ایکسل سے لیبل کیسے پرنٹ کریں۔

اگر آپ کسی ایڈریس لسٹ سے میلنگ لیبل پرنٹ کرنا چاہتے ہیں جسے آپ ایکسل اسپریڈشیٹ میں برقرار رکھتے ہیں، تو آپ Microsoft Word کی میل مرج فیچر استعمال کر سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ ایکسل صارفین کے رابطے اور پتے کی معلومات کو ذخیرہ کرنے کے لیے ایک بہترین جگہ ہے۔ آپ Excel میں میلنگ لسٹ/ایڈریس لسٹ آسانی سے ترتیب دے سکتے ہیں۔ لیکن میلنگ لیبل، لفافے، گریٹنگ کارڈز، یا کوئی اور چیز پرنٹ کرنا مشکل کام ہو سکتا ہے۔

فرض کریں کہ آپ ایک میلنگ لسٹ میں بڑے پیمانے پر میل بھیجنا چاہتے ہیں جسے آپ ایکسل اسپریڈشیٹ میں برقرار رکھتے ہیں، آپ ایسا کرنے کا بہترین طریقہ Microsoft Word میل مرج فیچر کو استعمال کرنا ہے۔ مائیکروسافٹ ورڈ میں میل انضمام کی دستاویز بنا کر، اور اسے ایکسل ورک شیٹ سے جوڑ کر، آپ میلنگ کے لیے ایکسل لسٹ سے ڈیٹا کو پرنٹ ایبل لیبلز میں کھینچ سکتے ہیں۔

ایکسل شیٹ سے ورڈ میں میلنگ لیبل کیسے بنائیں

مائیکروسافٹ ورڈ میل مرج فیچر کے ساتھ، آپ ایکسل شیٹ سے میلنگ لیبلز کی ایک شیٹ بنا سکتے ہیں جسے آپ پرنٹ کر سکتے ہیں۔ اگر آپ نہیں جانتے کہ ایکسل سے اپنے لیبلز کو بڑے پیمانے پر کیسے پرنٹ کرنا ہے، تو یہ مرحلہ وار گائیڈ پڑھیں۔

ایکسل میں اپنی میلنگ لسٹ تیار کریں۔

میلنگ لیبل بنانے اور پرنٹ کرنے کے لیے، سب سے پہلے، آپ کو اپنی ورک شیٹ کو صحیح طریقے سے ترتیب دینے کی ضرورت ہے۔ ہر کالم کے پہلے سیل میں کالم ہیڈر ٹائپ کریں اور ان کالم ہیڈر کے نیچے متعلقہ معلومات بھریں۔ چونکہ ہم میلنگ لیبل بنانا چاہتے ہیں، اس لیے ہر ایک عنصر کے لیے ایک کالم بنائیں جسے آپ لیبلز میں شامل کرنا چاہتے ہیں (جیسے پہلا نام، آخری نام، پتہ وغیرہ)۔

مثال کے طور پر، اگر آپ ایکسل شیٹ سے میلنگ لیبل بنانے جا رہے ہیں، تو اس میں ممکنہ طور پر یہ بنیادی رابطے کی معلومات ہوں گی (کالم کے عنوانات کے طور پر):

• پہلا نام
• آخری نام
• گلی کا پتہ
• شہر
• حالت
• زپ کوڈ

ذیل میں اسکرین شاٹ دیکھیں:

جب آپ ایکسل میں ڈیٹا داخل کرتے ہیں، تو معلومات کو انفرادی کالموں میں توڑ دیں۔ مثال کے طور پر، ایک نام کا کالم بنانے کے بجائے، نام کو الگ الگ کالموں میں تقسیم کریں جیسے عنوان، پہلا نام، درمیانی نام، آخری نام، جس سے ورڈ دستاویز کے ساتھ ڈیٹا کو ملانا آسان ہو جائے گا۔

جب آپ ڈیٹا درج کر رہے ہوں تو یقینی بنائیں کہ آپ کی ورک شیٹ میں کوئی خالی قطار یا کالم نہیں ہے۔ ڈیٹا داخل کرنے کے بعد ورک شیٹ کو محفوظ کریں۔

میلنگ لسٹ کو نام دیں۔

ڈیٹا سیٹ بنانے کے بعد، ورک شیٹ میں پیش کردہ ڈیٹا کو ایک نام دیں۔ ایسا کرنے کے لئے،

ایکسل شیٹ میں پتوں کی فہرست منتخب کریں، بشمول ہیڈر۔ اس کے بعد، 'فارمولز' ٹیب پر جائیں اور Defined Names گروپ سے 'define Name' پر کلک کریں۔

ایک نیا ڈائیلاگ باکس کھلے گا، 'نام' باکس میں نام درج کریں، اور 'OK' پر کلک کریں۔ اگر نام میں ایک لفظ زیادہ ہے تو ان کے درمیان انڈر سکور (_) شامل کریں (کوئی جگہ یا ہائفن کی اجازت نہیں ہے)۔

فائل فارمیٹ کی تصدیق کریں۔

آپ کو اپنے لیبل پرنٹ کرنے کے لیے ورڈ دستاویز کو ایکسل ورک شیٹ سے جوڑنے کی ضرورت ہوگی جس میں میلنگ لسٹ شامل ہے۔ اگر آپ پہلی بار ورڈ کو ایکسل سے جوڑ رہے ہیں، تو آپ کو ایک کنورژن فارمیٹ کو فعال کرنا ہوگا جو آپ کو مائیکروسافٹ کے دو پروگراموں کے درمیان فائلوں کو تبدیل کرنے کی اجازت دے گا۔

ایسا کرنے کے لیے سب سے پہلے مائیکروسافٹ ورڈ پروگرام کھولیں۔ 'فائل' ٹیب پر کلک کریں اور بائیں پین کے نیچے 'آپشنز' کو منتخب کریں۔

ایک نئی 'ورڈ آپشنز' ونڈو کھل جائے گی۔ اس میں، بائیں پین میں 'ایڈوانسڈ' پر کلک کریں اور 'جنرل' سیکشن تک نیچے سکرول کریں۔ 'کنفرم فائل فارمیٹ کنورژن آن اوپن' آپشن کو چیک کریں اور 'اوکے' پر کلک کریں۔ یہ آپ کو آسانی سے ایکسل سے ڈیٹا درآمد کرنے کی اجازت دے گا۔

ورڈ میں میل مرج دستاویز مرتب کریں۔

اس کے بعد، آپ کو ایم ایس ورڈ میں مین لیبل دستاویز کو سیٹ اپ کرنے کی ضرورت ہے ان میلنگ لیبلز کے لیے جو آپ شامل کرنا چاہتے ہیں۔

ایک خالی ورڈ دستاویز کھولیں۔ 'میلنگز' پر جائیں اور 'اسٹارٹ میل مرج' آئیکن پر کلک کریں۔ پھر، ڈراپ ڈاؤن سے 'لیبلز' کا اختیار۔

آپ 'مرحلہ بہ قدم میل مرج وزرڈ' کا اختیار بھی منتخب کر سکتے ہیں جو اس عمل میں آپ کی رہنمائی کرے گا۔

'لیبل آپشنز' ڈائیلاگ ونڈو ظاہر ہوگی، یہاں، آپ اپنا لیبل فراہم کنندہ اور پروڈکٹ نمبر منتخب کر سکتے ہیں۔ ہم 3M لیبل بنانے والے کو اپنے وینڈر کے طور پر منتخب کر رہے ہیں کیونکہ یہی وہ برانڈ ہے جسے ہم استعمال کر رہے ہیں۔ لیکن اگر آپ کسی خاص وینڈر کا استعمال کر رہے ہیں، جیسے ایوری، پھر آپ ان کا انتخاب کر سکتے ہیں۔

اس کے بعد، لیبل آپشنز ونڈو کے نیچے بائیں کونے میں 'تفصیلات' بٹن پر کلک کریں اور ایک نیا ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ یہاں، آپ لیبل کے مارجن، اونچائی، چوڑائی، پچ اور سائز کو تبدیل کر سکتے ہیں۔ تبدیلیاں کرنے کے بعد 'OK' پر کلک کریں۔

اب لفظ کا صفحہ اس طرح ظاہر ہوگا:

ورک شیٹ کو ورڈ کے لیبلز سے جوڑیں۔

اب، آپ نے ایکسل سے معلومات حاصل کرنے کے لیے Microsoft Word میں خالی لیبل ترتیب دیے ہیں۔ اس کے بعد، آپ کو ورڈ دستاویز کو ورک شیٹ سے جوڑنا چاہیے جس میں آپ کی میلنگ/پتہ کی فہرست موجود ہے تاکہ ڈیٹا کو اپنے لیبلز میں منتقل کیا جا سکے۔

ورڈ دستاویز میں 'میلنگ' ٹیب پر جائیں، اور 'سلیکٹ وصول کنندگان' کا اختیار منتخب کریں۔ ڈراپ ڈاؤن میں، 'موجودہ فہرست استعمال کریں' کے اختیار پر کلک کریں۔

سلیکٹ ڈیٹا سورس ونڈو میں میلنگ لسٹ کے ساتھ ایکسل اسپریڈشیٹ پر جائیں، فائل کو منتخب کریں اور 'اوپن' پر کلک کریں۔

اگر آپ کو ڈیٹا سورس کی تصدیق کرنے والا ڈائیلاگ باکس نظر آتا ہے، تو 'OLE DB ڈیٹا بیس فائلز' کو منتخب کریں اور 'OK' بٹن پر کلک کریں۔

سلیکٹ ٹیبل کے نام سے ایک اور پاپ اپ ونڈو ظاہر ہوگی۔ اگر آپ نے اپنی ایڈریس لسٹ (Customer_Mailing_List) کا نام رکھا ہے، تو اسے منتخب کریں اور 'OK' پر کلک کریں۔ اگر نہیں، تو اپنی فہرست پر مشتمل ورک شیٹ کو منتخب کریں اور 'OK' پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، لفظ دستاویز اب ایڈریس لیبلز سے بھرا ہوا ہے جو کہتے ہیں ''اگلا ریکارڈ''۔

میل انضمام کے لیے وصول کنندگان کی فہرست میں ترمیم کریں۔

'میلنگ' ٹیب میں 'وصول کنندگان کی فہرست میں ترمیم کریں' کے اختیار پر کلک کریں۔

'میل مرج وصول کنندگان' ونڈو آپ کے ایڈریس لسٹ سے تمام وصول کنندگان کی فہرست میں ظاہر ہوگی۔ سب کو بطور ڈیفالٹ منتخب کیا جائے گا۔ یہاں، آپ اپنی فہرست سے وصول کنندگان کو ترتیب، فلٹر، شامل یا ہٹا سکتے ہیں۔

ان وصول کنندگان کے ناموں کے ساتھ موجود چیک باکس کو صاف کریں جنہیں آپ اپنے لیبلز میں نہیں چاہتے ہیں۔

میل ضم کرنے والے فیلڈز شامل کریں۔

اب، آپ کو انضمام کو ختم کرنے سے پہلے دستاویز میں میل انضمام کی فیلڈز کو شامل کرنا ہوگا۔ جب آپ میل انضمام والے فیلڈز کو اپنے لیبلز میں شامل کرتے ہیں، تو وہ فیلڈز آپ کے ورک شیٹ میں کالم ہیڈر کے لیے پلیس ہولڈر بن جائیں گے۔ ایک بار انضمام ہو جانے کے بعد، پلیس ہولڈرز کو آپ کی ایکسل میلنگ لسٹ کے ڈیٹا سے بدل دیا جائے گا۔

میل مرج فیلڈز کو شامل کرنے کے لیے، میلنگ ٹیب میں رائٹ اینڈ انسرٹ فیلڈز گروپ سے 'ایڈریس بلاک' پر کلک کریں۔

یہاں، آپ وصول کنندہ کے نام کے لیبل پر ظاہر ہونے کے لیے مناسب فارمیٹ بتا سکتے ہیں۔ آپ کو 'پیش نظارہ' سیکشن کے تحت منتخب ایڈریس پیٹرن کا ایک پیش نظارہ نظر آتا ہے۔ فیلڈز کو شامل کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔

اگر آپ کے ایڈریس بلاک کے حصے غائب ہیں یا منتخب کردہ ایڈریس فارمیٹ سے مماثل ہیں، تو اس کا مطلب ہے کہ Excel میں آپ کی ایڈریس لسٹ کے کالم ہیڈنگ ڈیفالٹ ورڈ میل مرج فیلڈز سے مختلف ہوتی ہیں۔ ایڈریس بلاک کے لیے درکار فیلڈز کے ساتھ صحیح فیلڈز کو ملانے کے لیے 'Match Fields' بٹن پر کلک کریں۔

