گوگل ورک اسپیس کیا ہے اور اسے کیسے استعمال کیا جائے۔

Google Workspace پر شروع کرنے کے لیے آپ کو جس دھوکہ دہی کی ضرورت ہے۔

گوگل اس وقت تقریباً ہر کسی کی زندگی کا ایک حصہ ہے، کسی نہ کسی طرح۔ اور اگرچہ گوگل کو دنیا کی زندگی میں سب سے زیادہ مقبولیت حاصل ہے، کاروباری ماحولیاتی نظام میں اس کی موجودگی بالکل ناقابل تردید رہی ہے۔

لیکن حالیہ واقعات نے کاروبار کے کام کرنے کے طریقے کو بدل دیا ہے۔ اور اس تبدیلی نے گوگل کی پیداواری خدمات کے سیٹ تک بھی اپنا راستہ تلاش کر لیا ہے۔ گوگل ورک اسپیس اس میٹامورفوسس کا آخری نتیجہ ہے جو پچھلے سال شروع ہوا جب پوری دنیا نے ہمارے کام کرنے کے طریقے میں ایک بے مثال تبدیلی دیکھی۔ آئیے اس پر ایک نظر ڈالتے ہیں کہ یہ سروس کیا ہے اور اس کی پیشکش کیا ہے۔

Google Workspace کیا ہے؟

اگر آپ Google Workspace سے ناواقف ہیں، تو ہو سکتا ہے کہ آپ G Suite سے واقف ہوں – Google Workspace کا سابق مانیکر۔ ماضی میں گہرا غوطہ لگانے سے آپ کو Google Apps for Domain، اس سفر کا نقطہ آغاز بھی یاد دلائے گا۔ لیکن ناموں کی اس تبدیلی نے بھی ابہام پیدا کر دیا ہے۔

سیدھے الفاظ میں، گوگل ورک اسپیس G Suite کی ایک زیادہ ترقی یافتہ شکل ہے جو خود ڈومین کے لیے Google Apps کا ارتقا تھا۔ اسے پوکیمون کے ارتقاء کے عمل کے طور پر سوچیں!

اسی سلسلے میں، Google Workspace اپنی سابقہ ​​تکرار سے زیادہ خصوصیات کے ساتھ ایک بھرپور تجربہ پیش کرتا ہے۔ ایپس کا اب ایک الگ تجربہ ہونے کی بجائے ایک دوسرے کے ساتھ گہرا انضمام ہے۔

اس سے پہلے، گوگل کی تمام سروسز تک الگ سے رسائی حاصل کرنا پڑتی تھی کیونکہ انہیں اسی طرح ڈیزائن کیا گیا تھا۔ Google Workspace کے ساتھ، آپ کو اپنی ضرورت کی ہر چیز ایک جگہ ملتی ہے – Gmail، Chat، Calendar، Drive، Meet، Docs، Sheets، Tasks وغیرہ – آپ کو پوائنٹ مل جاتا ہے۔ یہ گہرا انضمام کاروباروں کو ہر وقت ایپس کے درمیان ہاپ کرنے کے بجائے، زیادہ مؤثر طریقے سے تعاون کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

کیا Google Workspace مفت ہے؟

اگرچہ انفرادی خدمات جو Google پیش کرتا ہے جیسے کہ Gmail، Meet، Chat، Drive وغیرہ، ذاتی Google اکاؤنٹ والے صارفین کے لیے بغیر کسی قیمت کے دستیاب ہیں، Google Workspace مجموعی طور پر ایک ادا شدہ سروس ہے۔ اس میں مکمل کاروباری حل شامل ہے جو Google Workspace ہے۔

Google Workspace for everyone استعمال کرنے کے لیے مفت ہے، لیکن ہم اسے ایک لمحے میں حاصل کر لیں گے۔ Google Workspace، اپنے اصل جوہر میں، صرف بامعاوضہ سبسکرائبرز، یا تعلیمی اداروں اور غیر منفعتی تنظیموں کے لیے مفت دستیاب ہے۔

ایسی خصوصیات ہیں جن تک صارفین کو رسائی صرف Google Workspace کے حصے کے طور پر ملتی ہے، جیسے Meet کا گہرا انضمام جو Chat، Docs، Slides اور Sheets میں میٹنگ کی تصویر میں تصویر کی اجازت دیتا ہے۔ خصوصیت کسی کو تعاون کرنے اور زیادہ مؤثر طریقے سے پیش کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

Google Workspace for everyone کیا ہے؟

گوگل نے حال ہی میں اعلان کیا ہے کہ اس نے گوگل ورک اسپیس کو سب کے لیے دستیاب کر دیا ہے۔ اور اس کا مطلب ہے کہ مفت گوگل اکاؤنٹ والے لوگ بھی۔ لیکن اس کا واقعی کیا مطلب ہے؟ Google Workspace کے مفت ورژن میں فی الوقت اتنی تبدیلی شامل نہیں ہے۔

اس میں بنیادی طور پر کاروبار کے لیے گوگل ورک اسپیس کی طرح مکمل ری برانڈنگ اور گوگل ایپس کا گہرا انضمام شامل ہے۔ گوگل ان تبدیلیوں کو گزشتہ اکتوبر سے آہستہ آہستہ رول آؤٹ کر رہا ہے اور امکان ہے کہ آپ اسے پہلے ہی استعمال کر رہے ہوں گے۔ فرق صرف اتنا ہے کہ یہ اب سرکاری طور پر ہر کسی کے لیے دستیاب ہے، اور ابتدائی رسائی میں نہیں۔

