لہذا جب آپ کال نہیں کر سکتے تو آپ کے ساتھی کارکن اہم پیغامات چھوڑ سکتے ہیں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز واقعی وہاں موجود بہترین ورک اسٹریم تعاون ایپس میں سے ایک ہے۔ یہ صارفین کے لیے ایک مکمل تجربہ بنانے کے لیے بہت ساری خصوصیات فراہم کرتا ہے۔ نہ صرف آپ ساتھی کارکنوں کے ساتھ مائیکروسافٹ ٹیمز پر کال کر سکتے ہیں، بلکہ ایک صوتی میل بھی ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ جب آپ کال نہ لے سکیں تو لوگوں کو پیغامات چھوڑنے دیں۔
اپنا صوتی میل ترتیب دینے کے لیے، Microsoft Teams ڈیسک ٹاپ کلائنٹ یا ویب ایپ کھولیں اور اپنے اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔ پھر، ٹائٹل بار کے دائیں جانب ’پروفائل‘ آئیکن پر کلک کریں اور آپشنز مینو سے ’سیٹنگز‘ کو منتخب کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز کی 'سیٹنگز' اسکرین سے، ونڈو کے بائیں جانب 'کالز' پر کلک کریں۔
پھر، دائیں جانب 'کال جواب دینے کے اصول' کے اختیارات کے تحت، آپ کو بطور ڈیفالٹ منتخب کردہ 'کالز رِنگ می' نظر آئے گا۔ اس کے نیچے، 'اگر جواب نہ دیا گیا' کے لیے، یقینی بنائیں کہ آپشن 'وائس میل' پر سیٹ ہے۔ عام طور پر، جب آپ Microsoft ٹیموں میں شامل ہوتے ہیں تو صوتی میل آن ہوتا ہے۔
اگر یہ نہیں ہے تو، ڈراپ ڈاؤن مینو پر کلک کریں اور اختیارات میں سے 'وائس میل' کو منتخب کریں۔ اس کے علاوہ، کال کرنے والے کو وائس میل پر ری ڈائریکٹ کرنے سے پہلے وہ وقت منتخب کریں جس کے لیے کالیں بجتی ہیں۔
صارفین سیٹنگ کو بھی تبدیل کر سکتے ہیں تاکہ تمام کالز بغیر بجنے کے براہ راست وائس میل پر جائیں۔ کال کا جواب دینے والے اصولوں کے تحت 'فارورڈ مائی کالز' کا آپشن منتخب کریں۔
اب، وائس میل سے متعلق دیگر سیٹنگیں ترتیب دینے کے لیے 'وائس میل کنفیگر کریں' پر کلک کریں جیسے گریٹنگ میسج، زبان اور کال کا جواب دینے سے متعلق قواعد۔
آپ ایک پیغام ریکارڈ کر سکتے ہیں جو ہر بار چلے گا جب کوئی آپ کے صوتی میل تک پہنچے گا۔ پیغام کو ریکارڈ کرنے کے لیے 'ریکارڈ گریٹنگ' پر کلک کریں۔
آپ پیغام ریکارڈ نہ کرنے کا بھی انتخاب کر سکتے ہیں۔ Microsoft ٹیموں کے پاس آپ کے صوتی میل کے لیے پہلے سے ہی ایک خودکار صوتی پیغام موجود ہے۔
اگر آپ اپنی مرضی کا پیغام سیٹ کرنا چاہتے ہیں لیکن اسے ریکارڈ نہیں کرنا چاہتے تو ٹیمز میں ایک اور آپشن موجود ہے۔ اس متن کو داخل کرنے کے لیے 'ٹیکسٹ ٹو اسپیچ حسب ضرورت سلام' کا استعمال کریں جسے آپ 'آپ کی مرضی کے مطابق سلام' سیکشن کے تحت پیغام دینا چاہتے ہیں، اور ایک خودکار آواز آپ کے لیے اس پیغام کو چلائے گی۔
نوٹ: اگر آپ نے سلام ریکارڈ کیا ہے تو یہ پیغام اوور رائیڈ ہو جائے گا۔
صارفین اس بارے میں ترتیبات کو بھی ترتیب دے سکتے ہیں کہ آپ کے صوتی میل پر بھیجے جانے پر کالر کے پاس کون سے اختیارات ہوں گے۔ اختیارات کو بڑھانے کے لیے 'کال جواب کے اصول' کے تحت ڈراپ ڈاؤن مینو پر کلک کریں اور 'کال کرنے والے کو پیغام ریکارڈ کرنے دیں' جیسے دستیاب اختیارات میں سے ایک کو منتخب کریں۔
آپ پہلے سے طے شدہ زبان کا انتخاب بھی کر سکتے ہیں جس میں آپ کا سلام چلایا جائے گا۔ زبان کو منتخب کرنے کے لیے 'گریٹنگ لینگویج' کے نیچے ڈراپ ڈاؤن مینو پر کلک کریں۔
اپنی مرضی کے مطابق ٹیکسٹ ٹو اسپیچ گریٹنگ کا انتخاب کرتے وقت، آپ ایک اضافی 'آفس سے باہر' گریٹنگ بھی سیٹ کر سکتے ہیں۔ ٹیکسٹ باکس میں پیغام کو 'آفس سے باہر' مبارکباد کے نیچے ٹائپ کریں۔
پھر، منتخب کریں جب آپ پیغام چلانا چاہتے ہیں۔ تمام سیٹنگز کو کنفیگر کرنے کے بعد، اپنی سیٹنگز کو محفوظ کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں اور آپ کا وائس میل جیسا آپ چاہتے ہیں سیٹ اپ ہو جائے گا۔
Microsoft ٹیمیں آپ کو ایک صوتی میل ترتیب دینے کی اجازت دیتی ہے جہاں آپ کو کال کرنے والے لوگ آپ کے دستیاب نہ ہونے پر پیغامات چھوڑ سکتے ہیں۔ آپ مختلف دستیاب اختیارات سے اپنی ترجیحات کے مطابق صوتی میل ترتیب اور ترتیب دے سکتے ہیں۔ موصول ہونے والی وائس میلز اور ان کی نقلیں کالز کی اسکرین پر دستیاب ہیں۔