’میچ فیلڈز‘ ونڈو میں، چیک کریں کہ آیا ایڈریس بلاک کے لیے مطلوبہ فیلڈز آپ کی ورک بک کے کالم سے مماثل ہیں۔ اگر نہیں، تو مطلوبہ فیلڈ کے آگے ڈراپ ڈاؤن بٹن پر کلک کریں اور اسے اپنی ایکسل فائل پر کالم کی سرخی کے ساتھ ملا دیں۔ ایک بار جب آپ کام کر لیں، 'ٹھیک ہے' پر کلک کریں۔

اب، ''ایڈریس بلاک'' آپ کے دستاویز کے پہلے لیبل میں ظاہر ہوگا۔

اس کے بعد، آپ کو پہلے لیبل (<>) کے لیبل فارمیٹ اور لے آؤٹ کو ورڈ دستاویز میں باقی لیبلز پر کاپی کرنے کی ضرورت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، میلنگ ٹیب کے نیچے رائٹ اینڈ انسرٹ پین میں ’اپ ڈیٹ لیبلز‘ پر کلک کریں۔

میل انضمام کو انجام دیں۔

ورڈ دستاویز اور ایکسل فائل کو ضم کرنے سے پہلے، آئیے ایک نظر ڈالتے ہیں کہ تیار شدہ لیبل کیسے نظر آئیں گے۔

اپنے نتائج کا جائزہ لینے کے لیے، اوپر والے بار سے 'پریویو نتائج' کا اختیار منتخب کریں۔

اب، آپ اصل میل انضمام کو انجام دے سکتے ہیں۔

آپ ہوم ٹیب پر فی الحال پیش نظارہ لیبل کو فارمیٹ کر سکتے ہیں۔ یہاں تک کہ آپ لیبلز کی فونٹ کی قسم، فونٹ سائز، فونٹ کا رنگ، وغیرہ کو اپنی پسند کے مطابق تبدیل کر سکتے ہیں۔ ایک بار، آپ فی الحال پیش نظارہ شدہ لیبل کی فارمیٹنگ مکمل کرنے کے بعد، تمام لیبلز پر فارمیٹنگ لاگو کرنے کے لیے میلنگ ٹیب کے نیچے 'لیبلز کو اپ ڈیٹ کریں' پر کلک کریں۔

انضمام کو انجام دینے کے لیے، 'میلنگز' ٹیب پر جائیں، Finish گروپ میں 'Finish & Merge' آپشن پر کلک کریں۔ ڈراپ ڈاؤن سے 'انفرادی دستاویزات میں ترمیم کریں' کا اختیار منتخب کریں۔

ایک چھوٹی پاپ اپ ونڈو جسے 'نئے دستاویز میں ضم کریں' کا اشارہ دیا جائے گا۔ اس میں، مرج ریکارڈز کے تحت 'سب' کو منتخب کریں اور ختم کرنے کے لیے 'اوکے' پر کلک کریں۔

اب آپ کی ایڈریس لسٹ سے معلومات آپ کے لیبلز میں منتقل ہو جائیں گی اور آپ کے ایکسل ایڈریس لسٹ سے میلنگ لیبلز کے ساتھ ایک نئی دستاویز ظاہر ہو گی۔ اب آپ کسی دوسرے ورڈ دستاویز کی طرح اس لیبل دستاویز میں ترمیم، فارمیٹ، پرنٹ اور محفوظ کر سکتے ہیں۔

بونس ٹپ: سرحدیں شامل کریں۔ لیبلز کو

سرحدوں کے بغیر لیبل کاٹنا مشکل ہے۔ بارڈرز شامل کرنے کے لیے، متن کے اوپری بائیں جانب پلس (+) آئیکن پر کلک کریں۔

اب دستاویز میں موجود تمام لیبلز کو منتخب کر لیا گیا ہے، فلوٹنگ مینو پر 'بارڈر' آئیکن پر کلک کریں اور آپشنز میں سے 'آل بارڈرز' پر کلک کریں۔

فوری طور پر، آپ کو مختلف لیبلز کے درمیان سرحدیں نظر آئیں گی۔

اب آپ کے لیبلز کو پرنٹ کرنا، انہیں کاٹنا، میل پر چسپاں کرنا اور اپنی میل بھیجنا باقی ہے۔