اس کا ایک بہت بڑا حصہ ہر وقت فوری ملاقاتیں نہ کرنے پر آتا ہے۔
ہر ایک کے کیلنڈر میں بہت سی چیزیں ہوتی ہیں۔ اور پیشگی معلومات حاصل کرنا نہ صرف قابل غور ہے بلکہ پیشہ ورانہ بھی ہے۔ خوش قسمتی سے، لوگوں کو Microsoft ٹیموں کی میٹنگز میں مدعو کرنا انتہائی آسان ہے۔ جب آپ Microsoft ٹیموں میں میٹنگ کا شیڈول بناتے ہیں، تو آپ لوگوں کو فوراً میٹنگ میں مدعو کر سکتے ہیں۔
نوٹ: مائیکروسافٹ ٹیمز فری اور پرسنل اکاؤنٹس کے لیے، میٹنگ کا شیڈول بناتے وقت حاضرین کو شامل کرنے کا کوئی آپشن نہیں ہے۔ آپ کو میٹنگ کا لنک دستی طور پر بھیجنا ہوگا۔ میٹنگ کے دعوت نامے بھیجنے کا اختیار صرف Microsoft 365 اکاؤنٹس کے لیے دستیاب ہے۔
بائیں جانب نیویگیشن پینل سے 'کیلنڈر' ٹیب پر جائیں۔
اسکرین کے اوپری دائیں کونے میں 'نئی میٹنگ' بٹن پر کلک کریں۔ شیڈولنگ ونڈو کھل جائے گی۔
میٹنگ کو ایک عنوان دیں، اور ایونٹ کے لیے وقت اور تاریخ منتخب کریں۔ پھر، جن لوگوں کو آپ میٹنگ میں مدعو کرنا چاہتے ہیں ان کو شامل کرنے کے لیے 'ضروری شرکاء کو شامل کریں' پر جائیں۔ آپ اپنی تنظیم کے اندر اور باہر سے صارفین کو مدعو کر سکتے ہیں۔
اپنی تنظیم کے صارفین کو مدعو کرنے کے لیے، ان کے نام ٹائپ کریں۔ ٹیمیں آپ کی تنظیم کے ممبران سے تجاویز فراہم کریں گی۔ ان کو شامل کرنے کے لیے ان کے نام پر کلک کریں۔
اپنی تنظیم سے باہر کے صارفین کو مدعو کرنے کے لیے، آپ کو اس شخص کا مکمل ای میل پتہ درج کرنا ہوگا۔ ان کا ای میل ایڈریس درج کرنے کے بعد Enter کلید کو دبائیں یا انہیں میٹنگ میں حاضرین کے طور پر شامل کرنے کے لیے 'مدعو کریں' تجویز پر کلک کریں۔
ان صارفین کے لیے جن کی موجودگی کی ضرورت نہیں ہے، ٹیکسٹ باکس کے آخر میں 'اختیاری' بٹن پر کلک کریں۔
ایک نیا میدان پھیلے گا۔ اختیاری شرکاء کو یہاں اسی طرح درج کریں جیسا کہ آپ نے مطلوبہ شرکاء کے ساتھ کیا تھا۔ تنظیم کے اراکین کے لیے، ان کا نام درج کریں اور پھر اسے ٹیم کی تجاویز سے منتخب کریں۔ اپنی تنظیم سے باہر کے اراکین کے لیے، مکمل ای میل پتہ درج کریں۔
ٹیموں کے پاس ایک شیڈولنگ اسسٹنٹ بھی ہوتا ہے جو آپ کو اپنے کیلنڈر کا دوسرے شرکاء کے کیلنڈرز سے موازنہ کرنے دیتا ہے (جن کے لیے یہ دستیاب ہے، بہر حال) ہر ایک کے لیے موزوں وقت تلاش کرنے کے لیے۔ مناسب وقت تلاش کرنے کے لیے ٹیموں سے مدد حاصل کرنے کے لیے 'شیڈیولنگ اسسٹنٹ' ٹیب پر جائیں۔
میٹنگ شیڈولر ونڈو میں تمام تفصیلات درج کرنے کے بعد، 'بھیجیں' بٹن پر کلک کریں۔
میٹنگ کے تمام شرکاء کو ایک دعوت نامہ بھیجا جائے گا (ضروری اور اختیاری بھی) یا تو ان کے آؤٹ لک میل باکس (تنظیم کے اندر لوگوں کے لیے) یا ان کے ای میل ایڈریس (باہر والوں کے لیے)۔ صارفین میٹنگ میں RSVP کرسکتے ہیں اور آپ کے بھیجے گئے دعوت نامے کا استعمال کرکے اسے اپنے کیلنڈر میں شامل کرسکتے ہیں۔
آپ میٹنگ کی تفصیلات میں ان کے RSVPs دیکھ سکتے ہیں۔ میٹنگ کی تفصیلات دیکھنے کے لیے، کیلنڈر سے میٹنگ پر ڈبل کلک کریں۔ 'ٹریکنگ' کا پینل دائیں طرف ہے جو ہر کسی کی RSVP حیثیت کو ظاہر کرتا ہے۔
ابتدائی طور پر میٹنگ کا شیڈول بنانے کے بعد آپ میٹنگ میں مزید لوگوں کو بھی مدعو کر سکتے ہیں۔ کیلنڈر سے میٹنگ کی تفصیلات کھولیں یا تو اس پر ڈبل کلک کر کے، یا اوورلے مینو سے 'ترمیم کریں' کو منتخب کریں۔
پھر، 'ضروری' یا 'اختیاری' حاضرین کے سیکشن میں حاضرین کا نام یا ای میل ایڈریس شامل کریں اور 'اپ ڈیٹ بھیجیں' بٹن پر کلک کریں۔ جو صارفین پہلے ہی شامل کیے گئے تھے انہیں بھی دوبارہ دعوت نامہ ملے گا۔
آپ میٹنگ کو منسوخ بھی کر سکتے ہیں اور ہر کسی کو میٹنگ کے منسوخ ہونے کی تازہ کاری کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوگی۔
میٹنگ کی تفصیلات کھولیں اور میٹنگ کی تفصیلات ٹول بار کے اوپری بائیں کونے میں ’میٹنگ منسوخ کریں‘ کے بٹن پر کلک کریں۔
ایک ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوگا۔ اگر آپ کے پاس حاضرین کو بھیجنے کے لیے کوئی پیغام ہے تو آپ منسوخی کا نوٹ شامل کر سکتے ہیں۔ بصورت دیگر، بس 'میٹنگ منسوخ کریں' بٹن پر کلک کریں۔
اور تم وہاں جاؤ. یہ مائیکروسافٹ ٹیموں کی میٹنگ میں دعوت نامے بھیجنے کے لیے کیک کا ایک ٹکڑا ہے۔ آپ کو صرف ان صارفین کو شامل کرنے کی ضرورت ہے جنہیں آپ میٹنگ شیڈولر میں مدعو کرنا چاہتے ہیں۔ مائیکروسافٹ آپ کے دعوت ناموں کی صورتحال کو ٹریک کرنا یا میٹنگ کو مکمل طور پر منسوخ کرنا بھی انتہائی آسان بناتا ہے۔