ایکسل میں معلومات کو نمایاں کرنے کے لیے مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کیسے کریں۔

مشروط فارمیٹنگ آپ کو اہم ڈیٹا کو نمایاں کرنے اور مخصوص معیارات پر پورا اترنے والے سیلز پر مخصوص فارمیٹنگ لاگو کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

Excel کی مشروط فارمیٹنگ ایک طاقتور خصوصیت ہے جو آپ کو کسی شرط (یا معیار) کی بنیاد پر سیلز کی شکل تبدیل کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ مشروط فارمیٹنگ ایکسل اسپریڈشیٹ میں ذخیرہ شدہ ڈیٹا کو نمایاں کرنے، اس پر زور دینے یا فرق کرنے میں مدد کرتی ہے۔

تمام مشروط فارمیٹنگ کے اصول سادہ منطق پر مبنی ہیں: اگر شرائط درست ہیں، تو مخصوص فارمیٹنگ لاگو کی جائے گی۔ اگر شرائط غلط ہیں، تو فارمیٹنگ لاگو نہیں ہوگی۔

مشروط فارمیٹنگ آپ کو ڈیٹاسیٹ میں اہم ڈیٹا کو نمایاں کرنے، بے ضابطگیوں پر زور دینے، اور ڈیٹا بارز، رنگوں اور آئیکن سیٹس کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا کو دیکھنے میں مدد کرتی ہے۔ اس ٹیوٹوریل میں، ہم دریافت کریں گے کہ کس طرح شرط کی بنیاد پر سیلز یا سیلز کی رینجز کو نمایاں کرنے کے لیے مشروط فارمیٹنگ کا اطلاق کیا جائے۔

ایکسل مشروط فارمیٹنگ کا اطلاق کیسے کریں۔

مثال کے طور پر، آپ ایک بڑی انوینٹری کی فہرست کے انتظام کے انچارج ہیں جس میں متعدد اشیاء اور ان کی متعلقہ مقدار اسٹاک میں ہے۔ اور اگر کسی خاص آئٹم کے اسٹاک میں مقدار نیچے جاتی ہے، تو آئیے 50 کہتے ہیں، یہ ضروری ہے کہ آپ کو اس کی ضرورت ہو، تاکہ آپ اسے دوبارہ ذخیرہ کرسکیں۔

اگر اس انوینٹری کی فہرست میں سیکڑوں قطاروں والا ڈیٹا سیٹ ہے، تو یہ دیکھنے کے لیے قطار در قطار تلاش کرنا زیادہ مؤثر نہیں ہے کہ آیا اس کالم میں ’50‘ سے نیچے کوئی نمبر موجود ہے۔ یہی وہ جگہ ہے جہاں مشروط فارمیٹنگ کی خصوصیت کام آتی ہے۔ اپنے ماؤس کے ساتھ چند کلکس کے ذریعے، آپ کالم میں تمام اقدار کو نمایاں کر سکتے ہیں جو ’50‘ سے کم ہیں۔

ہائی لائٹ رولز کے ساتھ مشروط فارمیٹنگ

ہماری مثال میں، ہمارے پاس ایک ورک شیٹ ہے جس میں کچھ پروڈکٹس کے سیلز ریکارڈ ہوتے ہیں۔ ہم اس رقم کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں جو فروخت میں 500 سے کم ہے۔

ایسا کرنے کے لیے، پہلے سیل رینج کا انتخاب کریں جس پر آپ اصول (حالت) لاگو کرنا چاہتے ہیں۔ ہماری مثال میں، ہم 'رقم' کالم میں 500 سے کم رقم کو ہائی لائٹ کرنا چاہتے ہیں، لہذا کالم D کو منتخب کریں۔ آپ سیلز کی ایک رینج یا ایک سے زیادہ سیل رینجز، یا یہاں تک کہ ایک پوری شیٹ میں اقدار کو ہائی لائٹ کر سکتے ہیں۔

پھر 'ہوم' ٹیب پر جائیں اور 'مشروط فارمیٹنگ' پر کلک کریں۔ ڈراپ ڈاؤن سے 'ہائی لائٹ سیلز رولز' کو منتخب کریں اور چونکہ ہم 500 سے کم ویلیوز تلاش کرنا چاہتے ہیں، اس لیے 'اس سے کم' آپشن پر کلک کریں۔ ایکسل سات پیش سیٹ ہائی لائٹ رولز پیش کرتا ہے۔ آپ ان میں سے کسی کو بھی ڈیٹا کو اجاگر کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔

اگلا، ایک 'کم سے کم' ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوگا۔ اس میں، 'فارمیٹ سیلز جو اس سے کم ہیں' باکس میں '500' درج کریں اور اس کے ساتھ والے ڈراپ ڈاؤن میں ہائی لائٹ کے لیے فارمیٹنگ کو منتخب کریں۔

