Excel's Pivot Table ان سب سے طاقتور ٹولز میں سے ایک ہے جو آپ کو بڑے ڈیٹاسیٹس کا خلاصہ اور موثر انداز میں تجزیہ کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔
ایک پیوٹ ٹیبل ایکسل میں سب سے طاقتور اور مفید ڈیٹا سمریائزیشن ٹولز میں سے ایک ہے جو آپ کو تیزی سے خلاصہ کرنے، ترتیب دینے، دوبارہ ترتیب دینے، تجزیہ کرنے، گروپ کرنے، بڑے ڈیٹا سیٹس کی گنتی کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
پیوٹ ٹیبل آپ کو ٹیبل میں ذخیرہ شدہ ڈیٹا کو گھمانے (یا پیوٹ) کرنے کی اجازت دیتا ہے تاکہ اسے مختلف نقطہ نظر سے دیکھا جا سکے اور بڑے ڈیٹا سیٹس کی واضح سمجھ حاصل ہو سکے۔
یہ ٹیوٹوریل آپ کو ایکسل میں پیوٹ ٹیبل بنانے اور استعمال کرنے کے بارے میں مرحلہ وار ہدایات دے گا۔
اپنے ڈیٹا کو منظم کریں۔
پیوٹ ٹیبل بنانے کے لیے، آپ کے ڈیٹا میں ٹیبل یا ڈیٹا بیس کا ڈھانچہ ہونا چاہیے۔ لہذا آپ کو اپنے ڈیٹا کو قطاروں اور کالموں میں ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ اپنے ڈیٹا کی حد کو ٹیبل میں تبدیل کرنے کے لیے، تمام ڈیٹا کو منتخب کریں، 'انسرٹ' ٹیب پر جائیں اور 'ٹیبل' پر کلک کریں۔ ٹیبل بنائیں ڈائیلاگ باکس میں، ڈیٹا سیٹ کو ٹیبل میں تبدیل کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔
پیوٹ ٹیبل بنانے کے لیے ماخذ ڈیٹاسیٹ کے بطور ایکسل ٹیبل کا استعمال، آپ کے پیوٹ ٹیبل کو متحرک بناتا ہے۔ جب آپ ایکسل ٹیبل میں اندراجات شامل یا ہٹاتے ہیں، تو پیوٹ میں موجود ڈیٹا اس کے ساتھ اپ ڈیٹ ہو جائے گا۔
آئیے فرض کریں کہ آپ کے پاس ایک بڑا ڈیٹا سیٹ ہے جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے، یہ 500 سے زیادہ ریکارڈز اور 7 فیلڈز پر مشتمل ہے۔ تاریخ، علاقہ، خوردہ فروش کی قسم، کمپنی، مقدار، محصول، اور منافع۔
پیوٹ ٹیبل داخل کریں۔
سب سے پہلے، ڈیٹا پر مشتمل تمام سیلز کو منتخب کریں، اور 'Insert' ٹیب پر جائیں اور 'PivotChart' پر کلک کریں۔ پھر، ڈراپ ڈاؤن سے 'PivotChart اور PivotTable' اختیار منتخب کریں۔
PivotTable بنائیں ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ ایکسل خود بخود 'ٹیبل/رینج فیلڈ' میں درست رینج کی شناخت اور اسے بھر دے گا، بصورت دیگر سیلز کی صحیح ٹیبل یا رینج کو منتخب کریں۔ پھر اپنے ایکسل پیوٹ ٹیبل کے لیے ہدف کی جگہ کی وضاحت کریں، یہ 'نئی ورک شیٹ' یا 'موجودہ ورک شیٹ' ہو سکتی ہے اور 'اوکے' پر کلک کریں۔
اگر آپ 'نئی ورک شیٹ' کا انتخاب کرتے ہیں، تو ایک خالی پیوٹ ٹیبل کے ساتھ ایک نئی شیٹ اور ایک پیوٹ چارٹ الگ ورک شیٹ میں بنائے جائیں گے۔
اپنا پیوٹ ٹیبل بنائیں
نئی شیٹ میں، آپ کو ایکسل ونڈو کے بائیں جانب ایک خالی پیوٹ ٹیبل اور ایکسل ونڈو کے دائیں جانب ایک 'پیوٹ ٹیبل فیلڈز' پین نظر آئے گا، جہاں، آپ کو تمام چیزیں ملیں گی۔ آپ کے پیوٹ ٹیبل کو ترتیب دینے کے اختیارات۔
PivotTable فیلڈز پین کو دو افقی حصوں میں تقسیم کیا گیا ہے: فیلڈز سیکشن (پین کا اوپری حصہ) اور لے آؤٹ سیکشن (پین کا نیچے)
- دی فیلڈ سیکشن ان تمام فیلڈز (کالموں) کی فہرست دیتا ہے جو آپ نے اپنے ٹیبل میں شامل کیے ہیں۔ یہ فیلڈ کے نام آپ کے سورس ٹیبل کے تمام کالم کے نام ہیں۔
