ایکسل میں گینٹ چارٹ کیسے بنائیں

Excel Gantt کو چارٹ کی قسم کے طور پر پیش نہیں کرتا ہے، لیکن اس ٹیوٹوریل کی مدد سے، آپ بار چارٹ سے آسانی سے Gantt چارٹ بنا سکتے ہیں۔

Gantt چارٹ ایک طاقتور پراجیکٹ مینجمنٹ ٹول ہے جو وقت کے ساتھ ساتھ پروجیکٹ کے شیڈول (ٹاسک یا ایونٹس) کی بصری نمائندگی فراہم کرتا ہے۔ یہ پروجیکٹ کے ٹائم ٹیبل میں ہر کام کے آغاز اور اختتامی اوقات کے ساتھ ساتھ پراجیکٹ کے کاموں کے درمیان سیریز اور باہمی انحصار کی نمائندگی کرتا ہے۔

بدقسمتی سے، Excel ایک Gantt چارٹ بنانے کے لیے اختیارات فراہم نہیں کرتا ہے، لہذا آپ کو ان بلٹ بار چارٹ کی قسم کو اپنی مرضی کے مطابق بنانا ہوگا۔ اس ٹیوٹوریل میں، ہم آپ کو دکھائیں گے کہ کس طرح ایک اسٹیکڈ بار چارٹ کو اپنی مرضی کے مطابق بنا کر ایکسل میں گانٹ چارٹ بنانا ہے۔

ایک پروجیکٹ ٹیبل بنائیں

ایکسل میں کوئی بھی چارٹ بنانے کا پہلا قدم آپ کے ڈیٹا کو اسپریڈ شیٹ میں داخل کرنا ہے۔ لہذا اپنے پروجیکٹ کا ڈیٹا درج کریں اور اسے الگ الگ قطاروں میں انفرادی پروجیکٹ کے کاموں میں تقسیم کریں اور وہ آپ کے گینٹ چارٹ کی بنیاد بناتے ہیں۔ ہر کام کے لیے الگ الگ کالموں میں ایک آغاز کی تاریخ، ایک اختتامی تاریخ، اور مدت (یعنی کاموں کو مکمل کرنے کے لیے درکار وقت) ہونا چاہیے۔

یہ سافٹ ویئر پروجیکٹ کے لیے ایک نمونہ سپریڈ شیٹ ہے۔

آپ کو اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا داخل کرنے اور کالموں کو ٹاسک، آغاز کی تاریخ، اختتامی تاریخ، اور دورانیہ (ہر کام کو ختم کرنے کے لیے درکار دنوں کی تعداد) کے بطور لیبل لگانے کی ضرورت ہے جیسا کہ اوپر والے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔ اس کے علاوہ، ٹاسک ڈیٹا کو شروع کی تاریخ کی ترتیب کے مطابق ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔

بار چارٹ بنائیں

اب جب کہ آپ کا ڈیٹا داخل ہو گیا ہے اور مناسب طریقے سے فارمیٹ کیا گیا ہے، آپ پہلے 'اسٹیکڈ بار چارٹ' بنا کر گانٹ چارٹ بنانا شروع کر سکتے ہیں۔

آپ پوری میز کو منتخب نہیں کر سکتے اور بار چارٹ داخل نہیں کر سکتے، اگر آپ ایسا کرتے ہیں تو آپ کو اس طرح کا گندا نتیجہ ملنے کا زیادہ امکان ہے:

لہذا، ہمیں چارٹ میں ایک ایک کرکے کالم شامل کرنے ہوں گے۔ ایسا کرنے کے لیے ان اقدامات پر عمل کریں:

آغاز کی تاریخ کی بنیاد پر اسٹیکڈ بار داخل کریں۔

سب سے پہلے، کالم ہیڈر کے ساتھ ٹیبل میں 'تاریخ شروع کریں' کی حد کو منتخب کریں، ہمارے معاملے میں یہ B1:B11 ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ کسی بھی خالی سیل کو منتخب نہ کریں۔

ربن میں 'انسرٹ' ٹیب پر جائیں، چارٹ گروپ میں 'بار چارٹ' آئیکن پر کلک کریں، اور 2-D بار سیکشن کے تحت 'اسٹیکڈ بار' کو منتخب کریں (جیسا کہ نیچے دکھایا گیا ہے)۔

