زوم میں بریک آؤٹ رومز کو کیسے فعال اور استعمال کریں۔

ورچوئل بریک آؤٹ سیشنز بنانے اور زوم میٹنگ میں شرکاء کو گروپ ٹاسک تفویض کرنے کے لیے اساتذہ اور ٹرینرز کے لیے مکمل گائیڈ

بہت سی تنظیمیں، خواہ وہ اسکول ہوں، ورچوئل ٹیوشن ہوں اور یہاں تک کہ کاروبار، جب سے ہم پر وبائی بیماری آئی ہے، زوم میٹنگز/کالز میں تبدیل ہو رہی ہیں۔ اس آن لائن ویڈیو کانفرنسنگ پلیٹ فارم کی کارکردگی کافی قابل ذکر رہی ہے۔ یہ سافٹ ویئر ورچوئل بریک آؤٹ سیشنز بنانے میں بھی سہولت فراہم کرتا ہے تاکہ اساتذہ اور ٹرینرز کو زوم میٹنگ میں شرکاء کو گروپ ٹاسک تفویض کرنے میں مدد ملے۔

بریک آؤٹ روم خاص طور پر ان اساتذہ کے لیے مفید ہیں جو طلباء کے لیے آن لائن کلاسز کا انعقاد کرتے ہیں۔ آئیے کہتے ہیں، مثال کے طور پر، کسی گروپ اسائنمنٹ یا پروجیکٹ کے لیے، ایک استاد زوم میں بریک آؤٹ روم بنا سکتا ہے اور گروپس میں طلباء کو ہر بریک آؤٹ روم میں تفویض کر سکتا ہے۔ طلباء گروپ میں تفویض پر ان کو الاٹ کردہ بریک آؤٹ روم میں تعاون کر سکیں گے اور استاد ہر بریک آؤٹ روم میں طلباء کی نگرانی کر سکتا ہے۔ بالکل ایک حقیقی کلاس روم کی طرح۔

بریک آؤٹ رومز کو کیسے فعال کریں۔

صرف 'ایڈمن' اکاؤنٹس زوم میں بریک آؤٹ روم بنا اور استعمال کر سکتے ہیں۔ اگر آپ کسی اسکول میں استاد ہیں، تو اپنے اسکول کی IT انتظامیہ سے تمام اساتذہ کے استعمال کے لیے بریک آؤٹ روم کی خصوصیت کو فعال کرنے کو کہیں۔

اگر آپ کو اپنے زوم اکاؤنٹ پر ایڈمن تک رسائی حاصل ہے، تو zoom.us/profile پر جائیں، بائیں جانب 'پرسنل' سیکشن کے تحت 'سیٹنگز' آپشن پر کلک کریں، اور 'ان میٹنگ (ایڈوانسڈ) پر کلک کریں۔ ' آگے بڑھنے کے حق پر آپشن۔

ایڈوانسڈ میٹنگ سیٹنگ کے تحت دوسرا آپشن وہی ہوگا جس کے ہم بعد میں ہیں۔ اس کے ساتھ والے ٹوگل بار کو نیلے رنگ پر سلائیڈ کرکے 'بریک آؤٹ روم' آپشن کو فعال کریں۔

اب، آپ اپنی میٹنگ کے شرکاء کو الگ الگ گروپس میں تقسیم کر سکیں گے تاکہ وہ گروپس میں اسائنمنٹس پر تعاون کر سکیں۔

اپنے اکاؤنٹ پر بریک آؤٹ رومز کو فعال کرنے کے بعد، ایک زوم میٹنگ بنائیں اور تمام شرکاء کو اس میں مدعو کریں۔

زوم میٹنگ میں بریک آؤٹ رومز بنانا

زوم میٹنگ ونڈو پر، آپ کو میزبان کنٹرول بار پر 'بریک آؤٹ رومز' کا آپشن نظر آئے گا۔ جاری میٹنگ کے لیے بریک آؤٹ رومز کو ترتیب دینے کے لیے اس پر کلک کریں۔