- دی لے آؤٹ سیکشن اس کے 4 علاقے ہیں یعنی فلٹرز، کالم، قطاریں، اور قدریں، جن کے ساتھ آپ فیلڈز کو ترتیب اور دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں۔
پیوٹ ٹیبل میں فیلڈز شامل کریں۔
پیوٹ ٹیبل بنانے کے لیے، فیلڈ سیکشن سے فیلڈز کو لے آؤٹ سیکشن کے علاقوں میں گھسیٹیں اور چھوڑیں۔ آپ کھیتوں کو علاقوں کے درمیان بھی گھسیٹ سکتے ہیں۔
قطاریں شامل کریں۔
ہم قطاروں کے حصے میں 'کمپنی' فیلڈ کو شامل کرکے شروع کریں گے۔ عام طور پر، غیر عددی فیلڈز کو لے آؤٹ کے Row ایریا میں شامل کیا جاتا ہے۔ بس 'کمپنی' فیلڈ کو 'رو' کے علاقے میں گھسیٹیں اور چھوڑیں۔
سورس ٹیبل میں کالم 'کمپنی' سے تمام کمپنی کے نام پیوٹ ٹیبل میں قطاروں کے طور پر شامل کیے جائیں گے اور انہیں صعودی ترتیب میں ترتیب دیا جائے گا، لیکن آپ ترتیب کو تبدیل کرنے کے لیے Row Labels سیل کے اندر موجود ڈراپ ڈاؤن بٹن پر کلک کر سکتے ہیں۔
اقدار شامل کریں۔
آپ نے ایک قطار شامل کی، اب آئیے اس ٹیبل میں ایک قدر شامل کریں تاکہ اسے ایک جہتی ٹیبل بنایا جا سکے۔ آپ صرف قطار یا کالم کے لیبلز اور ان کی متعلقہ اقدار کو علاقوں میں شامل کر کے ایک جہتی پیوٹ ٹیبل بنا سکتے ہیں۔ قدر کا علاقہ وہ ہے جہاں حسابات/قدریں محفوظ کی جاتی ہیں۔
مندرجہ بالا مثال کے اسکرین شاٹ میں، ہمارے پاس کمپنیوں کی ایک قطار ہے، لیکن ہم ہر کمپنی کی کل آمدنی معلوم کرنا چاہتے ہیں۔ اسے حاصل کرنے کے لیے، صرف 'ریونیو' فیلڈ کو 'ویلیو' باکس میں گھسیٹ کر چھوڑیں۔
اگر آپ ایریاز سیکشن سے کسی بھی فیلڈ کو ہٹانا چاہتے ہیں تو، فیلڈز سیکشن میں فیلڈ کے ساتھ والے باکس کو غیر چیک کریں۔
اب، ہمارے پاس کمپنیوں کی ایک جہتی جدول (رو لیبلز) کے ساتھ آمدنی کی رقم ہے۔
کالم شامل کریں۔
دو جہتی جدول
قطاریں اور کالم مل کر ایک دو جہتی جدول بنائیں گے اور خلیوں کو قدروں کی تیسری جہت سے بھریں گے۔ فرض کریں کہ آپ کمپنی کے ناموں کو قطاروں کے طور پر درج کرکے اور تاریخوں کو دکھانے کے لیے کالم استعمال کرکے اور کل آمدنی کے ساتھ سیلز کو بھر کر ایک پیوٹ ٹیبل بنانا چاہتے ہیں۔
جب آپ 'کالم' ایریا میں 'تاریخ' فیلڈ کو شامل کرتے ہیں، تو Excel خود بخود 'سہ ماہی' اور 'سال' کو کالم کی فیلڈز میں شامل کرتا ہے، تاکہ ڈیٹا کا حساب لگایا جائے اور بہتر طور پر خلاصہ کیا جا سکے۔
اب، ہمارے پاس دو جہتی جدول ہے جس کی تین جہتیں ہیں۔
فلٹرز شامل کریں۔
اگر آپ 'علاقہ' کے لحاظ سے ڈیٹا کو فلٹر کرنا چاہتے ہیں، تو آپ 'علاقہ' فیلڈ کو فلٹر ایریا میں گھسیٹ کر چھوڑ سکتے ہیں۔
یہ منتخب کردہ 'فلٹر فیلڈ' کے ساتھ آپ کے پیوٹ ٹیبل کے اوپر ایک ڈراپ ڈاؤن مینو کا اضافہ کرتا ہے۔ اس کے ساتھ، آپ علاقے کے لحاظ سے ہر سال کمپنیوں کی آمدنی کو فلٹر کر سکتے ہیں۔
پہلے سے طے شدہ طور پر، تمام علاقے منتخب کیے جاتے ہیں، ان سے نشان ہٹائیں اور صرف وہی علاقہ منتخب کریں جس سے آپ ڈیٹا کو فلٹر کرنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ ٹیبل کو متعدد اندراجات سے فلٹر کرنا چاہتے ہیں، تو ڈراپ ڈاؤن کے نیچے 'متعدد آئٹمز منتخب کریں' کے ساتھ والے چیک باکس کو چیک کریں۔ اور متعدد علاقوں کو منتخب کریں۔
