ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن لسٹ کیسے بنائیں

ڈیٹا انٹری کو آسان، تیز اور غلطی سے پاک بنانے کے لیے ایکسل میں آئٹمز کی ڈراپ ڈاؤن فہرست بنائیں۔ ایکسل کے ڈیٹا کی توثیق کی خصوصیت کے ساتھ، آپ ورک شیٹ یا ورک بک پر ڈیٹا داخل کرنے کے لیے آسانی سے ڈراپ ڈاؤن فہرستیں بنا سکتے ہیں۔

ایکسل ڈراپ ڈاؤن فہرست یا ڈراپ ڈاؤن مینو ایک گرافیکل کنٹرول عنصر ہے جو صارفین کو پہلے سے طے شدہ اختیارات کی فہرست میں سے ایک اختیار منتخب کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ ڈیٹا انٹری کو آسان، تیز تر بنائے گا اور غلطیاں اور ٹائپنگ کو کم کرے گا۔

مثال کے طور پر، صارف ڈراپ ڈاؤن مینو سے آسانی سے کام کی حیثیت کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ لیکن اگر آپ انہیں اسے دستی طور پر داخل کرنے کا انتخاب فراہم کرتے ہیں، تو وہ پورا لفظ FINISHED یا PENDING یا ONGOING، یا FAILED ٹائپ کر سکتے ہیں۔ ہر کام کے لیے سٹیٹس ٹائپ کرنے میں کافی وقت لگے گا، لیکن اگر یہ ڈراپ ڈاؤن لسٹ ہوتی تو اس سے ڈیٹا انٹری کا عمل تیز ہو جاتا ہے۔

اس پوسٹ میں، ہم آپ کو سیلز سے ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے، یا دستی طور پر ڈیٹا داخل کرکے، یا Excel میں فارمولے استعمال کرکے ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانے کا ایک تیز اور آسان طریقہ دکھائیں گے۔

سیلز سے ڈیٹا کا استعمال کرتے ہوئے ڈراپ ڈاؤن لسٹ بنانا

مثال کے طور پر، آپ ایک ڈراپ ڈاؤن مینو بنا کر ہر ایک ٹرپ کی سٹیٹس کو ٹریک کر سکتے ہیں جس کا آپ منصوبہ بنا رہے ہیں (جیسا کہ نیچے تصویر میں دکھایا گیا ہے)۔

سب سے پہلے، وہ آئٹمز ٹائپ کریں جنہیں آپ ڈراپ ڈاؤن میں سیلز کی ایک صف میں ظاہر کرنا چاہتے ہیں۔ آپ اسے اس شیٹ پر کر سکتے ہیں جس میں ڈراپ ڈاؤن فہرستیں ہوں گی، یا کسی مختلف شیٹ پر۔

اس مثال میں، ہم نے شیٹ 2 میں ڈراپ ڈاؤن فہرست کے لیے آئٹمز کی فہرست ٹائپ کی۔

شیٹ 1 پر واپس جائیں اور پھر سیل B2 کو منتخب کریں (یہ وہ سیل ہے جہاں آپ اپنا ڈراپ ڈاؤن سیٹ کریں گے)۔

اس کے بعد، 'Data' ٹیب پر جائیں اور 'Data Validation' کے آئیکن پر کلک کریں، اور ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'Data Validation' کو منتخب کریں۔

'ڈیٹا کی توثیق' ڈائیلاگ باکس میں، 'اجازت دیں:' ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'فہرست' کو منتخب کریں اور 'اوکے' پر کلک کریں۔

'ماخذ' باکس میں کلک کریں اور آپ ان آئٹمز کی فہرست کو منتخب کرسکتے ہیں جنہیں آپ فہرست میں ظاہر ہونے والے اختیارات کے طور پر شامل کرنا چاہتے ہیں۔

اب، شیٹ 2 سے آئٹمز کی فہرست (A1:A5) کو منتخب کریں۔

اور وہ مقام جہاں ڈراپ ڈاؤن مینو کی قدریں ماخذ باکس میں خود بخود شامل ہو جائیں گی۔ اب، 'OK' پر کلک کریں۔ اگر آپ 'کالے کو نظر انداز کریں' کے آپشن کو غیر نشان زد کرتے ہیں، تو ایکسل صارفین کو فہرست سے ایک قدر منتخب کرنے پر مجبور کرے گا۔

اب آپ نے سٹیٹس کالم کے سیل B2 میں ڈراپ ڈاؤن لسٹ بنا لی ہے۔

ڈراپ ڈاؤن فہرست کو تمام 5 قطاروں میں کاپی کرنے کے لیے، بس ڈراپ ڈاؤن باکس کے نیچے بائیں جانب چھوٹے سبز مربع پر کلک کریں اور اسے نیچے سیل B6 پر گھسیٹیں۔

اب، ڈراپ ڈاؤن فہرست سیل B2 سے B6 میں کاپی کی گئی ہے۔

دستی طور پر ڈیٹا داخل کرکے ڈراپ ڈاؤن لسٹ بنانا

متبادل طور پر، آپ آئٹمز کو ڈیٹا کی توثیق ڈائیلاگ ونڈو کے 'ماخذ' فیلڈ میں دستی طور پر درج کرکے ڈراپ ڈاؤن میں براہ راست شامل کرسکتے ہیں۔

اس مثال میں، آپ ایک ڈراپ ڈاؤن فہرست شامل کر رہے ہیں کہ آپ کس موسم میں شہروں کا دورہ کر رہے ہیں۔ لہذا، ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانے کے لیے سیل C2 کو منتخب کریں۔

'ڈیٹا' ٹیب سے 'ڈیٹا کی توثیق' ڈائیلاگ باکس کھولیں۔

توثیق کے معیار سے 'فہرست' کو منتخب کریں اور 'ماخذ' باکس میں اپنی فہرست ٹائپ کریں۔ تمام آئٹمز کو بغیر جگہ کے داخل کیا جانا چاہیے، ہر آئٹم کے درمیان کوما سے الگ کر کے۔

یہاں، سورس فیلڈ میں 'Spring, Summer, Fall, Winter' درج کریں اور 'OK' پر کلک کریں۔

اب، سورس فیلڈ میں درج تمام آئٹمز (آپشنز) ڈراپ ڈاؤن فہرست میں مختلف لائنوں میں ظاہر ہوں گے۔ پھر، آپ فہرست کو باقی قطاروں میں کھینچ کر کاپی کر سکتے ہیں جیسا کہ آپ نے پچھلے طریقہ میں کیا تھا۔

فارمولوں کا استعمال کرتے ہوئے ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانا

ایک اور طریقہ جس سے آپ ڈراپ ڈاؤن فہرست بنا سکتے ہیں وہ ہے سورس فیلڈ میں آف سیٹ فارمولہ استعمال کرنا۔

اس مثال میں، ہم سال کے کالم میں ڈراپ ڈاؤن فہرست بنا رہے ہیں۔ سیل D1 کو منتخب کریں اور Data –> Data Tools –> Data Validation پر جائیں۔

ڈیٹا کی توثیق کی کھڑکیوں میں، سیل ریفرنس یا دستی طور پر درج آئٹمز کے بجائے یہ فارمولہ سورس فیلڈ درج کریں:

 =OFFSET(حوالہ، قطاریں، کالز، [اونچائی]، [چوڑائی])

اب شیٹ 2 میں ڈراپ ڈاؤن فہرست (سال) کے لیے اشیاء کی فہرست درج کریں۔

فارمولے میں، سیل کے حوالہ کو B1 (فہرست کا نقطہ آغاز) کے طور پر متعین کریں، حوالہ کو ختم کرنے سے بچنے کے لیے قطاروں اور کالموں کو 0 کے طور پر متعین کریں، اور فہرست میں آئٹمز کے لیے 5 کے طور پر اونچائی کی وضاحت کریں۔

=OFFSET(Sheet2!$B$1,0,0,5)

اب، اگر آپ سورس فیلڈ میں اس فارمولے کو داخل کرتے ہیں، تو یہ ایک صف لوٹاتا ہے جس میں سالوں کی فہرست ہوتی ہے (B1:B5)۔

یہ ایک ڈراپ ڈاؤن فہرست بنائے گا جو شیٹ 2 کے سیل رینج B1:B5 میں تمام سال دکھاتا ہے۔

ڈراپ ڈاؤن فہرست کو ہٹانا

آپ ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن فہرست کو بھی ہٹا سکتے ہیں۔ ڈراپ ڈاؤن فہرست کو ہٹانے کے لیے، ڈراپ ڈاؤن فہرست والے سیل کو منتخب کریں۔ پھر ڈیٹا -> ڈیٹا ٹولز -> ڈیٹا کی توثیق پر جائیں۔

'Data Validation' ڈائیلاگ باکس کے نیچے بائیں کونے میں 'Clear All' بٹن پر کلک کریں اور 'OK' پر کلک کریں۔ یہ منتخب سیل پر ڈراپ ڈاؤن فہرست کو ہٹا دے گا۔

اگر آپ ورک شیٹ میں تمام ڈراپ ڈاؤن فہرستوں کو ہٹانا چاہتے ہیں، تو 'کلیئر آل' بٹن پر کلک کرنے سے پہلے 'ان تبدیلیوں کو دیگر تمام سیلز پر اسی سیٹنگز کے ساتھ لاگو کریں' کو چیک کریں۔ پھر، درخواست دینے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔

اب، آپ اس مرحلہ وار گائیڈ پر عمل کرکے ڈراپ ڈاؤن فہرستیں بنا اور ہٹا سکتے ہیں۔