بریک آؤٹ روم پاپ اپ ڈائیلاگ پر، آپ ان کمروں کی تعداد کا انتخاب کر سکتے ہیں جن میں آپ شرکاء کو تقسیم کرنا چاہتے ہیں۔ 'Asign participants into' آپشن کے ساتھ والے باکس پر کلک کریں اور بریک آؤٹ رومز کی تعداد درج کریں جو آپ بنانا چاہتے ہیں۔

آپ 'دستی طور پر' اختیار کا انتخاب کرکے شرکاء کو خود تقسیم کر سکتے ہیں۔ یا آپ پہلے سے طے شدہ 'خودکار' آپشن کو فعال رکھ سکتے ہیں تاکہ زوم کو تناسب سے شرکاء کو الگ الگ گروپس میں تقسیم کرنے کی اجازت دی جائے جو آپ نے تخلیق کرنے کے لیے منتخب کیے گئے بریک آؤٹ رومز کی تعداد کی بنیاد پر کیے ہیں۔ یہ شرکاء کی تعداد دکھائے گا جو ڈائیلاگ باکس کے نیچے ہر کمرے میں شامل کیے جائیں گے۔

ایک بار جب آپ تفصیلات کے ساتھ کام کر لیں تو، ڈائیلاگ باکس کے نیچے 'Create Rooms' بٹن پر کلک کریں۔

زوم بریک آؤٹ رومز بنائے گا اور تصادفی طور پر ہر کمرے میں شرکاء کی مساوی تعداد کو شامل کرے گا۔ (جب تک میٹنگ میں شرکا کی تعداد برابر ہو) اگر آپ نے 'خودکار' اختیار منتخب کیا ہے۔

پہلے سے طے شدہ طور پر، بریک آؤٹ رومز کا نام 'بریک آؤٹ روم 1'، 'بریک آؤٹ روم 2'، اور اسی طرح رکھا جائے گا۔ آپ کمرے کے نام پر ماؤس کرسر کو ہوور کر کے اور 'نام تبدیل کریں' کے آپشن کو منتخب کر کے بریک آؤٹ کمروں کا نام تبدیل کر سکتے ہیں۔

بریک آؤٹ رومز کے درمیان شرکاء کو منتقل یا تبادلہ کریں۔

اگر زوم کا خودکار انتظام آپ کو اچھا نہیں لگتا ہے، تو آپ شرکا کے نام پر منڈلا کر اور 'منتقل کریں' یا 'ایکسچینج' کے اختیارات کو منتخب کرکے بریک آؤٹ رومز کے درمیان شرکا کو منتقل یا تبادلہ کر سکتے ہیں۔

کسی خاص شریک کو دوسرے کمرے میں لے جانے کے لیے، اس شخص کے نام کے آگے 'موو ٹو' بٹن پر کلک کریں (ہوور کرنے کے بعد) اور وہ کمرہ منتخب کریں جو آپ ان کے لیے تفویض کرنا چاہتے ہیں۔

اسی طرح، کسی شریک کو کسی دوسرے کمرے سے ان کے نام کے آگے 'Exchange' کا اختیار منتخب کرکے اس کے ساتھ تبدیل کریں۔

بریک آؤٹ روم کے اختیارات کو ترتیب دیں۔

اپنی میٹنگ کے لیے بریک آؤٹ رومز کو مزید حسب ضرورت بنانے کے لیے، بریک آؤٹ رومز ڈائیلاگ کے نیچے 'آپشنز' بٹن پر کلک کریں۔