اپنے Google اکاؤنٹ کے لیے Google Workspace کے اس تجربے کو فعال کرنے کے لیے، آپ کو Google Chat کو فعال کرنا ہوگا۔ ایک بار جب آپ Google Chat کو چالو کرتے ہیں، تو یہ Google Hangouts کی جگہ لے لے گا، اور چیٹ اور رومز Gmail میں ضم ہو جائیں گے۔

کمرے آپ کو تعاون کے لیے ایک جگہ فراہم کرتے ہیں جہاں آپ بات چیت کر سکتے ہیں، خیالات کا اشتراک کر سکتے ہیں، اور اہم معلومات سے باخبر رہ سکتے ہیں۔

اس سال کے آخر میں، گوگل مزید ہموار یوزر انٹرفیس کے ساتھ کمروں کو Spaces میں تبدیل کر دے گا۔ Spaces سب کے لیے دستیاب ہوں گے، بامعاوضہ اور مفت Google Workspace اکاؤنٹس۔ اسپیسز نئے انٹرفیس کے ساتھ ان-لن ٹاپک تھریڈنگ، موجودگی کے اشارے، حسب ضرورت اسٹیٹس، تاثراتی ردعمل جیسی خصوصیات بھی پیش کرے گی۔

Spaces کے آنے کے بعد، Gmail کا انٹرفیس بھی بدل جائے گا۔ بائیں نیویگیشن مینو اینڈرائیڈ اور آئی او ایس ایپس کے نیچے والے ٹول بار کی طرح بن جائے گا۔ سائڈبار زیادہ کمپیکٹ ہوگی اور ٹوٹنے کے قابل ہوگی۔

گوگل ورک اسپیس کا استعمال کرتے ہوئے، صارفین اہم معلومات کو ایک جگہ پر رکھنے، اگلے فیملی ٹرپ کا منصوبہ بنانے، اپنی تصاویر اور ویڈیوز کو ایک جگہ پر رکھنے، گوگل شیٹس کے ساتھ فیملی بجٹ کا ٹریک رکھنے کے قابل ہوں گے۔

لیکن ابھی کے لیے Google Workspace مفت Google Workspace اکاؤنٹس کی میز پر لاتا ہے۔ ٹھیک ہے، وہ اور نئی رنگ سکیم جو ری برانڈنگ کا حصہ ہے۔ لیکن، بظاہر، گوگل سمارٹ کینوس کی شکل میں سال کے دوران ورک اسپیس میں مزید تبدیلیاں اور اضافہ کرنے کا ارادہ رکھتا ہے۔

سمارٹ کینوس: مستقبل کی سمت کام کی جگہ آگے بڑھ رہی ہے۔

Google Workspace کو ایک ایسی جگہ بنانے میں سنجیدہ ہے جہاں تعاون پروان چڑھتا ہے۔ اس سال کے آخر میں، گوگل سمارٹ کینوس کی شکل میں گوگل ورک اسپیس میں بہت ساری تبدیلیاں متعارف کرائے گا جو گوگل ایپس پر تعاون کو فروغ دے گا۔

اسمارٹ کینوس Google Docs، Sheets اور Slides جیسی ایپس کو بہتر بنائے گا۔ پہلے سے دستیاب ہے، جب آپ Google Docs میں @-ذکر استعمال کرتے ہیں، تو ایک سمارٹ چپ ظاہر ہوتی ہے جو اضافی معلومات دکھاتی ہے جیسے تجویز کردہ لوگ، فائلیں اور میٹنگز جنہیں آپ دستاویز میں داخل کر سکتے ہیں۔

اس کے بعد دستاویز میں دیگر تعاون کنندگان میٹنگز اور لوگوں کو تیزی سے سکیم کر سکتے ہیں، یا ٹیبز کو تبدیل کیے بغیر دستاویزات کا پیش نظارہ کر سکتے ہیں۔ آنے والے مہینوں میں شیٹس میں اسمارٹ چپس بھی آ رہی ہیں۔

آنے والے مہینوں میں، یہ سمارٹ چپس انٹرایکٹو بلڈنگ بلاکس کا حصہ ہوں گی۔ نئے انٹرایکٹو بلڈنگ بلاکس میں سمارٹ چپس، ٹیمپلیٹس اور چیک لسٹ شامل ہوں گی۔

آپ Google Docs سے دوسرے لوگوں کو چیک لسٹ ایکشن آئٹمز تفویض کرنے کے قابل بھی ہوں گے۔ یہ ایکشن آئٹمز گوگل ٹاسکس میں بھی خود بخود ظاہر ہوں گے، جس سے آپ کے کام کی فہرستوں کا نظم کرنا آسان ہو جائے گا۔

اسمارٹ کینوس کے حصے کے طور پر آنے والی ایک اور تبدیلی دستاویزات میں ٹیبل ٹیمپلیٹس ہے۔ ٹیمپلیٹ کی چند اقسام میں ٹیم کے تاثرات اکٹھے کرنے کے لیے 'ٹوپیک ووٹنگ' ٹیبلز اور سنگ میل اور اسٹیٹس کو حاصل کرنے کے لیے 'پروجیکٹ ٹریکر' ٹیبل شامل ہوں گے۔

شیٹس کو بھی کچھ بڑے اپ گریڈ مل رہے ہوں گے۔ سمارٹ چپس کے ساتھ، گوگل شیٹس میں نئے ویوز بھی متعارف کرا رہا ہے۔ ٹائم لائن ویو، ان خیالات میں سے ایک جو اس اپ گریڈ کا حصہ ہیں، شیٹس کو اس منظر میں دوبارہ ترتیب دے گا جس سے کاموں کو ٹریک کرنا آسان ہو جائے گا۔

