ایکسل میں ترتیب دینے کا طریقہ ایکسل میں ترتیب دیں۔

ڈیٹا کو ترتیب دینے سے قدروں کو تیزی سے تلاش کرنے کے لیے ڈیٹا کو ایک مخصوص ترتیب میں ترتیب دینے یا ترتیب دینے میں مدد ملتی ہے۔ ایکسل میں، آپ ایک یا زیادہ کالموں پر متن، نمبر، تاریخ اور وقت کی بنیاد پر رینج یا ٹیبل ترتیب دے سکتے ہیں۔ آپ سیل کے رنگ، فونٹ کے رنگ، یا حسب ضرورت فارمیٹنگ آئیکن کی بنیاد پر بھی ڈیٹا کو ترتیب دے سکتے ہیں۔

ڈیٹا مینجمنٹ میں مدد کرنے کے لیے Excel میں کئی جدید ان بلٹ چھانٹنے کے اختیارات ہیں۔ اس مضمون میں، ہم ڈیٹا کو ایک مخصوص ترتیب میں چھانٹنے کے مختلف طریقوں کے ساتھ ساتھ مختلف معیارات پر بھی تبادلہ خیال کریں گے۔

ایکسل میں ڈیٹا کو چھانٹنا

اپنے ڈیٹا کو ترتیب دینے سے پہلے، آپ کو یہ انتخاب کرنا چاہیے کہ آیا آپ پوری ورک شیٹ کو ترتیب دینا چاہتے ہیں یا صرف ایک سیل رینج۔

چھانٹنا آپ کی اسپریڈشیٹ میں موجود تمام ڈیٹا کو ایک کالم یا متعدد کالموں سے ترتیب دیتا ہے۔ آپ ورک شیٹ کے صرف ایک کالم کو ترتیب دینے کا بھی انتخاب کر سکتے ہیں۔ آپ اپنے ڈیٹا کو متن، نمبروں، تاریخوں اور وقت کی بنیاد پر ترتیب دے سکتے ہیں۔

ہم آپ کو یہ دکھانے کے لیے درج ذیل مثال استعمال کریں گے کہ ایکسل میں چھانٹنے کے مختلف طریقے کیسے انجام دیے جائیں۔

اگر آپ اپنے ڈیٹا کو تیزی سے ترتیب دینا چاہتے ہیں، تو صرف کالم کے کسی بھی سیل پر کلک کریں جسے آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں۔ ذیل کی مثال اسپریڈشیٹ میں، ہم اپنے ڈیٹا کو 'ریپ' ناموں کے مطابق ترتیب دینا چاہتے ہیں۔ لہذا، کالم B میں کسی بھی سیل پر کلک کریں۔

'ڈیٹا' ٹیب پر جائیں اور 'AZ' چھانٹنے والے آئیکن پر کلک کریں، جو آپ کی تاریخ کو 'نمائندے' کے ناموں سے ترتیب دے گا۔

اب، آپ کے ڈیٹا کو نمائندہ ناموں سے ترتیب دیا گیا ہے۔ جب B کالم کو ترتیب دیا جائے گا، تو کالم B میں ہر سیل سے مطابقت رکھنے والی قطاریں اس کے ساتھ ساتھ حرکت کریں گی۔

صرف ایک کالم میں ڈیٹا کو چھانٹنا

آپ اپنے ڈیٹا کو ایک کالم میں ترتیب دے سکتے ہیں، جس سے ورک شیٹ کے ملحقہ کالم متاثر نہیں ہوں گے۔ سب سے پہلے، وہ رینج/کالم (آئٹم) منتخب کریں جسے آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں۔

پھر، 'ڈیٹا' ٹیب پر جائیں اور ترتیب دینے والے آئیکن پر کلک کریں۔ ایکسل آپ کو 'سارٹ وارننگ' پیغام دکھائے گا۔ اس میں، 'موجودہ انتخاب کے ساتھ جاری رکھیں' کے آپشن کو منتخب کریں اور 'اوکے' پر کلک کریں۔