آپشنز اسکرین پر، آپ 'تمام شرکاء کو خود بخود بریک آؤٹ رومز میں منتقل کریں' کے آپشن کو فعال کر سکتے ہیں تاکہ شرکاء کو تفویض کردہ بریک آؤٹ رومز میں خود بخود داخل کر سکیں اور ان میں شامل ہوں۔ اگر آپ یہ اختیار استعمال نہیں کرتے ہیں، تو آپ کے رسائی کے لیے کمرے کھولنے کے بعد شرکاء کو دستی طور پر بریک آؤٹ رومز میں شامل ہونا پڑے گا۔

آپشنز میں، آپ بریک آؤٹ رومز کو ایک مخصوص وقت کے بعد خود بخود بند ہونے کے لیے کنفیگر کر سکتے ہیں اور ان منٹوں کی تعداد درج کر کے جو آپ چاہتے ہیں کہ بریک آؤٹ سیشنز جاری رہیں، اور آپ ایک 'کاؤنٹ ڈاؤن ٹائمر' کو بھی فعال کر سکتے ہیں تاکہ آپ اپنے شرکاء کو یہ جان سکیں کہ کب ایک بریک آؤٹ روم بند ہونے والا ہے۔

بریک آؤٹ سیشن شروع کریں۔

آخر میں، بریک آؤٹ سیشن شروع کریں تمام بریک آؤٹ رومز کو کھول کر شرکاء کے لیے جوائن کریں اور گروپ اسائنمنٹ پر کام شروع کریں۔ نچلے حصے میں 'تمام کمرے کھولیں' کے بٹن پر کلک کریں۔

اگر آپ نے شرکاء کو خود بخود بریک آؤٹ رومز میں شامل ہونے کے آپشن کو فعال نہیں کیا، تو شرکاء ان کے لیے بنائے گئے بریک آؤٹ روم میں شامل ہونے کے لیے اپنی زوم میٹنگ اسکرینز پر درج ذیل ڈائیلاگ باکس دیکھیں گے۔

تمام بریک آؤٹ رومز میں ایک پیغام نشر کریں۔

ایک بار جب آپ کے بریک آؤٹ روم کھل جاتے ہیں، اور تمام شرکاء اپنے اپنے کمروں میں شامل ہو جاتے ہیں، تو آپ بریک آؤٹ رومز ونڈو پر 'Badcast a message to all' بٹن پر کلک کر کے ان سب کو براڈکاسٹ پیغام بھیج سکتے ہیں۔

خود ایک بریک آؤٹ روم میں شامل ہوں۔

اس موقع پر، ایک میزبان کے طور پر، آپ نگرانی یا کسی چیز کے بارے میں شرکاء کی مدد کے لیے بریک آؤٹ روم میں شامل ہونے کا انتخاب بھی کر سکتے ہیں۔ بریک آؤٹ رومز کنفیگریشن ونڈو پر، جس کمرے میں آپ شامل ہونا چاہتے ہیں اس کے ساتھ والے 'جوائن' بٹن پر کلک کریں۔

تمام بریک آؤٹ رومز بند ہو رہے ہیں۔

ایک بار جب بریک آؤٹ سیشن مکمل ہو جائے اور آپ چاہتے ہیں کہ تمام شرکاء دوبارہ مرکزی میٹنگ میں شامل ہوں، تو بریک آؤٹ روم کے ڈائیلاگ باکس کے نیچے سرخ رنگ میں 'Close All Rooms' بٹن پر کلک کریں۔

یہ تمام شرکاء کو مرکزی زوم میٹنگ میں واپس لے آئے گا۔

بونس ٹپ: طے شدہ میٹنگز میں بریک آؤٹ رومز پہلے سے تفویض کریں۔

چونکہ بریک آؤٹ رومز زیادہ تر آن لائن کلاسز لینے والے اساتذہ کے لیے کارآمد ہوتے ہیں، اس لیے امکانات یہ ہیں کہ آپ اکثر شرکاء کے ساتھ اپنی میٹنگز کا شیڈول بناتے ہیں تاکہ ہر کوئی اپنے کیلنڈرز کو صاف کر سکے اور مقررہ وقت پر میٹنگ میں شامل ہونے کے لیے دستیاب ہوں۔