تعاون کو آسان بنانے کے لیے، Docs، Sheets اور Slides میں ایک 'Google Meet' بٹن بھی شامل کیا جا رہا ہے۔ پہلے سے دستیاب ہے، آپ اس بٹن کو اس دستاویز کو پیش کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں جس پر آپ پہلے سے ہی براہ راست Google Meet میں کام کر رہے ہیں بغیر میٹنگ شروع کرنے کے لیے Google Meet پر جائیں۔ آپ کے کیلنڈر پر کوئی بھی میٹنگز خود بخود ظاہر ہوں گی۔

یہ کہنا محفوظ ہے کہ سال بھر کے دوران، Google Workspace اپنے مرکز میں تعاون کے ساتھ بہت بہتر تجربہ بنتا جا رہا ہے۔ اور یہ تمام Google Workspace صارفین کے لیے مفت اور بامعاوضہ دستیاب ہوگا۔

Google Workspace کے لیے پلان کی اقسام (ایڈیشنز)

Google Workspace کاروباری مالکان کے لیے ایک سروس ہے اور اس کے مختلف قسم کے کاروباروں کے لیے مختلف ایڈیشنز (ماہانہ پلانز) ہیں۔ لیکن جب گوگل ورک اسپیس نے پہلی بار ڈیبیو کیا، تو یہ صرف بڑے کاروباروں اور چھوٹے کاروباروں کے لیے معنی خیز تھا جن کے پاس کم سے کم ملازمین ہیں، بالکل جی سویٹ، جیسا کہ یہ وہ منصوبے تھے جو اس نے پیش کیے تھے۔

لیکن اب، Google Workspace چھوٹے کاروباری مالکان کے لیے بھی موزوں ہے جو بنیادی طور پر ایک فرد کی ٹیم ہے۔ گوگل ورک اسپیس کو سب کے لیے جگہ بنانے کے لیے گوگل نے اب 'گوگل ورک اسپیس انفرادی' بھی لانچ کیا ہے۔

Google Workspace انفرادی انفرادی کاروباری مالکان کے لیے ہے جو اپنے شوق کو کاروباری خیالات میں بدل رہے ہیں۔ لیکن جب آپ ایک چھوٹا کاروبار ہوتے ہیں، تو پیداواریت اور تعاون کے ٹول سے آپ کی ضروریات بڑے کاروباری مالکان سے مختلف ہوتی ہیں۔ Google Workspace Individual اسے ذہن میں رکھتا ہے اور خاص طور پر ان ضروریات کے مطابق ڈیزائن کیا گیا ہے۔

Google Workspace Individual ان پیچیدگیوں کو مدنظر رکھتے ہوئے جن کی ایک فرد کے آپریشن کی ضرورت نہیں ہوتی ہے، کاروبار کو درکار پریمیم خصوصیات پیش کرتا ہے۔ یہ Google Meet میں لامحدود میٹنگز، کال ریکارڈنگز، شور کی منسوخی، پولنگ اور سوال و جواب کی پیشکش کرتا ہے، ایک پیشہ ور کیلنڈر جو اپائنٹمنٹ کو آسان بناتا ہے، ای میل فہرستوں، برانڈ لوگو کے ساتھ حسب ضرورت Gmail کا تجربہ اور بہت کچھ۔

نوٹ: Google ورک اسپیس انفرادی فی الحال صرف ریاستہائے متحدہ، کینیڈا، میکسیکو، برازیل، جاپان میں دستیاب ہے اور جلد ہی آسٹریلیا میں آرہا ہے۔

یہاں Google Workspace کے پیش کردہ تمام پلانز یا ایڈیشنز کی فہرست ہے۔

• بزنس اسٹارٹر - $6 USD/صارف/ماہ
• بزنس سٹینڈرڈ - $12 USD/صارف/ماہ
• بزنس پلس - $18 USD/صارف/ماہ
• انٹرپرائز - حسب ضرورت قیمت جو آپ Google کے لیے سیلز ٹیم سے رابطہ کر کے حاصل کر سکتے ہیں۔ یہ سب سے مہنگا ایڈیشن ہے لیکن وہ بھی جو سب سے زیادہ خصوصیات پیش کرتا ہے۔
• Google Workspace انفرادی - $9.99 فی مہینہ (ایک پروموشن کے حصے کے طور پر جنوری 2022 تک ہر ماہ $7.99)
• Google Workspace for Education - بنیادی خصوصیات کے لیے مفت۔ پریمیم خصوصیات بامعاوضہ منصوبوں کے تحت خریدی جا سکتی ہیں جن میں ایجوکیشن اسٹینڈرڈ، ٹیچنگ اینڈ لرننگ اپ گریڈ، اور ایجوکیشن پلس سبسکرپشنز شامل ہیں۔
• Google Workspace برائے غیر منفعتی تنظیمیں۔ - گوگل بزنس اسٹارٹر پلان کی خصوصیات غیر منفعتی تنظیموں کو مفت اور بزنس اسٹینڈرڈ $3/صارف/ماہ اور بزنس پلس پلان $5.04/صارف/ماہ میں پیش کرتا ہے۔ انٹرپرائز ایڈیٹن معیاری قیمتوں کے مقابلے میں 70% رعایت پر بھی پیش کی جاتی ہے۔

گوگل ورک اسپیس کیوں؟

سب سے اہم سوال یہ ہے کہ گوگل ورک اسپیس کیا پیش کرتا ہے۔ یہ آپ کے لیے مناسب کیوں ہے؟ Google Workspace کے سب سے اہم پہلوؤں میں سے ایک یہ ہے کہ Workspace اکاؤنٹس ایک تنظیمی منتظم کے ذریعے بنائے جاتے ہیں، اس کے برعکس بنیادی Google اکاؤنٹس جو افراد تخلیق کرتے ہیں۔