اب، صرف 'آئٹم' کی حد (کالم) کو حروف تہجی کے لحاظ سے ترتیب دیا گیا ہے۔ یاد رکھیں، صرف ایک کالم کو ترتیب دینے سے آپ کی پوری ورک شیٹ اس کالم کے ساتھ مماثل نہیں ہوگی۔

تاریخ/وقت کے لحاظ سے ڈیٹا کو چھانٹنا

آپ تاریخ، وقت، نمبر کو اسی طرح ترتیب دے سکتے ہیں جس طرح آپ Excel میں متن کو ترتیب دیتے ہیں۔ نمبروں کو سب سے کم سے سب سے زیادہ یا سب سے زیادہ سے کم تک ترتیب دیا جا سکتا ہے، اور تاریخوں اور وقت کو نئے سے قدیم ترین یا سب سے قدیم سے تازہ ترین تک ترتیب دیا جا سکتا ہے۔

آپ یا تو کالم میں ایک سیل منتخب کر سکتے ہیں جسے آپ ترتیب دینا چاہتے ہیں اور اپنے ڈیٹا کو صعودی یا نزولی ترتیب میں ترتیب دینے کے لیے 'Sort & Filter' گروپ آف ڈیٹا ٹیب میں 'AZ' یا 'ZA' آئیکن پر کلک کر سکتے ہیں۔ یا 'ڈیٹا' ٹیب میں فوری چھانٹنے والے آئیکون کے آگے 'سارٹ' آئیکن پر کلک کریں۔

یہ ترتیب ڈائیلاگ ونڈو کو کھول دے گا۔ 'Sort by' ڈراپ ڈاؤن مینو کو کھولیں، یہ ڈراپ ڈاؤن مینو آپ کے تمام کالم ہیڈرز کو ورک شیٹ میں درج کرے گا اور چونکہ، ہم اپنے ڈیٹا کو تاریخ کے لحاظ سے ترتیب دینا چاہتے ہیں، اس لیے 'OrderDate' کا اختیار منتخب کریں۔ اس کے بعد، ڈیٹا کو صعودی ترتیب میں ترتیب دینے کے لیے 'آرڈر' ڈراپ ڈاؤن مینو میں 'جدید سے پرانا' اختیار منتخب کریں۔

نتیجہ درج ذیل اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔

سیل کلر/فونٹ کلر/سیل آئیکن کے لحاظ سے ڈیٹا کو چھانٹنا

اپنے ڈیٹا کو سیل کلر، فونٹ کلر، یا سیل آئیکون پر ترتیب دینے کے لیے، ڈیٹا ٹیب میں 'Sort' آئیکن پر کلک کر کے 'Sort' ڈائیلاگ باکس کو کھولیں۔ پھر، 'سارٹ آن' مینو میں اپنا آپشن منتخب کریں۔ یہاں، ہم ڈیٹا سیٹ کو ترتیب دینے کے لیے 'سیل کا رنگ' منتخب کر رہے ہیں۔

اگلا، وہ رنگ منتخب کریں جسے آپ کالم کے اوپری حصے میں رکھنا چاہتے ہیں۔ پھر، 'OK' پر کلک کریں۔

سیل کے رنگ کی بنیاد پر ترتیب دیا گیا ٹیبل اس طرح نظر آئے گا۔

ایک سے زیادہ سطح کے ڈیٹا کی چھانٹی (متعدد کالموں کو ترتیب دینا)

ایک سے زیادہ سطح کی ترتیب آپ کو ڈیٹا (ٹیبل) کو ایک کالم کی قدروں کے مطابق ترتیب دینے اور پھر اسے دوسرے کالم (کالموں) کی قدروں کے مطابق ترتیب دینے کی اجازت دیتی ہے۔

مثال کے طور پر، ہم پہلے 'آئٹم' کے نام سے سیٹ کردہ ڈیٹا کو ترتیب دے رہے ہیں اور پھر اسے 'OrderDate' کے ذریعے دوبارہ ترتیب دے رہے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، ٹیبل میں کسی بھی سیل کو منتخب کریں اور 'ڈیٹا' ٹیب میں 'سورٹ' آئیکن پر کلک کریں۔