نتیجہ:
چھانٹنا
اگر آپ ٹیبل کی قدر کو صعودی یا نزولی ترتیب میں ترتیب دینا چاہتے ہیں، تو محصول کے مجموعہ کے اندر موجود کسی بھی سیل پر دائیں کلک کریں، پھر 'ترتیب' کو پھیلائیں، اور ترتیب کا انتخاب کریں۔
نتیجہ:
گروہ بندی
فرض کریں کہ آپ کے پیوٹ ٹیبل میں مہینوں کے حساب سے ڈیٹا درج ہے لیکن آپ اسے ماہانہ نہیں دیکھنا چاہتے، اس کے بجائے، آپ ڈیٹا کو مالیاتی سہ ماہیوں میں دوبارہ ترتیب دینا چاہتے ہیں۔ آپ اسے اپنے پیوٹ ٹیبل میں کر سکتے ہیں۔
پہلے کالم منتخب کریں اور اس پر دائیں کلک کریں۔ پھر، ڈراپ ڈاؤن سے 'گروپ' کا اختیار منتخب کریں۔
گروپنگ ونڈو میں، 'کوارٹرز' اور 'سال' کو منتخب کریں، کیونکہ ہم چاہتے ہیں کہ انہیں ہر سال کے مالیاتی سہ ماہیوں میں منظم کیا جائے۔ پھر، 'OK' پر کلک کریں۔
اب، آپ کا ڈیٹا ہر سال کے مالیاتی سہ ماہیوں میں ترتیب دیا جاتا ہے۔
ویلیو فیلڈ کی ترتیبات
پہلے سے طے شدہ طور پر، پیوٹ ٹیبل Sum فنکشن کے ذریعہ عددی اقدار کا خلاصہ کرتا ہے۔ لیکن آپ حساب کی اس قسم کو تبدیل کر سکتے ہیں جو ویلیوز ایریا میں استعمال ہوتا ہے۔
سمری فنکشن کو تبدیل کرنے کے لیے، ٹیبل میں کسی بھی ڈیٹا پر دائیں کلک کریں، 'Summarize Values By' پر کلک کریں، اور اپنا اختیار منتخب کریں۔
متبادل طور پر، آپ فیلڈ سیکشن کے ویلیو ایریا میں 'Sum of ..' کے آگے نیچے والے تیر پر کلک کر سکتے ہیں اور 'ویلیو فیلڈ سیٹنگز' کو منتخب کر سکتے ہیں۔
'ویلیو فیلڈ سیٹنگز' میں، ڈیٹا کا خلاصہ کرنے کے لیے اپنے فنکشن کا انتخاب کریں۔ پھر، 'OK' پر کلک کریں۔ ہماری مثال کے طور پر، ہم منافع کی تعداد کو شمار کرنے کے لیے ' شمار' کا انتخاب کر رہے ہیں۔
نتیجہ:
ایکسل کی پیوٹ ٹیبلز آپ کو مختلف طریقوں سے اقدار کو ظاہر کرنے کی بھی اجازت دیتی ہیں، مثال کے طور پر، گرینڈ ٹوٹل کو فیصد کے طور پر یا کالموں کی کل کو فیصد کے طور پر یا قطار کی کل کو فیصد کے طور پر یا چھوٹے سے بڑے تک اور اس کے برعکس قدروں کو ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے۔
قدروں کو فیصد کے طور پر دکھانے کے لیے، ٹیبل پر کہیں بھی دائیں کلک کریں، پھر 'شو ویلیوز اس طرح' پر کلک کریں اور اپنا اختیار منتخب کریں۔
جب ہم 'کالم ٹوٹل کا %' منتخب کریں گے تو نتیجہ اس طرح ہوگا،
پیوٹ ٹیبل کو ریفریش کریں۔
اگرچہ پیوٹ ٹیبل کی رپورٹ متحرک ہوتی ہے، جب سورس ٹیبل میں تبدیلیاں کرتے ہیں، Excel خود بخود پیوٹ ٹیبل میں ڈیٹا کو تازہ نہیں کرتا ہے۔ ڈیٹا کو اپ ڈیٹ کرنے کے لیے اسے دستی طور پر 'ریفریش' کرنے کی ضرورت ہے۔
پیوٹ ٹیبل میں کہیں بھی کلک کریں اور 'تجزیہ' ٹیب پر جائیں، ڈیٹا گروپ میں 'ریفریش' بٹن پر کلک کریں۔ ورک شیٹ میں موجودہ پیوٹ ٹیبل کو ریفریش کرنے کے لیے، 'ریفریش' اختیار پر کلک کریں۔ اگر آپ ورک بک میں تمام پیوٹ ٹیبلز کو ریفریش کرنا چاہتے ہیں، تو 'سب کو تازہ کریں' پر کلک کریں۔
متبادل طور پر، آپ ٹیبل پر دائیں کلک کر سکتے ہیں، اور 'ریفریش' اختیار منتخب کر سکتے ہیں۔
یہی ہے. ہم امید کرتے ہیں کہ یہ مضمون آپ کو Excel کے Pivot Tables کا تفصیلی جائزہ فراہم کرے گا اور اسے بنانے میں آپ کی مدد کرے گا۔