یہ بنیادی طور پر زیادہ کنٹرول کا مطلب ہے. منتظم کے پاس ورک اسپیس اکاؤنٹ کے ساتھ ساتھ ایپ تک رسائی اور سیکیورٹی کی ترتیبات کے ڈیفالٹس پر زیادہ کنٹرول ہے۔ اور یہ سب بادل میں ہوتا ہے۔ IT ٹیم کو آپ کے ملازمین یا طلباء کے لیے انفرادی طور پر یا جسمانی طور پر آلات کو ترتیب دینے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ لوگوں یا لوگوں کے گروہوں کے لیے الگ پالیسیاں بھی رکھ سکتے ہیں۔

لہذا، اس سے آپ کو یہ کنٹرول کرنے کی اجازت ملتی ہے کہ آپ اپنے ملازمین یا طلباء کے لیے کن ایپس اور سیٹنگز کی اجازت دینا چاہتے ہیں جو آپ کے پاس ذاتی اکاؤنٹس کے ساتھ نہیں ہو سکتے۔

Google Workspace میں بہت ساری اضافی خصوصیات بھی ہیں جن تک آپ کو مفت، بنیادی اکاؤنٹ کے ساتھ رسائی حاصل نہیں ہوتی ہے۔ ذہن میں رکھیں کہ ورک اسپیس کی پیشکش کردہ خصوصیات کی حد ایڈیشن یا پلان کی قسم کے مطابق مختلف ہوتی ہے۔

Google Workspace میں بنیادی ایپس

Google Workspace کے زیادہ تر ایڈیشنز ان ایپس کو بہتر خصوصیات کے ساتھ اپنے بنیادی تجربے کے حصے کے طور پر پیش کرتے ہیں۔

• Gmail: اسپام اور فشنگ تحفظ اور اشتہار سے پاک میل کے تجربے کے ساتھ آپ کے کاروبار کے لیے حسب ضرورت کاروباری ای میل
• ملو: آپ کے ایڈیشن کے لحاظ سے 250 میٹنگ کے شرکاء تک۔ آپ کو اضافی خصوصیات بھی ملتی ہیں جیسے ڈیجیٹل وائٹ بورڈنگ، میٹنگ کی ریکارڈنگ، شور کینسلیشن، پولنگ اور سوال و جواب، بریک آؤٹ رومز، حاضری سے باخبر رہنا، اعتدال پسندی کے کنٹرول، ہاتھ اٹھانا، ان ڈومین لائیو سٹریمنگ (ورک اسپیس ایڈیشن سے مشروط)۔
• چیٹ اور کمرے (جلد ہی جگہیں بن رہی ہیں): Google Chat اور رومز کی بنیادی خصوصیات کے اوپری حصے میں جہاں آپ بغیر کسی رکاوٹ کے تعاون کر سکتے ہیں، Google Workspace مزید بہتر خصوصیات کی اجازت دیتا ہے۔ ان میں تھریڈڈ رومز اور مہمانوں تک رسائی کے ساتھ جدید چیٹ رومز شامل ہیں۔ مہمانوں کی رسائی آپ کو ان صارفین اور شراکت داروں سے رابطہ قائم کرنے کی اجازت دیتی ہے جو آپ کی تنظیم کا حصہ نہیں ہیں۔ آپ چیٹ سے فائلوں اور دستاویزات پر ان کے ساتھ تعاون کر سکتے ہیں۔ اور اسی سطح تک رسائی اور مرئیت کے ساتھ، آپ کا کام متاثر نہیں ہوتا ہے۔
• کیلنڈر: ملاقاتوں کا شیڈول بنائیں، کیلنڈرز کا اشتراک کریں اور ورک اسپیس کے ساتھ کانفرنس رومز کو براؤز اور ریزرو کریں۔
• ڈرائیو: توسیعی کلاؤڈ اسٹوریج (30 جی بی سے لامحدود تک)، ڈیسک ٹاپ کے لیے ڈرائیو، آپ کی ٹیم کے لیے مشترکہ ڈرائیوز، ہدف کے سامعین کا اشتراک، اور 100 سے زیادہ فائل کی اقسام کے لیے سپورٹ۔
• دستاویزات، چادریں: اشتراکی دستاویزات بنائیں، سمارٹ کمپوز کے ساتھ تحریری مدد، ہجے خود بخود درست کریں، اور گرامر کی تجاویز، مائیکروسافٹ آفس کے ساتھ انٹرآپریبلٹی، اور دستاویزات کے لیے حسب ضرورت برانڈنگ۔
• سلائیڈز: پیشکشوں میں تعاون کریں۔
• فارم: سروے کی عمارت جس میں سمارٹ فل، سمارٹ کلین اپ، اور جوابات، حسب ضرورت برانڈ ٹیمپلیٹ فارم کے ساتھ آسان تجزیہ شامل ہے
• رکھیں: تعاونی نوٹوں کے ساتھ آئیڈیاز حاصل کریں۔
• سائٹس: سائٹس بنانے کے دوران تعاون کریں۔
• دھارے: آپ کی تنظیم کے لیے سوشل نیٹ ورکنگ جہاں ملازمین ایک دوسرے کے ساتھ بات چیت اور مشغول ہو سکتے ہیں۔

Google Workspace میں اضافی ایپس

آپ کے Google Workspace ایڈیشن یا اضافی خریداریوں پر منحصر ہے، Google Workspace ان ایپس کو سبسکرائبرز کو بھی پیش کرتا ہے۔

• ڈومینز: مربوط Google Workspace سائن اپ اور کنفیگریشن کے ساتھ ڈومین رجسٹریشن
• کلاؤڈ تلاش: آپ کے Google Workspace پر سمارٹ تلاش (پہلی اور تیسری پارٹی کا ڈیٹا)
• گروپس اور گروپس فار بزنس: ای میل کی فہرست اور رسائی کا انتظام
• والٹ: ڈیٹا برقرار رکھنا، محفوظ شدہ دستاویزات اور ای ڈسکوری
• جام بورڈ: اشتراکی ڈیجیٹل وائٹ بورڈ جسے آپ میٹنگز میں بھی استعمال کر سکتے ہیں۔
• آواز: ورچوئل فون سسٹم کے ساتھ سمارٹ وائس کالنگ جو تمام آلات اور ویب پر کام کرتی ہے۔
• ایپس اسکرپٹ: ایپس اسکرپٹ کے ساتھ کیلنڈر، دستاویزات، ڈرائیو، جی میل، شیٹس اور سلائیڈز جیسے گوگل ایپس کی طاقت میں اضافہ کریں۔ آپ اسکرپٹ کو پوری دنیا میں شائع کر سکتے ہیں یا انہیں اپنے ڈومین کے لیے نجی رکھ سکتے ہیں۔
• AppSheet: کوڈ کے بغیر ایپس بنائیں
• کلاس روم: اساتذہ اور طلباء کے لیے سیکھنے کی جگہیں
• ایڈ آنز: فریق ثالث کی ایپلیکیشنز اور ایپس اسکرپٹ ایڈ آنس کو مربوط کریں۔

Google Workspace Google Meet، وائس کالز اور Jamboard کے لیے ہارڈ ویئر بھی پیش کرتا ہے۔ ہارڈ ویئر ان تنظیموں کو اجازت دیتا ہے جو ابھی ہائبرڈ ماڈل کا انتخاب کر رہے ہیں – دفتر میں اور گھر سے کام کرتے ہوئے – مؤثر طریقے سے کام کرنے کے لیے۔

گوگل جلد ہی ایک ہائبرڈ کام کی جگہ پر تعاون کی ایکویٹی کو فروغ دینے کے لیے Google Meet میں Companion موڈ بھی شروع کرنے جا رہا ہے۔ یہ ان تنظیموں کے لیے ہے جہاں کچھ لوگ کانفرنس روم میں ہوتے ہیں جبکہ دوسروں کے ساتھ دور سے جڑتے ہیں۔

کمپینیئن موڈ کانفرنس روم میں موجود لوگوں کو ان کی اپنی ویڈیو ٹائل دیتا ہے اور Google Meet کی دیگر خصوصیات جیسے کہ ہاتھ اٹھانا، پولنگ وغیرہ تک رسائی ان کی سکرین پر دیتا ہے جب کہ وہ کمرے میں موجود آڈیو اور دیگر ویڈیو کانفرنس کی بہترین صلاحیتوں سے فائدہ اٹھاتے ہیں جو Meet Hardware سے ملتے ہیں۔ پیشکش

گوگل ورک اسپیس کا استعمال کیسے کریں۔

Google Workspace کا تجربہ بامعاوضہ (خاص طور پر ایڈمنز) اور مفت صارفین کے لیے مختلف ہے اور اس طرح، اسے استعمال کرنا سیکھنا دو بالکل مختلف منحنی خطوط ہیں۔ اگرچہ ورک اسپیس کے آخری صارفین کے لیے، گوگل ورک اسپیس میں ایپس کا استعمال بہت مماثل ہے، سوائے خصوصی خصوصیات کے۔

اپنے Google Worskapce اکاؤنٹ کے لیے دستیاب ایپس تک رسائی حاصل کرنے کے لیے، کسی بھی Google سروس سے 'Google Apps' مینو آئیکن پر جائیں۔ مینو آپ کے استعمال کے لیے دستیاب تمام ایپس کی فہرست بنائے گا۔

یہاں ایک ٹپ ہے. چاہے آپ مفت یا بامعاوضہ Google Workspace صارف ہوں، Google فوری '.new' شارٹ کٹس پیش کرتا ہے جسے آپ براہ راست اپنے براؤزر کے ایڈریس بار میں داخل کر سکتے ہیں اور یہ اس ایپ کا ایک نیا آئٹم بنائے گا۔

• cal.new - نیا کیلنڈر ایونٹ بنائیں
• doc.new - ایک گوگل دستاویز بنائیں
• meet.new - Google Meet پر ایک نئی میٹنگ شروع کریں۔
• sheet.new - ایک نئی گوگل شیٹ بنائیں
• slide.new - ایک نئی سلائیڈ بنائیں
• form.new - ایک نیا فارم بنائیں
• keep.new or note.new - ایک نیا نوٹ شروع کریں۔
• site.new - ایک نئی سائٹ بنائیں
• jam.new - ایک نیا وائٹ بورڈ شروع کریں۔

Google Workspace کو بطور بامعاوضہ صارف استعمال کرنا

Google Workspace کے ساتھ شروع کرنے کے لیے workspace.google.com پر جائیں۔ 'شروع کریں' یا 'مفت آزمائش شروع کریں' بٹن پر کلک کریں، اس پر منحصر ہے کہ آپ اپنی اسکرین پر کیا دیکھتے ہیں۔ ایک چھوٹے کاروبار کے لیے، بزنس اسٹارٹر یا بزنس اسٹینڈرڈ جانے کا راستہ ہوسکتا ہے۔ Google 14 دنوں کے لیے مفت ٹرائل کی پیشکش کرتا ہے تاکہ آپ کے پاس اپنے بیرنگ حاصل کرنے اور یہ دیکھنے کے لیے کافی وقت ہو کہ آیا Google Workspace آپ کے لیے موزوں ہے۔ 14 دن مکمل ہونے سے پہلے اپنا ٹرائل منسوخ کریں، اور آپ سے سبسکرپشن کے لیے چارج نہیں لیا جائے گا۔