'سانٹ کریں' ڈائیلاگ باکس میں۔ ڈراپ ڈاؤن فہرست میں سے 'آئٹم' کو منتخب کریں۔ پھر 'لیول شامل کریں' پر کلک کریں اور 'پھر کی طرف سے' ڈراپ ڈاؤن فہرست سے 'آرڈر ڈیٹ' کو منتخب کریں۔ 'OK' پر کلک کریں۔

اب، ریکارڈز کو پہلے آئٹم اور دوسرے آرڈر کی تاریخ کے مطابق ترتیب دیا گیا ہے۔

حسب ضرورت ترتیب میں ترتیب دینا

بعض اوقات آپ متن، نمبر، یا تاریخ کے لحاظ سے ترتیب نہیں دینا چاہتے۔ کبھی کبھی آپ کسی اور چیز کے مطابق ترتیب دینا چاہتے ہیں، جیسے مہینے، ہفتے کے دن، علاقے، یا کوئی اور تنظیمی نظام۔

آئیے آپ کے پاس درج ذیل ٹیبل ہے اور آپ اسے آرڈرز کی ترجیح کی بنیاد پر ترتیب دینا چاہتے ہیں۔

ایسا کرنے کے لیے، ڈیٹا سیٹ کے اندر موجود کسی بھی سیل پر کلک کریں اور ایکسل ربن سے 'Sort' ڈائیلاگ باکس کھولیں۔

پھر، 'ترتیب کے لحاظ سے' ڈراپ ڈاؤن میں، 'ترجیح' کو منتخب کریں؛ 'سارٹ آن' ڈراپ ڈاؤن میں 'سیل ویلیوز' کو منتخب کریں۔ اور 'آرڈر' ڈراپ ڈاؤن میں، 'کسٹم لسٹ' کو منتخب کریں۔

جب آپ ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'کسٹم لسٹ' آپشن پر کلک کریں گے، تو یہ اپنی مرضی کی فہرستوں کا ڈائیلاگ باکس کھولے گا۔

یہاں، 'فہرست اندراجات:' میں اپنی مرضی کی فہرست ٹائپ کریں اور 'شامل کریں' پر کلک کریں۔ مثال کے طور پر، ہم فہرست میں اعلی، عمومی اور کم ترجیحات شامل کر رہے ہیں۔

حسب ضرورت فہرست میں اب ایک نیا ترتیب دینے کا حکم شامل کیا گیا ہے۔ فہرست کو منتخب کریں اور 'OK' پر کلک کریں۔

اب، آپ 'آرڈر' ڈراپ ڈاؤن سے اپنی مرضی کے مطابق ترتیب دینے کا آرڈر منتخب کر سکتے ہیں۔

اب، ڈیٹا سیٹ کو ترجیح (اعلی، عمومی، کم) کے لحاظ سے ترتیب دیا گیا ہے۔

ڈیٹا کو ایک قطار میں ترتیب دینا

کالموں کے بجائے، آپ ڈیٹا کو قطاروں سے ترتیب دے سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے لگاتار کسی بھی سیل کو منتخب کریں اور ربن میں 'Sort & Filter' گروپ سے 'Sort' آئیکن پر کلک کریں۔

ترتیب دیں ڈائیلاگ باکس میں، 'آپشنز' بٹن پر کلک کریں۔

'سورٹ آپشنز' ڈائیلاگ باکس میں اورینٹیشن کے تحت 'سارٹ اوپر سے نیچے' کے بجائے 'سارٹ بائیں سے دائیں' آپشن کو منتخب کریں۔ اور 'OK' پر کلک کریں۔

پھر، وہ قطار منتخب کریں جسے آپ 'Sort by' ڈراپ ڈاؤن کے تحت ترتیب دینا چاہتے ہیں اور 'OK' پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ نیچے دیکھ سکتے ہیں، ڈیٹاسیٹ کو اب منتخب قطار میں موجود اقدار کے مطابق ترتیب دیا گیا ہے۔

اب آپ نے Excel میں ترتیب دینا سیکھ لیا ہے، آپ اپنے ڈیٹا کو ترتیب دے کر تیزی سے اپنی ورک شیٹ کو دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں۔