اب شروع کی تاریخ کے ڈیٹا کی بنیاد پر بار چارٹ داخل کیا جاتا ہے۔ چارٹ کے نچلے حصے میں تاریخیں ایک دوسرے کو اوور لیپ کرتی نظر آ سکتی ہیں، لیکن باقی ڈیٹا شامل ہونے کے بعد یہ بدل جائے گی۔

دورانیہ کا ڈیٹا شامل کریں۔

اب ہمیں گینٹ چارٹ میں دورانیہ کا ڈیٹا شامل کرنے کی ضرورت ہے۔

ایسا کرنے کے لیے، چارٹ ایریا میں کہیں بھی دائیں کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو سے 'ڈیٹا منتخب کریں' کو منتخب کریں۔

منتخب ڈیٹا سورس ونڈو ظاہر ہوگی۔ آپ دیکھیں گے کہ 'شروع کی تاریخ' پہلے سے ہی Legend Entrys (Series) باکس کے نیچے شامل کر دی گئی ہے۔ اور اب آپ کو وہاں دورانیہ کا ڈیٹا داخل کرنے کی ضرورت ہے۔

Excel کی 'Edit Series' پاپ اپ ونڈو کو کھولنے کے لیے 'Add' بٹن پر کلک کریں۔ سیریز میں ترمیم کریں ڈائیلاگ باکس میں دو فیلڈز ہیں، 'سیریز کا نام' فیلڈ میں 'دورانیہ' ٹائپ کریں، پھر 'سیریز ویلیوز' فیلڈ پر کلک کریں، اور سیریز کے لیے دورانیہ کی قدروں کی حد (ہمارے معاملے میں، C1:C11) منتخب کریں۔ اقدار لیکن کالم ہیڈر نہ منتخب کریں، صرف اقدار۔ پھر، 'OK' پر کلک کریں۔

یہ آپ کو ڈیٹا سورس سلیکٹ ونڈو پر واپس لے جائے گا، جہاں آپ کو 'تاریخ آغاز' اور 'دورانیہ' کو Legend Entrys (Series) کے تحت شامل کیا گیا ہے۔

نتیجہ:

چارٹ میں ٹاسک کے نام شامل کریں۔

اگلا مرحلہ چارٹ کے عمودی محور پر دورانیہ (دن) کو کاموں کے ناموں سے بدل رہا ہے۔

چارٹ ایریا کے اندر کہیں بھی دائیں کلک کریں اور ڈیٹا سورس کو منتخب کرنے والی ونڈو کو دوبارہ لانے کے لیے 'Select Data' کا اختیار منتخب کریں۔ بائیں پین پر 'تاریخ شروع کریں' کو منتخب کریں اور افقی (زمرہ) ایکسس لیبلز کے تحت دائیں پین پر 'ترمیم' بٹن پر کلک کریں۔

ایک چھوٹا محور لیبل ونڈو ظاہر ہوگا۔ اس میں، ایکسس لیبل رینج باکس پر کلک کریں اور ٹیبل سے ٹاسک رینج کو منتخب کریں جیسا کہ آپ نے دورانیہ کے ڈیٹا کے لیے کیا تھا۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ کالم ہیڈر سیل یا خالی سیل منتخب نہ کریں۔

دونوں ونڈو کو بند کرنے کے لیے دو بار 'OK' پر کلک کریں۔

اب آپ کے چارٹ میں عمودی محور پر کام کی تفصیل ہونی چاہیے اور کچھ اس طرح نظر آئے گا:

یہ ایک Gantt چارٹ کی طرح نظر آنے لگا ہے، لیکن ہم نے ابھی تک کام نہیں کیا ہے۔

بار چارٹ کو گینٹ چارٹ میں تبدیل کریں۔

اب آپ کو نئے بنائے گئے اسٹیکڈ بار چارٹ کو گینٹ چارٹ میں تبدیل کرنے کے لیے فارمیٹ کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ کو چارٹ کی نیلی سلاخوں کو حذف کرنے کی ضرورت ہے۔آرڈر کریں کہ کاموں کی نمائندگی کرنے والی صرف سنتری کی سلاخیں نظر آئیں گی۔ تکنیکی طور پر آپ سلاخوں کے نیلے حصے کو نہیں ہٹا رہے ہیں، بلکہ انہیں شفاف بنا رہے ہیں، اس لیے پوشیدہ ہیں۔