اگر آپ ایک فرد کی ٹیم ہیں اور تعاون یافتہ ممالک میں سے کسی ایک میں رہتے ہیں، تو آپ یہاں جا کر Google Workspace Individual کو آزما سکتے ہیں۔

نوٹ: Google Workspace Individual حسب ضرورت ای میل پتوں کو سپورٹ نہیں کرتا ہے۔

چونکہ Google Workspace کاروباروں کے لیے ہے، اس لیے جب آپ اسے ترتیب دیتے ہیں تو آپ خود بخود اپنی تنظیم کے منتظم بن جاتے ہیں۔ لیکن جب آپ اپنی تنظیم میں نئے صارفین کو شامل کرتے ہیں، تو آپ کسی اور کو منتظم بنا سکتے ہیں۔

اپنے کاروباری نام، ملازمین کی تعداد، اور اپنا ملک درج کریں اور 'اگلا' پر کلک کریں۔

پھر، اپنی رابطہ کی معلومات فراہم کریں اور 'اگلا' پر کلک کریں۔

اب، آپ کو یہ انتخاب کرنا ہوگا کہ آپ کے پاس ڈومین ہے یا نہیں۔ اگر آپ کے پاس ہے تو، 'نہیں، میرے پاس ایک ہے' آپشن پر کلک کریں اور آپ اس ڈومین کو داخل کر سکتے ہیں جو آپ پہلے سے ہی رکھتے ہیں اور اسے استعمال کر سکتے ہیں۔ اس سے پہلے کہ آپ اسے استعمال کرنا شروع کر سکیں آپ کو اس بات کی تصدیق کرنی ہو گی کہ آپ اس ڈومین کے مالک ہیں۔ بصورت دیگر، آپ گوگل ڈومینز کا استعمال کرکے ایک خرید سکتے ہیں۔ 'ہاں، میرے پاس ایک ہے جسے میں استعمال کر سکتا ہوں' کے آپشن پر کلک کریں۔ اگر آپ کے پاس ڈومین نہیں ہے تو آپ اسے گوگل ڈومینز کے بجائے کسی اور جگہ سے بھی خرید سکتے ہیں، لیکن جب آپ اسے گوگل کے ذریعے خریدتے ہیں تو آپ کو تصدیقی عمل سے گزرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔

پھر، آپ کو اپنے Google Workspace اکاؤنٹ کے لیے ایک صارف نام بنانا ہوگا۔ یہ آپ کے ڈومین کے لیے پہلا کاروباری ای میل پتہ ہوگا۔ Google Workspace کو ترتیب دینے کے بعد آپ بعد میں اپنی ٹیم کے لیے مزید کاروباری پتے بنا سکتے ہیں۔ پاس ورڈ بنائیں اور پھر 'اتفاق کریں اور جاری رکھیں' پر کلک کریں۔

آپ کا Google Workspace ایک کاروباری Google اکاؤنٹ کے ساتھ ترتیب دیا گیا ہے۔ 'سیٹ اپ پر جائیں' پر کلک کریں اور آپ ایڈمن کنسول سے اپنی تنظیم کے لیے Google Workspace کا نظم کر سکتے ہیں۔

اپنے ڈومین کی توثیق کرنے کے بعد، آپ اپنی تنظیم میں نئے صارفین شامل کر سکتے ہیں اور ایڈمن کنسول سے Gmail جیسی ایپس سیٹ کر سکتے ہیں۔ لیکن اگر آپ ابھی اس میں سے کوئی بھی کام نہیں کرنا چاہتے ہیں، تو آپ اسے ابھی کے لیے چھوڑ سکتے ہیں اور بعد میں کسی بھی وقت گوگل ایڈمن سے کر سکتے ہیں۔

Google Workspace کا نظم کرنا

بطور ایڈمن، آپ ایڈمن کنسول سے Google Workspace کا نظم اور کنٹرول کر سکتے ہیں۔ چاہے آپ صارفین کو شامل کرنا یا ہٹانا چاہتے ہیں، تنظیمی اکائیوں کا نظم کریں (آپ کی تنظیم کے لیے پالیسیاں بنانے کے لیے Google کا لنگو)، میلنگ لسٹ اور پالیسیاں لاگو کرنے کے لیے گروپس بنائیں اور ان کا نظم کریں، یہ انتظام کریں کہ آپ کے ڈومین کے صارفین کن ایپس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں اور کس ڈیوائس سے، اور ہر چیز دوسری صورت میں، ایڈمن کنسول وہ جگہ ہے جہاں آپ اسے تلاش کریں گے۔

ایڈمن کنسول تک رسائی کے لیے، یا تو admin.google.com پر جائیں اور اپنے Google Workspace اکاؤنٹ سے لاگ ان کریں۔ یا آپ کسی بھی گوگل سروس سے 'ایپس' مینو سے اس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ عملی طور پر کسی بھی گوگل سروس سے 'Google Apps' آئیکن پر کلک کریں جہاں آپ لاگ ان ہیں (google.com، gmail.com، وغیرہ)

پھر، ایپس سے 'ایڈمن' کے آپشن پر کلک کریں۔ 'ایڈمن' کا اختیار صرف ان ورک اسپیس صارفین کے لیے دستیاب ہے جو تنظیم کے منتظم ہیں۔

ایڈمن کنسول کا ہوم پیج کھل جائے گا۔ بائیں جانب سمٹنے والا نیویگیشن مینو آپ کو اپنی تنظیم کے لیے Google Workspace کا نظم کرنے کے لیے تمام اختیارات کو تیزی سے براؤز کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

اپنی تنظیم میں صارفین کو شامل کرنا

اپنی تنظیم کے لیے Google Workspace کو ترتیب دینے کے بعد، سب سے اہم مرحلہ صارفین کو اپنی تنظیم میں شامل کرنا ہے۔ بالکل اسی طرح جیسے اپنے لیے ایک کاروباری پتہ بنانا، آپ کو دوسرے صارفین کے لیے صارف نام اور پاس ورڈ بنانے ہوں گے جنہیں آپ شامل کرنا چاہتے ہیں اور ان کے ساتھ اسناد کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔ خدمات کو استعمال کرنے کے قابل ہونے کے لیے آپ کو ان کے لیے لائسنس بھی تفویض کرنا ہوں گے۔

اپنے ایڈمن کنسول پر جائیں اور بائیں جانب نیویگیشن مینو سے 'ڈائریکٹری' آپشن پر کلک کریں۔

اس کے نیچے کچھ اختیارات پھیل جائیں گے۔ دستیاب اختیارات میں سے 'صارفین' پر کلک کریں۔

پھر، 'تمام تنظیموں' سے تنظیمی یونٹ کو منتخب کریں جس میں آپ صارف کو شامل کرنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس بڑی ٹیم نہیں ہے تو ایک وقت میں ایک صارفین کو شامل کرنے کے لیے 'نیا صارف شامل کریں' بٹن پر کلک کریں۔

صارف کی معلومات درج کریں: ان کا پہلا اور آخری نام، پھر ان کا بنیادی ای میل۔ ورک اسپیس بنیادی ای میل کے لیے ایک صارف نام تجویز کرے گا جو آپ کے ڈومین میں موجود تمام ای میلز سے مختلف ہوگا۔ آپ اسے استعمال کر سکتے ہیں یا خود ہی داخل کر سکتے ہیں۔

اگر آپ کی تنظیم کے پاس ایک سے زیادہ ڈومین ہیں، تو آپ دوسرا ڈومین منتخب کر سکتے ہیں۔ @ نشان کے آگے نیچے تیر پر کلک کریں اور ڈراپ ڈاؤن مینو سے ڈومین منتخب کریں۔

پھر، صارف کے لیے ثانوی ای میل درج کریں۔ ثانوی ای میل ان کی ذاتی ای میل ہو سکتی ہے جہاں انہیں اکاؤنٹ کی تفصیلات موصول ہوں گی۔ لاگ ان کی معلومات حاصل کرنے کے لیے آپ اپنا ای میل ایڈریس بھی درج کر سکتے ہیں اور اسے بعد میں ان کے پاس بھیج سکتے ہیں۔

پھر، 'صارف کا پاس ورڈ، تنظیمی یونٹ، اور پروفائل تصویر کا نظم کریں' کے آگے تیر پر کلک کریں۔ پروفائل تصویر ترتیب دینا یا تنظیمی یونٹ میں ترمیم کرنا اختیاری ہے۔

لیکن آپ کو نئے صارف کے لیے پاس ورڈ سیٹ کرنا ہوگا۔ آپ خود بخود پاس ورڈ بنا سکتے ہیں، یا اپنا پاس ورڈ درج کر سکتے ہیں۔ صارف کو سائن ان کرنے پر نیا پاس ورڈ سیٹ کرنے کے لیے کہنے کے لیے، آپ کو آپشن کو فعال کرنا ہوگا۔

ایک بار جب آپ تمام معلومات شامل کر لیتے ہیں، 'نیا صارف شامل کریں' بٹن پر کلک کریں۔

بشرطیکہ صارف کا نام کسی موجودہ صارف نام سے متصادم نہ ہو، نئے صارف کو کامیابی کے ساتھ شامل کر لیا جائے گا۔ اگر نہیں، تو آپ کو ایک پرامپٹ ملے گا جو آپ سے تنازعہ کو ٹھیک کرنے کے لیے کہے گا۔

اب، صرف لاگ ان کی اسناد کو مطلوبہ شخص کے ساتھ شیئر کرنا باقی ہے اور وہ Google Workspace کا استعمال شروع کر سکتے ہیں۔ اگر آپ نے صارف سے سائن ان کرنے کے بعد اپنا پاس ورڈ تبدیل کرنے کو کہا، تو پاس ورڈ تبدیل کرنے کے لیے ان کے پاس 48 گھنٹے ہوں گے۔ وقت ختم ہونے پر، ری سیٹ لنک کی میعاد ختم ہو جائے گی، اور آپ (منتظم) کو ان کے لیے ایک نیا پاس ورڈ بنانا ہوگا۔

ایک نئے صارف کے لیے، تمام Google Workspace سروسز کو فعال ہونے میں 24 گھنٹے تک کا وقت لگ سکتا ہے۔ اگر آپ اس مدت کے دوران کسی سروس تک رسائی حاصل کرنے کی کوشش کرتے ہیں، تو آپ کو یہ پیغام مل سکتا ہے کہ آپ کو رسائی حاصل نہیں ہے۔

بلک میں صارفین کو شامل کرنا

ایک بڑی تنظیم کے لیے، آپ بڑی تعداد میں صارفین کو بھی شامل کر سکتے ہیں اور ایسا کرنے کے لیے بہت سارے اختیارات موجود ہیں۔ آپ کی تنظیم کی قسم پر منحصر ہے، آپ انتخاب کر سکتے ہیں کہ آپ کے لیے کیا صحیح ہے۔

• CSV فائل سے صارفین کو شامل کریں۔
• اگر آپ پروگرامنگ جانتے ہیں تو ایڈمن SDK ڈائریکٹری API استعمال کریں۔
• اپنے LADP سرور سے ڈیٹا کی مطابقت پذیری کریں، جیسے کہ Microsoft Active Directory
• HCL Notes سے Google Workspace پر منتقل کریں۔
• موجودہ گوگل اکاؤنٹس والے صارفین کو شامل کریں۔

Google Workspace میں بڑی تعداد میں صارفین کو شامل کرنے سے پہلے، آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کے پاس کافی لائسنس موجود ہیں۔ دوسری صورت میں، اگر آپ کا منصوبہ اس کی اجازت دیتا ہے تو مزید خریدیں۔

ایک صارف کو ایڈمن بنائیں

آپ تنظیم میں کسی دوسرے صارف (صارفین) کو سپر ایڈمن بنا سکتے ہیں۔ بطور ڈیفالٹ، وہ شخص جو تنظیم کے لیے Google Workspace تخلیق اور ترتیب دیتا ہے وہ سپر ایڈمن ہوتا ہے۔ سپر ایڈمن کو آپ کی تنظیم کے انتظامی کاموں تک مکمل رسائی حاصل ہے، لہذا یہ کردار صرف ان لوگوں کو تفویض کریں جن پر آپ اعتماد کرتے ہیں۔ محدود ذمہ داریوں کے لیے، آپ انہیں مخصوص ایڈمن رولز تفویض کر سکتے ہیں جیسے کہ گروپس ایڈمن، یوزر مینجمنٹ ایڈمن، ہیلپ ڈیسک ایڈمن، سروسز ایڈمن وغیرہ۔

بائیں جانب نیویگیشن مینو سے، 'ڈائریکٹری' آپشن پر کلک کریں اور توسیع شدہ فہرست سے 'صارفین' کو منتخب کریں۔ صارف کی فہرست سے صارف کو تلاش کریں اور ان کے نام پر کلک کریں۔

ان کے اکاؤنٹ کا صفحہ کھل جائے گا۔ نیچے سکرول کریں اور 'ایڈمن رولز اور مراعات' کے آپشن پر کلک کریں۔

پھر، 'سپر ایڈمن' کردار کے لیے آپشن پر کلک کریں۔

یہ تمام دستیاب پہلے سے تعمیر شدہ کرداروں کے آگے ٹوگل دکھائے گا۔ انہیں سپر ایڈمن بنانے کے لیے، اس کے ساتھ والے ٹوگل کو فعال کریں۔ انہیں ایک مخصوص ایڈمن رول تفویض کرنے کے لیے، مطلوبہ رول کے آگے ٹوگل کو فعال کریں۔ آپ حسب ضرورت رولز بھی بنا سکتے ہیں اگر پہلے سے بنائے گئے کردار آپ کی گلی میں نہیں ہیں۔

اور ٹا-ڈا! آپ کے ساتھ منتظم کی ذمہ داریاں بانٹنے کے لیے کوئی اور ہے۔

Google Workspace کو بطور مفت صارف استعمال کرنا

مفت اکاؤنٹس کے لیے گوگل ورک اسپیس کی پیشکش کے مربوط تجربے کو فعال کرنے کے لیے، اپنے جی میل اکاؤنٹ پر جائیں اور اوپری دائیں کونے میں 'سیٹنگز' آئیکن پر کلک کریں۔

ایک فوری ترتیبات کا پینل دائیں طرف ظاہر ہوگا۔ 'تمام ترتیبات دیکھیں' پر کلک کریں۔

پھر، سیٹنگ کے اختیارات میں سے 'چیٹ اینڈ میٹ' ٹیب کو منتخب کریں۔

چیٹ میں، 'Classic Hangouts' کے بجائے 'Google Chat' کو منتخب کریں۔

ایک خوش آمدید بینر ظاہر ہو سکتا ہے۔ آگے بڑھنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔

پھر، 'تبدیلیاں محفوظ کریں' پر کلک کریں۔

Gmail دوبارہ لوڈ ہو جائے گا اور اب آپ کو Gmail میں چیٹ اور رومز کے ساتھ نیا مربوط تجربہ حاصل ہوگا۔

گوگل ورک اسپیس کے ساتھ آنے والے بہترین اضافے میں سے ایک گوگل چیٹ میں روم (جلد ہی اسپیس ہونے والا) ہے۔ کمرے مواصلات اور تعاون کا مرکز ہیں۔ آپ کمرے کے اراکین کے ساتھ چیٹ کر سکتے ہیں، فائلیں شیئر کر سکتے ہیں، کام تفویض کر سکتے ہیں، اور بہت کچھ کر سکتے ہیں، یہ سب کچھ رومز کے ساتھ ایک جگہ پر کر سکتے ہیں۔ اگر آپ نے کبھی مائیکروسافٹ ٹیمیں استعمال کی ہیں، تو کمرے ٹیمز چینلز کی طرح ہیں۔

آپ Google Docs، Sheets اور Slides میں فائلیں براہ راست کمروں میں بھی کھول سکتے ہیں اور وہیں ان پر کام کر سکتے ہیں۔ آپ جو بھی فائلیں کمرے میں اپ لوڈ کرتے ہیں وہ ہمیشہ 'فائل' ٹیب سے آسانی سے قابل رسائی ہوتی ہیں۔ اور آپ ان کاموں کا ٹریک رکھ سکتے ہیں جن کی ٹیم کو کرنے کی ضرورت ہے اور انہیں 'Tasks' ٹیب سے لوگوں کو تفویض کر سکتے ہیں۔

Google Chat میں کمرے استعمال کرنے کا طریقہ جاننے کے لیے، یہاں تشریف لائیں۔

پچھلے سال جس طرح سے کام مکمل طور پر بدل گیا ہے اس پر غور کرتے ہوئے، Google Workspace تعاون کو ہموار بنانے کے لیے انتہائی ضروری تبدیلیاں لا رہا ہے، چاہے آپ دور سے کام کر رہے ہوں یا نہیں۔ اور سبھی کے لیے Google Workspace کے ساتھ، آپ اسے اپنی ذاتی زندگی کو منظم رکھنے کے لیے بھی استعمال کر سکتے ہیں۔