آؤٹ لک کے بغیر ویبیکس میٹنگ کا شیڈول کیسے بنائیں

ایپ سے Webex میٹنگ کا شیڈول نہیں بنا سکتے؟ آؤٹ لک کی ضرورت کے بغیر میٹنگ شیڈول کرنے کے لیے Webex ویب سائٹ پر جائیں۔

Cisco Webex Meetings نہ صرف آپ کو اپنے ساتھی کارکنوں کے ساتھ ورچوئل میٹنگز کی میزبانی کرنے دیتی ہے بلکہ آپ کو اپنی اسکرین یا فائلوں کا اشتراک کرنے کی بھی اجازت دیتی ہے۔ چونکہ یہ آؤٹ لک کے ساتھ مربوط ہے، اس لیے عام طور پر لوگ مائیکروسافٹ آؤٹ لک سے ہی Webex میٹنگز کو تیزی سے شیڈول کرنا پسند کرتے ہیں، کیونکہ یہ بہت آسان ہے۔ اگر آپ کے پاس Microsoft Outlook نہیں ہے، تب بھی آپ Webex ویب ایپ سے میٹنگ کا شیڈول بنا سکتے ہیں۔

Webex پر میٹنگ کا شیڈول بنائیں

ویب براؤزر میں، signin.webex.com پر جائیں اور اپنے Webex اکاؤنٹ میں سائن ان کریں۔

اپنے اکاؤنٹ میں لاگ ان ہونے کے بعد، ہوم اسکرین (آپ کے نام کے نیچے) پر واقع 'شیڈول' بٹن پر کلک کریں۔

میٹنگ کا موضوع اور پاس ورڈ ترتیب دیں۔

'میٹنگ کا شیڈول' کے صفحہ سے، آپ میٹنگ کی ترتیبات کو ترتیب دینا شروع کر سکتے ہیں۔ متعلقہ فیلڈز میں 'میٹنگ کا موضوع' اور 'میٹنگ پاس ورڈ' سیٹ کریں۔

Webex آپ کی طے شدہ میٹنگ کے لیے ایک محفوظ میٹنگ پاس ورڈ خود بخود تیار کر سکتا ہے۔ آپ اسے اپنی پسند کے مطابق تبدیل کر سکتے ہیں، یا پاس ورڈ فیلڈ کے بالکل آخر میں 'ری سیٹ' بٹن پر کلک کر کے اسے دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں۔

میٹنگ کا شیڈول بنانے کے لیے تاریخ اور وقت ترتیب دیں۔

میٹنگ کا موضوع اور پاس ورڈ سیٹ کرنے کے بعد، ڈیٹ چننے والے مینو کو کھولنے کے لیے 'تاریخ اور وقت' پر کلک کریں۔ میٹنگ کے لیے پاپ اپ مینو سے تاریخ، وقت اور دورانیہ سیٹ کریں اور اپنی تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے آخر میں 'ہو گیا' پر کلک کریں۔

اگر آپ کو ٹائم زون کو بھی تبدیل کرنے کی ضرورت ہے، تو تاریخ اور وقت کے اختیارات کے بالکل نیچے واقع 'UTC – 11:00..' زون آپشن پر کلک کریں اور میٹنگ کے لیے ایک مناسب ٹائم زون سیٹ کریں۔

بار بار ہونے والی میٹنگ کا شیڈول بنائیں

اگر آپ کو بار بار ہونے والی میٹنگ کو شیڈول کرنے کی ضرورت ہے، تو ٹائم زون آپشن کے بالکل نیچے واقع 'دوبارہ' چیک باکس پر کلک کریں۔ (اگر آپ ایک وقتی میٹنگ شیڈول کر رہے ہیں تو بس اس سیکشن کو چھوڑ دیں)

یہاں، آپ کو میٹنگ کے لیے بار بار چلنے والی فریکوئنسی اور وقفہ کو ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ سب سے پہلے، اختیارات کی فہرست میں سے اپنی میٹنگ کی فریکوئنسی کو منتخب کرنے کے لیے 'ریکرنس پیٹرن' پر کلک کریں۔

ایک بار جب آپ میٹنگ کی فریکوئنسی منتخب کر لیتے ہیں، تو آپ کو بار بار چلنے والا وقفہ منتخب کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس مثال میں، ہم نے ملاقات کا وقفہ ہر دو ہفتے بعد جمعہ کو مقرر کیا ہے۔ اسی طرح، آپ اپنی ضرورت کی بنیاد پر کسی بھی حد کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ یاد رکھیں کہ سیٹنگز وقفہ کی بنیاد پر مختلف ہوں گی۔ مثال کے طور پر، اگر آپ نے تعدد کو 'ماہانہ' کے طور پر منتخب کیا ہے، تو آپ کو ایک اسکرین نظر آئے گی جس میں یہاں بیان کردہ اختیارات سے مختلف اختیارات ہیں۔

