مائیکروسافٹ ٹیموں کی میٹنگز میں حاضری کیسے لی جائے۔

حاضری کی رپورٹ ڈاؤن لوڈ کرکے مائیکروسافٹ ٹیموں میں میٹنگ کے شرکاء کو آسانی سے ٹریک کریں۔

جب آپ مائیکروسافٹ ٹیموں کے ساتھ میٹنگز، ٹریننگ سیشنز، یا آن لائن کلاسز کا انعقاد کر رہے ہوتے ہیں، تو کیا یہ حیرت انگیز نہیں ہوگا کہ اگر آپ کے پاس یہ ریکارڈ ہو کہ میٹنگ میں کس نے اسکرین شاٹس لینے، یا کاپی/پیسٹ کرنے کے تکلیف دہ عمل سے گزرے بغیر میٹنگ میں شرکت کی۔ دستی طور پر معلومات؟ کیونکہ آئیے ایماندار بنیں، جب میٹنگ میں چند سے زیادہ شرکاء ہوں، تو تعداد رکھنا ایک تکلیف دہ عمل ہے۔ اور کچھ میٹنگز کے لیے، شرکاء کی فہرست سینکڑوں تک جاتی ہے۔

ٹھیک ہے، اچھی بات یہ ہے کہ مائیکروسافٹ ٹیمز میں ایک ان بلٹ میکانزم ہے جو آپ کو صرف ایک کلک کے ساتھ میٹنگ میں شرکت کرنے دیتا ہے۔ اگر آپ سوچ رہے ہیں کہ آپ اسے کیسے کھو سکتے ہیں، ٹھیک ہے، آپ نے ایسا نہیں کیا۔ واقعی نہیں۔

امکانات یہ ہیں کہ یہ خصوصیت آپ کی تنظیم کے ذریعہ فعال نہیں ہے اور بطور ڈیفالٹ، یہ آف ہے۔ آپ ایسی چیز کو یاد نہیں کر سکتے جو وہاں نہیں ہے۔ لیکن اب جب کہ آپ کو اس کے بارے میں معلوم ہو گیا ہے، آپ اپنی تنظیم کے منتظم سے رابطہ کر سکتے ہیں اور ان سے وقت بچانے کی اس خصوصیت کو فعال کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں۔ مائیکروسافٹ ٹیمز فری استعمال کرنے والے انفرادی صارفین کے لیے، فیچر بطور ڈیفالٹ فعال ہوتا ہے۔ حاضری کا اختیار ابھی تک صرف چینل میٹنگز میں دستیاب ہے، نئی میٹنگز ٹیب سے بنائی گئی میٹنگز میں نہیں۔

ٹیموں کی میٹنگ میں شرکاء کی حاضری لینا

ایک بار جب آپ کی تنظیم کے منتظم نے حاضری کی خصوصیت کو فعال کر دیا، میٹنگ کے منتظمین Microsoft ٹیموں میں کسی بھی میٹنگ کے دوران حاضری لے سکتے ہیں۔ نوٹ کریں کہ میٹنگ میں صرف میٹنگ آرگنائزر ہی حاضری لے سکتا ہے اور وہ بھی صرف اس وقت جب میٹنگ چل رہی ہو۔ میٹنگ ختم ہونے کے بعد آپ حاضری کی رپورٹ ڈاؤن لوڈ نہیں کر سکتے۔

حاضری کی رپورٹ لینا/ڈاؤن لوڈ کرنا بہت آسان ہے۔ کال ٹول بار پر 'شراکت کنندگان دکھائیں' کے آپشن پر کلک کریں۔

شرکاء کی فہرست آپ کی اسکرین کے دائیں جانب ظاہر ہوگی اور فہرست کے اوپری حصے میں 'شرکا کی فہرست ڈاؤن لوڈ کریں' کا اختیار (ڈاؤن لوڈ آئیکن) ہوگا۔ میٹنگ کے لیے حاضری کی فہرست ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے اس پر کلک کریں۔

حاضری کی فہرست دیکھنا

Microsoft ٹیمیں آپ کے کمپیوٹر پر حاضری کی رپورٹ کو ".CSV" فائل فارمیٹ میں محفوظ کرتی ہے جسے آپ Excel یا کسی دوسرے ہم آہنگ سافٹ ویئر میں کھول سکتے ہیں۔ اس میں میٹنگ کے تمام شرکاء کے ناموں کے ساتھ ساتھ ان کے 'جوائن ٹائم' اور 'لیو ٹائم' بھی شامل ہیں۔

ٹیمز ایپ میں شرکاء کی فہرست فائل تک رسائی حاصل کرنے کے لیے، مائیکروسافٹ ٹیمز میں بائیں جانب نیویگیشن بار سے 'فائلز' ٹیب پر جائیں۔

پھر 'ڈاؤن لوڈز' پر جائیں۔ فائل وہاں درج ہوگی۔

متبادل طور پر، مائیکروسافٹ ٹیمز حاضرین کی فہرست کو آپ کے کمپیوٹر پر پہلے سے طے شدہ 'ڈاؤن لوڈ' فولڈر میں محفوظ کرتی ہے۔ آپ مائیکروسافٹ ٹیمز ایپ کو کھولے بغیر وہاں سے بھی رپورٹس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

Microsoft ٹیموں میں میٹنگ کے دوران حاضری لینا کافی آسان ہے اور آپ اسے صرف ایک کلک سے پورا کر سکتے ہیں۔ اس وقت، آپ میٹنگ کے بعد حاضری کی رپورٹ ڈاؤن لوڈ نہیں کر سکتے جتنے صارفین چاہتے ہیں لیکن ہم وہی لیں گے جو ہمیں مل سکتا ہے۔