اب، وہ سیل جو اپنی اقدار میں 500 سے کم پر مشتمل ہوں گے انہیں منتخب کردہ فارمیٹنگ میں نمایاں کیا جائے گا۔

آئیے دیکھتے ہیں کہ ایک مخصوص ٹیکسٹ سٹرنگ پر مشتمل اقدار کو کیسے اجاگر کیا جائے۔ درج ذیل مثال میں، ہم نیو ساؤتھ ویلز (NSW) کے تمام ملازمین کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں۔

ایسا کرنے کے لیے، ہوم ٹیب پر جائیں ->مشروط فارمیٹنگ -> سیلز کے اصولوں کو ہائی لائٹ کریں -> متن جس پر مشتمل ہو۔

آپ 'ہائی لائٹ سیلز رولز' افقی ڈراپ ڈاؤن مینو میں دیگر اختیارات استعمال کر سکتے ہیں تاکہ ڈپلیکیٹ ویلیوز، تاریخیں، اس سے زیادہ، برابر، یا قدروں کے درمیان ہوں۔

ڈائیلاگ باکس پر مشتمل متن میں، باکس میں 'NSW' درج کریں اور فارمیٹنگ کا انتخاب کریں، اور 'OK' پر کلک کریں۔

نتیجہ:

اوپر/نیچے کے قواعد کے ساتھ مشروط فارمیٹنگ

ٹاپ/باٹم رولز ایک دوسرے مددگار بلٹ ان پری سیٹ کنڈیشنل فارمیٹنگ رولز ہیں جو Excel میں دستیاب ہیں۔ یہ اصول آپ کو آئٹمز کی سب سے اوپر (n) تعداد، سب سے اوپر (n) فیصد کی تعداد، نیچے کی (n) اشیاء کی تعداد، نیچے (n) فیصد کی تعداد، یا اوپر کی سیل اقدار پر توجہ دلانے کی اجازت دیتے ہیں۔ اوسط یا اوسط سے کم۔

فرض کریں کہ آپ کے پاس ایک اسپریڈ شیٹ میں طالب علم کے مارکس کا ریکارڈ ہے اور آپ اس فہرست سے ٹاپ 10 پرفارمرز (ٹاپ 10 رینک) کو تلاش کرنا چاہتے ہیں۔ مشروط فارمیٹنگ کے ساتھ، آپ ٹاپ 10 نمبرز یا ٹاپ 15، یا ٹاپ آئٹمز کی کسی بھی (n) تعداد کو ہائی لائٹ کر سکتے ہیں۔ سیلز کی ایک رینج میں ٹاپ 10 آئٹمز کو نمایاں کرنے کے لیے، پہلے ٹیبل میں رینج (کل) کو منتخب کریں۔

پھر، 'مشروط فارمیٹنگ' پر جائیں، 'ٹاپ/باٹم رولز' کو پھیلائیں اور 'ٹاپ 10 آئٹمز..' آپشن کو منتخب کریں۔

'ٹاپ 10 آئٹمز' ڈائیلاگ باکس میں، بائیں فیلڈ میں چھوٹے تیروں کا استعمال کرتے ہوئے رینک کی تعداد کو تبدیل کریں۔ اگر آپ اپنی مارک لسٹ میں ٹاپ 20 رینک (کل مارک) کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں، تو نمبر کو 20 پر سیٹ کریں۔ پہلے سے طے شدہ نمبر 10 ہے، اس لیے ہم اسے برقرار رکھتے ہیں۔ دائیں فیلڈ میں سیل فارمیٹنگ کا انتخاب کریں اور 'OK' پر کلک کریں۔

'ٹوٹل' کالم کے ٹاپ 10 نمبرز کو نمایاں کیا گیا ہے جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔

فرض کریں کہ آپ اسی مارک شیٹ میں 'امتحان 1' کالم میں اوسط سے کم نمبر تلاش کرنا چاہتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، ہوم ٹیب پر جائیں ->مشروط فارمیٹنگ ->ٹاپ/باٹم رولز ->نیچے اوسط۔

آپ پہلے سے طے شدہ شرائط میں سے کسی ایک کو منتخب کرنے کے بجائے اپنی مشروط فارمیٹنگ ترتیب دے سکتے ہیں۔ اپنی فارمیٹنگ بنانے کے لیے، 'اوسط سے نیچے' ونڈو میں 'کسٹم فارمیٹ' کا اختیار منتخب کریں۔

ایک نئی فارمیٹ سیل ونڈو کھل جائے گی، یہاں آپ اپنے فارمیٹنگ سیلز کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ ہم اوسط سے نیچے کے نشانات کو نمایاں کرنے کے لیے نارنجی رنگ کا انتخاب کر رہے ہیں۔ ایک بار، آپ کے ختم ہونے پر نتیجہ دیکھنے کے لیے دو بار 'OK' پر کلک کریں۔

نتیجہ:

ڈیٹا بارز کا اطلاق کریں۔

ڈیٹا بارز آپ کے سیلز میں صرف افقی بارز ہیں۔ بار کا سائز منتخب کردہ رینج میں دوسرے سیلز کی قدر سے متعلقہ سیل کی قدر سے متعلق ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ شارٹ بار کی قدر دیگر سیل ویلیوز کے مقابلے میں کم ہے اور لمبی بار کا مطلب ہے کہ دیگر سیل ویلیوز کے مقابلے قدر زیادہ ہے۔

سب سے پہلے، سیلز کی وہ رینج منتخب کریں جسے آپ ڈیٹا بارز کے ساتھ تصور کرنا چاہتے ہیں۔

اس کے بعد، 'ہوم' ٹیب میں 'مشروط فارمیٹنگ' پر جائیں، پھر ڈراپ ڈاؤن میں 'ڈیٹا بارز' کو پھیلائیں اور ڈیٹا بار کی اپنی پسند کا انتخاب کریں۔

ڈیٹا بار فارمیٹ اور دیگر فارمیٹس میں فرق یہ ہے کہ یہ کسی خاص شرط کو پورا کرنے کے بجائے تمام سیلز پر ظاہر ہوتا ہے۔

رنگین ترازو کا اطلاق کریں۔

رنگ کے پیمانے ڈیٹا بارز سے بہت ملتے جلتے ہیں کیونکہ یہ دونوں انفرادی سیل کی قدر کو منتخب رینج میں دوسرے سیلز کی قدر سے جوڑتے ہیں۔ تاہم، ڈیٹا بارز سیل ویلیو کو بار کی لمبائی کے حساب سے تصور کرتے ہیں، جبکہ رنگ کے پیمانے اسے رنگین میلان کے ساتھ کرتے ہیں۔

ہر رنگ کے پیمانے کا اختیار دو یا تین رنگوں کے میلان پیٹرن کا استعمال کرتا ہے۔ ایک رنگ اعلی ترین اقدار کے لیے مختص کیا جاتا ہے، دوسرا رنگ سب سے کم قدروں کے لیے مختص کیا جاتا ہے اور درمیان میں موجود دیگر تمام قدروں کو ان دو رنگوں کا مرکب ملتا ہے۔

اس کے لیے، ہم وہی مثال استعمال کریں گے جو ہم ڈیٹا بارز کے لیے استعمال کرتے تھے۔ سیل رینج کو منتخب کریں، ہوم پر جائیں -> مشروط فارمیٹنگ -> رنگ کے پیمانے۔ پھر، کلر اسکیلز افقی ڈراپ ڈاؤن مینو سے رنگ کی حد منتخب کریں۔

جب ہم نے پہلی رنگ کی حد کا انتخاب کیا، تو سرخ رنگ کو سب سے کم قیمت پر، سبز رنگ کو سب سے زیادہ قیمت پر الاٹ کیا جاتا ہے، اور اس کے درمیان کی تمام قدریں الاٹ کیے گئے رنگ ہیں جو سرخ اور سبز رنگوں کا مرکب ہیں (جیسا کہ نیچے دکھایا گیا ہے)۔ چونکہ پیلے رنگ کو سرخ اور سبز کو یکساں شدت سے ملا کر بنایا گیا ہے، اس لیے اس کے ساتھ اوسط قدروں والے خلیات تفویض کیے گئے ہیں۔

آئیکن سیٹ لگائیں۔

آئیکن سیٹ ہر سیل کے اندر موجود ڈیٹا کو دیکھنے اور سیل کو ایک دوسرے سے منسلک کرنے کا ایک اور طریقہ ہے۔

سیلز کو منتخب کریں اور ہوم –>مشروط فارمیٹنگ –> آئیکن سیٹ پر کلک کریں۔ آپ ان آئیکون سیٹوں میں سے کسی کو بھی منتخب کر سکتے ہیں جو آپ کی ضرورت کے لیے زیادہ موزوں ہو۔ ہماری مثال کے لیے، ہم ڈائریکشنل کے تحت پہلا آپشن منتخب کریں گے۔

سرخ، پیلے اور سبز تیر جو بالترتیب کم، درمیانی یا زیادہ قیمت والی اشیاء کی نشاندہی کرتے ہیں۔

مشروط فارمیٹنگ کو ہٹا دیں۔

مشروط فارمیٹنگ کو ہٹانے کے لیے، 'ہوم' ٹیب میں 'مشروط فارمیٹنگ' آپشن پر واپس جائیں اور 'کلیئر رولز' پر کلک کریں۔ پھر، منتخب کریں کہ آپ کن اصولوں کو صاف کرنا چاہتے ہیں۔

ہم ورک شیٹ سے تمام مشروط فارمیٹنگ کو ہٹانے کے لیے 'پوری شیٹ سے اصول صاف کریں' کا انتخاب کریں گے۔

اب، آپ نے سیکھ لیا ہے کہ کس طرح ایکسل کی پیش سیٹ حالت کے ساتھ سیلز کو فارمیٹ کرنے کے لیے مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کرنا ہے۔