نیلی سلاخوں کو شفاف بنانے کے لیے، ان سب کو منتخب کرنے کے لیے چارٹ پر موجود کسی بھی نیلی بار پر کلک کریں، اس پر دائیں کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو سے 'فارمیٹ ڈیٹا سیریز' کو منتخب کریں۔

فارمیٹ ڈیٹا سیریز پین اسپریڈشیٹ کے دائیں جانب کھل جائے گا۔ 'فل اینڈ لائن' ٹیب پر جائیں اور فل سیکشن میں 'نو فل' اور بارڈر سیکشن میں 'نو لائن' کو منتخب کریں۔

اب، پین کو بند کریں تاکہ معلوم ہو کہ نیلی سلاخیں اب نظر نہیں آرہی ہیں، لیکن بائیں جانب (x-axis) کے کام الٹ ترتیب میں درج ہیں۔

اسے ٹھیک کرنے کے لیے، اپنے Gantt چارٹ کے عمودی محور پر کاموں کی فہرست پر دائیں کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو سے 'Format Axis' کا انتخاب کریں۔

فارمیٹ ایکسس پین میں، Axis Options کے تحت 'کیٹیگریز ان ریورس آرڈر' کے آپشن کو چیک کریں۔

اب، ٹاسک کے نام واپس اپنی اصل ترتیب میں بدل گئے ہیں اور افقی محور نیچے سے چارٹ کے اوپری حصے میں چلا گیا ہے۔

جب ہم نے نیلی سلاخوں کو پہلے ہٹا دیا، تو انہوں نے نارنجی سلاخوں اور عمودی محور کے درمیان خالی جگہیں چھوڑ دیں۔ اب، آپ خالی سفید جگہوں کو ہٹا سکتے ہیں جہاں گینٹ چارٹ کے آغاز میں نیلی سلاخوں نے قبضہ کیا تھا۔

ان میں سے کچھ خالی جگہوں کو ہٹانے اور اپنے کاموں کو عمودی محور کے تھوڑا قریب لے جانے کے لیے، اپنے ڈیٹا سیٹ میں پہلے اسٹارٹ ڈیٹ سیل پر دائیں کلک کریں، اور پھر فارمیٹ سیلز ڈائیلاگ کو کھولنے کے لیے 'فارمیٹ سیلز' کو منتخب کریں۔ اس میں، 'نمبر' ٹیب میں 'جنرل' آپشن کا انتخاب کریں اور 'نمونہ' کے نیچے نمبر کو نوٹ کریں - یہ تاریخ کا سیریل نمبر ہے، ہمارے معاملے میں 42865۔ پھر، 'منسوخ کریں' پر کلک کریں ('ٹھیک نہیں' کیونکہ اگر آپ 'OK' پر کلک کرتے ہیں تو یہ تبدیلی کی تاریخ کو ایک نمبر میں بدل دے گا۔

پھر چارٹ پر واپس جائیں اور ٹاسک بار کے اوپر کی تاریخوں پر دائیں کلک کریں اور فارمیٹ ایکسس پین کو لانے کے لیے 'فارمیٹ ایکسس' کو منتخب کریں۔

فارمیٹ ایکسس پین میں، Axis Options کے ٹیب کے تحت، 'Minimum' Bounds نمبر کو اس نمبر میں تبدیل کریں جو آپ نے پہلی تاریخ کے فارمیٹ سیل ونڈو سے نوٹ کیا تھا (میرے معاملات میں '42800' سے '42865')۔ ایسا کرنے سے سنتری کی سلاخیں گینٹ چارٹ کے عمودی محور کے قریب آ جائیں گی۔

سلاخوں کے درمیان اضافی جگہ کو ہٹانے کے لیے، چارٹ پر موجود کسی بھی بار پر دائیں کلک کریں اور 'فارمیٹ ڈیٹا سیریز' کو منتخب کریں۔ 'سیریز کے اختیارات' کے ٹیب کے تحت اضافی جگہ کو ہٹانے کے لیے 'گیپ وِڈتھ' کا فیصد کم کریں۔

اس طرح ہمارے ایکسل گینٹ چارٹ کو حتمی شکل دی گئی: