اپنے کاموں کا انتظام کرنا بہت آسان ہو گیا ہے۔
مائیکروسافٹ نے گزشتہ سال مائیکروسافٹ ٹیموں کے لیے ٹاسکس ایپ کا اعلان کیا تھا، اور یہ کہنا محفوظ ہے کہ یہ ان ایپس میں سے ایک ہے جس کی آمد کا لوگ بے صبری سے انتظار کر رہے تھے۔ ہمیں دن بھر یا ہفتے یا مہینے کے آخر تک مختلف کاموں کا خیال رکھنا بہت مشکل ہو سکتا ہے۔ یقینا، مائیکروسافٹ میں اس کے لیے مختلف ایپس موجود ہیں۔
لیکن یہ بالکل مسئلہ ہے. یا، کم از کم یہ تھا. ایپس الگ تھیں۔ اور آپ کو ہر چیز پر نظر رکھنے کے لیے متعدد ایپس کے درمیان سوئچ کرنا پڑے گا۔ ایسا کرتے ہوئے اپنی عقل کو محفوظ رکھنا واقعی مشکل تھا۔ لیکن ٹاسکس کے ساتھ، مائیکروسافٹ اسے تبدیل کر رہا ہے۔
Tasks ایپ مائیکروسافٹ کی الگ الگ پروگریس ٹریکنگ اور ٹاسک مینجمنٹ ایپس کی تمام صلاحیتوں کو ایک جگہ لاتی ہے۔ نئی ٹاسکس ایپ آپ کے ذاتی کاموں کو ٹو ڈو سے اور مشترکہ کاموں کو پلانر ایپ سے سیدھے Microsoft ٹیموں میں یکجا کرتی ہے۔ لہذا آپ ایک ہی جگہ سے اپنے تمام کاموں کو ٹریک کرسکتے ہیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں ٹاسکس شامل کرنا
ٹاسکس ایپ نے اس سال کے شروع میں مرحلہ وار شروع کیا تھا اور اب یہ عام طور پر Microsoft 365 سبسکرپشن کے ساتھ ہر ایک کے لیے دستیاب ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیمز فری صارفین کو ایپ تک رسائی حاصل نہیں ہے۔
آپ مائیکروسافٹ ٹیمز میں ٹاسکس ایپ کو سسٹم وائیڈ ایپ کے بطور یا چینل میں ٹیب کے طور پر شامل کر سکتے ہیں۔ جب آپ چینل میں ٹاسکس کو بطور ٹیب شامل کرتے ہیں، تو اس میں آپ کے ذاتی کام شامل نہیں ہوں گے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں ٹاسکس ایپ کو شامل کرنے سے پہلے، ایک چیز یاد رکھنے کی ہے۔ آپ کو "Tasks" کے نام سے ایپ نہیں ملے گی۔ فی الحال، آپ اسے 'پلانر' کے نام سے پائیں گے۔
دھیرے دھیرے، نام بدل کر 'Tasks by Planner and To-do' ہو جائے گا اور آخر کار 'Tasks' بننے سے پہلے۔ پہلے میں تبدیلی شروع ہو چکی ہے، اور کچھ صارفین کو 'پلانر' کے بجائے اس نام سے ایپ مل سکتی ہے۔ لیکن نام سے کوئی فرق نہیں پڑتا، فعالیت ایک جیسی ہے۔
Tasks ایپ استعمال کرنے کے لیے، بائیں جانب نیویگیشن بار پر ’مزید ایڈڈ ایپس‘ آپشن (تین نقطوں) پر کلک کریں۔
پھر، 'ایپ تلاش کریں' سرچ بار پر کلک کریں اور 'پلانر' تلاش کریں۔ ایپ کو اپنے مائیکروسافٹ ٹیمز روسٹر میں شامل کرنے کے لیے اس پر کلک کریں۔
ایپ کی تفصیل ونڈو کھل جائے گی۔ ایپ کو انسٹال کرنے کے لیے 'Add' بٹن پر کلک کریں۔
نیویگیشن بار پر منصوبہ ساز (یا، منصوبہ ساز اور کرنے کے لیے کام، بعض صورتوں میں) ظاہر ہوگا۔ آپ مستقبل میں رسائی کے لیے ایپ کو نیویگیشن بار پر پن بھی کر سکتے ہیں۔ ایپ پر دائیں کلک کریں اور آپشن مینو سے 'پن' کو منتخب کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں میں ٹاسکس کا استعمال
Microsoft Teams پر Tasks ایپ آپ کے کاموں کو دو حصوں میں دکھاتی ہے: 'میرے کام' اور 'مشترکہ منصوبے'۔
'My Tasks' سیکشن میں Microsoft To-do ایپ سے آپ کی فہرستیں شامل ہیں، ساتھ ہی وہ کوئی بھی کام جو آپ نے To Do اور Outlook میں شامل کیا ہے۔ اس میں 'مجھے تفویض کردہ' کے لیے ایک سیکشن بھی شامل ہے جو پلانر کے کسی بھی کام کو ظاہر کرتا ہے جو خاص طور پر آپ کو تفویض کیے گئے ہیں تاکہ آپ کے پاس کاموں کی فہرست ہمیشہ ہاتھ میں رہ سکے۔
مشترکہ منصوبوں کے سیکشن میں پلانر ایپ کے وہ کام یا منصوبے شامل ہیں جو ٹیموں میں شامل کیے گئے ہیں۔
'میرے کام' سیکشن میں اہم اور منصوبہ بند زمرے بھی شامل ہیں۔ اہم زمرہ ان تمام کاموں کو دکھاتا ہے جن پر آپ نے ستارے کا نشان لگایا ہے، کرنے سے لے کر کرنے کے ساتھ ساتھ پلانر میں آپ کو تفویض کردہ کام بھی۔
منصوبہ بند زمرہ آپ کے تمام کاموں کو دکھاتا ہے جن کی ایک مقررہ تاریخ ہے، کرنے سے لے کر کرنے کے ساتھ ساتھ پلانر جو آپ کو تفویض کیے گئے ہیں، تاریخ کے لحاظ سے ترتیب دیے گئے ہیں تاکہ آپ اپنے ٹائم ٹیبل پر نظر رکھ سکیں۔ یہ ان منصوبوں کے کام بھی دکھاتا ہے جو آپ کی ٹیموں کا حصہ نہیں ہیں لیکن مقامی منصوبہ ساز ایپ میں موجود ہیں۔
نئے کاموں کی تخلیق
ٹاسکس ایپ صرف ان دیگر ایپس سے آپ کے تمام کام نہیں دکھاتی ہے۔ آپ نئے کام بھی بنا سکتے ہیں۔
نئی فہرستیں یا منصوبے بنانے کے لیے اسکرین کے نیچے کی جانب 'نئی فہرست یا منصوبہ' اختیار پر کلک کریں۔
نیا کام بنانے کے لیے ونڈو ظاہر ہوگی۔ اپنی فہرست دیں یا عنوان کا منصوبہ بنائیں۔ پھر، 'Create in' کے تحت ڈراپ ڈاؤن مینو پر جائیں اور منتخب کریں کہ یہ کس قسم کا کام ہونے والا ہے۔ اگر آپ نجی فہرست یا ٹیم کا نام بنانا چاہتے ہیں تو 'میرے کام' کو منتخب کریں، اور اگر آپ مشترکہ منصوبہ بنانا چاہتے ہیں تو چینل کو منتخب کریں۔
پھر، 'تخلیق' بٹن پر کلک کریں۔
موجودہ فہرست یا پلان میں نیا کام بنانے کے لیے پہلے اس فہرست/پلان پر جائیں۔ فرض کریں کہ آپ To-do کے لیے ایک نیا ذاتی ٹاسک بنانا چاہتے ہیں، 'My Tasks' کے تحت 'Tasks' پر جائیں۔
پھر، 'Add a Task' آپشن پر کلک کریں۔
کام کا عنوان درج کریں، اور ترجیحی حیثیت یا مقررہ تاریخ درج کریں اگر کوئی ہے۔ اور کام کو محفوظ کرنے کے لیے 'اوکے' بٹن (چیک مارک آئیکن) پر کلک کریں۔
کام کے بارے میں مزید معلومات میں ترمیم کرنے کے لیے، جیسے کہ تفصیل یا ذیلی کام شامل کرنا، ٹاسک پر کلک کریں۔
ایڈیٹنگ ونڈو کھل جائے گی۔ 'چیک لسٹ' پر جائیں اور اس کام کے لیے ذیلی ٹاسک شامل کریں جہاں یہ کہتا ہے 'ایک آئٹم شامل کریں'۔
اسی طرح، ایک نئے مشترکہ پلان ٹاسک کے لیے، پلان کے نام پر جائیں اور 'Add a Task' آپشن پر کلک کریں۔ کسی پلان میں نئے کام کے لیے فرق صرف کالم کیٹیگریز کا ہوگا۔ پلانر کے لیے نیا ٹاسک بناتے وقت آپ 'Asigned To' اور 'Bucket' زمروں کے لیے تفصیلات درج کر سکتے ہیں۔
اپنے کاموں کو دیکھنا
کرنے کے کاموں کو صرف ایک فہرست کے طور پر دیکھا جا سکتا ہے، لیکن پلانر کے کام 4 قسم کے نظارے کو سپورٹ کرتے ہیں۔ آپ اپنے کاموں کو فہرست، بورڈ، چارٹ، یا شیڈول کی شکل میں دکھا سکتے ہیں۔
پہلے سے طے شدہ طور پر، 'لسٹ' کا منظر نظر آئے گا۔
بورڈ ویو تمام کاموں کو بورڈ پر کارڈز کی شکل میں دکھاتا ہے، جو مائیکروسافٹ 365 میں مقامی پلانر ایپ میں ڈیفالٹ ویو ہے۔
چارٹ ویو پلان سے متعلق تمام اعدادوشمار کو چارٹ کی شکل میں دکھاتا ہے جو اسے زیادہ بصری بناتا ہے اور اس لیے تمام معلومات کا ٹریک رکھنا آسان ہوتا ہے۔
اور شیڈول ویو آپ کے تمام کاموں کو کیلنڈر پر دکھائے گا جس سے آپ کی ڈیڈ لائنز کو ٹریک کرنا آسان ہو جائے گا۔
منظر کو تبدیل کرنے کے لیے، ٹاسکس کے اوپر ٹول بار کے دائیں کونے میں متعلقہ آپشن پر کلک کریں۔
ٹاسکس کو بطور ٹیب استعمال کرنا
آپ ٹیمز چینل میں ٹاسکس کو بطور ٹیب بھی شامل کر سکتے ہیں۔ جب کسی چینل میں شامل کیا جاتا ہے، تو ایپ میں آپ کے ذاتی کاموں کو ٹو ڈو سے شامل نہیں کیا جائے گا۔ چینل میں Tasks ایپ کے ساتھ، آپ کی ٹیم باہمی تعاون کے ساتھ منصوبے بنا سکتی ہے اور تمام کاموں کو منظم رکھ سکتی ہے۔
اس چینل پر جائیں جس میں آپ پلانر کو شامل کرنا چاہتے ہیں اور ایک نیا ٹیب شامل کرنے کے لیے سب سے اوپر ’+‘ آئیکن پر کلک کریں۔
ایپس سے 'پلانر' تلاش کریں اور اس پر کلک کریں۔ آپ یا تو نیا منصوبہ بنا سکتے ہیں یا پہلے سے موجود کو شامل کر سکتے ہیں۔ اپنے مطلوبہ آپشن کے مطابق ریڈیو بٹن کو منتخب کریں، اور پھر یا تو کسی پلان کا نام درج کریں (نیا پلان بنانے کے لیے) یا ڈراپ ڈاؤن مینو سے موجودہ پلان کو منتخب کریں۔ پھر، 'محفوظ کریں' کے اختیار پر کلک کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز میں نئی ٹاسکس ایپ ٹاسک کے انتظام، ٹیم کے ساتھ ساتھ ذاتی، کیک کا ایک ٹکڑا بنائے گی۔ اور آنے والے مہینوں میں صرف ایپ میں اضافہ دیکھنے کو ملے گا، جس میں مزید اضافے جیسے بار بار چلنے والے کام، مائی ڈے لسٹ، وغیرہ بھی آ رہے ہیں۔