شکر ہے، آپ شیڈول میٹنگز کے لیے بریک آؤٹ رومز کو کنفیگر کر سکتے ہیں اور ساتھ ہی شرکا کو بریک آؤٹ رومز میں پہلے سے تفویض کر سکتے ہیں تاکہ میٹنگ جاری رہنے کے دوران آپ بریک آؤٹ سیشنز کو ترتیب دینے میں صرف ہونے والے وقت کو بچا سکیں۔

بریک آؤٹ رومز کو پہلے سے تفویض کرنے کے قابل ہونے کے لیے طے شدہ میٹنگز میں، آپ کو zoom.us/account/setting صفحہ پر اسی کے لیے آپشن کو فعال کرنے کی ضرورت ہے۔

'بریک آؤٹ روم' قطار کے نیچے موجود آپشن پر کلک کریں، جو کہتا ہے۔ 'میزبان کو شیڈولنگ کے دوران شرکاء کو بریک آؤٹ رومز میں تفویض کرنے کی اجازت دیں'.

ایک بار جب یہ ہو جائے تو، پورے راستے پر اسکرول کریں اور 'ذاتی' سیکشن کے تحت 'میٹنگز' آپشن کو منتخب کریں۔ پھر، کوئی بھی میٹنگ منتخب کریں جسے آپ 'آنے والی میٹنگز' کی فہرست کے تحت بریک آؤٹ رومز شامل کرنا چاہتے ہیں۔

اب، منتخب میٹنگ کے صفحہ کے نیچے 'اس میٹنگ میں ترمیم کریں' کا اختیار منتخب کریں۔

نوٹ: اگر آپ کے پاس پہلے سے کوئی میٹنگ طے شدہ نہیں ہے، تو نئی میٹنگ بنانے کے لیے 'نئی میٹنگ کا شیڈول' بٹن پر کلک کریں اور اسے مندرجہ ذیل ترتیب دیں۔

’میٹنگ آپشنز‘ نامی سیکشن تلاش کرنے کے لیے میٹنگ میں ترمیم/تخلیق کے صفحے پر مزید نیچے جائیں۔ آپشن کے ساتھ والے باکس پر نشان لگائیں جس میں لکھا ہے کہ 'بریک آؤٹ روم پری اسائنٹ'۔

پھر، میٹنگ کے شرکاء کو بریک آؤٹ روم بنانے اور پہلے سے تفویض کرنے کے لیے 'کمرے بنائیں' کے لنک پر کلک کریں۔

طے شدہ میٹنگ میں بریک آؤٹ روم شامل کرنے کے لیے پاپ اپ ڈائیلاگ باکس پر 'کمرے' کے آگے '+' بٹن پر کلک کریں۔

کمرہ بننے کے بعد، شرکاء کے نام ٹائپ کرنے کے لیے 'شرکاء شامل کریں' فیلڈ باکس پر کلک کریں اور انہیں بریک آؤٹ روم میں پہلے سے تفویض کریں۔

ان تمام بریک آؤٹ رومز کے لیے وہی مرحلہ دہرائیں جنہیں آپ بنانا چاہتے ہیں۔ ایک بار مکمل ہونے کے بعد، ڈائیلاگ کے نیچے دائیں جانب 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کریں۔

آخر میں، 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کرکے میٹنگ کے اختیارات کو شیڈول میٹنگ کے لیے محفوظ کریں۔

بریک آؤٹ رومز بنانا ایک وسیع عمل ہوسکتا ہے، لیکن یہ یقینی طور پر ایک موثر ہے۔ اس کے ذریعے، آپ اپنی ٹیم کالز، ورچوئل کلاس رومز یا کسی بھی قسم کے ٹریننگ سیشنز کو بہتر طریقے سے منظم کر سکتے ہیں۔