آخر میں، آپ کو بار بار ہونے والی میٹنگوں کی آخری تاریخ کا فیصلہ کرنا ہوگا۔ اگر آپ ایک مخصوص اختتامی تاریخ مقرر کرنا چاہتے ہیں، تو عنوان والے 'Ending' چیک باکس پر کلک کریں اور تاریخ چننے والے مینو سے تاریخ منتخب کریں۔ یا آپ 'بعد میں' چیک باکس پر کلک کر سکتے ہیں اور بار بار ہونے والی میٹنگز کی تعداد درج کر سکتے ہیں، اگر آپ مخصوص اختتامی تاریخ مقرر نہیں کرنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ ان میں سے کسی بھی آپشن کو منتخب نہیں کرتے ہیں، تو یہ بطور ڈیفالٹ 'کوئی آخری تاریخ نہیں' پر سیٹ ہے۔

میٹنگ کے شرکاء کو شامل کریں۔

'شرکا' کے ساتھ والے فیلڈ باکس میں، ان لوگوں کے ای میل ایڈریس ٹائپ کریں جنہیں آپ میٹنگ میں مدعو کرنا چاہتے ہیں۔ آپ متعدد پتے درج کرنے کے لیے کوما استعمال کر سکتے ہیں۔

اعلی درجے کی شیڈولنگ کے اختیارات کا استعمال کرتے ہوئے

میٹنگ کو شیڈول کرنے سے پہلے، آئیے Webex کی طرف سے پیش کردہ جدید ترین شیڈولنگ آپشنز کو دیکھیں۔

'شیڈول' بٹن کے بالکل اوپر واقع 'شو ایڈوانس آپشنز' پر کلک کریں۔

میٹنگ کا ایجنڈا شامل کریں۔

اگر آپ کو میٹنگ کے لیے ایجنڈا شامل کرنے کی ضرورت ہے، تو 'ایجنڈا' کے متن پر کلک کریں۔

ایجنڈا پر کلک کرنے کے بعد، فراہم کردہ باکس میں میٹنگ کا ایجنڈا (ان چیزوں کی فہرست جن پر بات کی جائے گی) ٹائپ کریں۔ ایجنڈا فراہم کرنے سے شرکاء کو یہ سمجھنے میں مدد ملے گی کہ میٹنگ کس بارے میں ہے۔

شیڈولنگ کے اختیارات کو ترتیب دیں۔

ایجنڈا ترتیب دینے کے بعد، ایک ایک کرکے دوسری ترتیبات کو ترتیب دینے کے لیے 'شیڈیولنگ آپشنز' پر کلک کریں۔

اگر آپ میٹنگ میں شامل ہونے کے لیے اپنے شرکاء کے پاس Webex اکاؤنٹ کا تقاضا کرتے ہیں، تو 'اکاؤنٹ کی ضرورت ہے' کے چیک باکس پر کلک کریں۔ اگر آپ چیک باکس 'Exclude password' پر کلک کرتے ہیں تو میٹنگ کا پاس ورڈ دعوت نامے کے ساتھ نہیں بھیجا جائے گا اور آپ کو اسے الگ سے بھیجنا ہوگا۔

حاضرین کے لیے شمولیت کا وقت ترتیب دیں۔

پہلے سے طے شدہ طور پر، شرکاء/شرکاء میزبان سے 5 منٹ پہلے میٹنگ میں شامل ہو سکتے ہیں۔ اس قدر کو تبدیل کرنے کے لیے، 'میزبان سے پہلے جوائن کریں' کے آپشن کے آگے ڈراپ ڈاؤن مینو استعمال کریں اور ایک مختلف قدر سیٹ کریں۔

ای میل یاد دہانی کو ترتیب دیں۔

پہلے سے طے شدہ طور پر، میٹنگ کے آغاز سے 15 منٹ پہلے تمام شرکاء کو ایک یاد دہانی ای میل بھیجی جاتی ہے۔ اگر آپ اسے تبدیل کرنا چاہتے ہیں تو 'ای میل یاد دہانی' پر کلک کریں اور ایک مختلف قدر منتخب کریں۔

طے شدہ میٹنگ کو حتمی شکل دیں۔

ایک بار جب آپ میٹنگ کو مکمل طور پر کنفیگر کر لیتے ہیں، تو یہ میٹنگ کو حتمی شکل دینے کا وقت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، صفحہ کے نیچے 'شیڈول' بٹن پر کلک کریں۔

میٹنگ کو حتمی شکل دینے کے بعد، آپ کو ایک نئی اسکرین پر بھیج دیا جائے گا جو آپ کی ابھی بنائی گئی میٹنگ کی تفصیلات دکھاتی ہے۔

چاہے آپ کو ایک بار کی میٹنگ کو شیڈول کرنے کی ضرورت ہو یا بار بار ہونے والی ملاقات، آپ Webex ویب سائٹ کا استعمال کرکے آسانی سے ایسا کر سکتے ہیں۔