مائیکروسافٹ ٹیموں میں میٹنگ کا شیڈول کیسے بنائیں

اہم میٹنگز کا شیڈول بنائیں تاکہ تمام ممبران شرکت کر سکیں

مائیکروسافٹ ٹیمز جیسے تعاون کے پلیٹ فارمز نے ریموٹ ورکنگ گیم کو مکمل طور پر تبدیل کر دیا ہے، اور بجا طور پر۔ بہت ساری تنظیمیں ای میلز سے مائیکروسافٹ ٹیمز جیسی ایپس کی طرف اپنے ساتھیوں کے درمیان مواصلت کے لیے تبدیلی کر رہی ہیں کیونکہ ان پلیٹ فارمز کی پیش کردہ شاندار خصوصیات ہیں۔

ایسی ہی ایک خصوصیت جو مائیکروسافٹ ٹیمز پیش کرتی ہے جسے دنیا بھر کے صارفین پسند کرتے ہیں وہ پلیٹ فارم پر طے شدہ میٹنگز منعقد کرنے کی صلاحیت ہے۔ ایڈہاک میٹنگز کے علاوہ، صارفین میٹنگز بھی شیڈول کر سکتے ہیں۔ اس سے پہلے، صرف مائیکروسافٹ 365 بزنس سبسکرائبرز طے شدہ نجی یا چینل میٹنگز کر سکتے تھے۔ لیکن اب مائیکروسافٹ نے مائیکروسافٹ ٹیمز فری صارفین کے لیے آپشن بھی شامل کر دیا ہے۔ اور تنظیم کے اراکین کے ساتھ ساتھ باہر کے لوگوں (عام طور پر Microsoft ٹیموں کی میٹنگز کی دنیا میں مہمانوں کے طور پر جانا جاتا ہے) کے ساتھ ٹیموں میں میٹنگز کا شیڈول کرنا اتنا ہی آسان ہے جتنا اسے مل سکتا ہے۔

اگر آپ مائیکروسافٹ ٹیمز فری صارف ہیں تو میٹنگ کا شیڈول کیسے بنائیں

Microsoft Teams ڈیسک ٹاپ ایپ کھولیں یا teams.microsoft.com پر جائیں۔ بائیں جانب نیویگیشن بار سے 'میٹنگز' کا اختیار منتخب کریں۔

نوٹ: اگر کوئی 'میٹنگز' آپشن نہیں ہے، تو اپنی Microsoft ٹیموں کے ڈیسک ٹاپ ایپ کو اپ ڈیٹ کرنے کی کوشش کریں کیونکہ نیا آپشن صرف رول آؤٹ ہونا شروع ہوا ہے۔ اگر تازہ ترین ورژن کو اپ ڈیٹ کرنے سے اب بھی آپشن نظر نہیں آتا ہے، تو صرف ایک چیز باقی رہ جاتی ہے کہ آپ فیچر کے آنے کا انتظار کریں۔

میٹنگز کا ٹیب کھل جائے گا۔ آپ کو دو اختیارات نظر آئیں گے: 'Met Now' اور 'Sedule a Meeting'۔ شیڈیولر ونڈو کو کھولنے کے لیے 'شیڈول ایک میٹنگ' پر کلک کریں۔

اپنی میٹنگ کو ایک عنوان دیں اور میٹنگ کے دورانیے کے لیے تاریخ اور وقت کی وضاحت کریں۔ پھر 'شیڈول' بٹن پر کلک کریں۔

ٹیمیں میٹنگ کا شیڈول بنائیں گی۔ دعوت نامہ کا اشتراک کرنے کے چند اختیارات آپ کی سکرین پر ظاہر ہوں گے۔ آپ میٹنگ کی معلومات کو کاپی کرکے اور ای میل یا کسی میسجنگ ایپ کے ذریعے لنک بھیج کر شیئر کرسکتے ہیں، یا آپ ایونٹ بنا کر گوگل کیلنڈر یا آؤٹ لک کیلنڈر کا استعمال کرکے دعوت نامہ بھیج سکتے ہیں۔ اپنا مطلوبہ آپشن منتخب کریں۔

اہم نوٹ: کم از کم میٹنگ کی معلومات کو کاپی کیے بغیر اس قدم کو مت چھوڑیں۔ اس ونڈو کو بند کرنے کے بعد، آپ دوبارہ معلومات تک رسائی حاصل نہیں کر پائیں گے۔ اگر آپ نے فی الحال کیلنڈر ایونٹ نہ بنانے کا انتخاب کیا ہے تو آپ کو میٹنگ کا لنک بھی اپنے لیے ہاتھ میں رکھنا چاہیے، مائیکروسافٹ ٹیمز کے پاس مفت صارفین کے لیے طے شدہ میٹنگز پر نظر رکھنے کے لیے ان بلٹ کیلنڈر نہیں ہے۔ یعنی، اگر آپ اس مرحلہ کو چھوڑ دیتے ہیں تو آپ میٹنگ میں شامل نہیں ہو سکیں گے یا دوسروں کو اس میٹنگ میں مدعو نہیں کر سکیں گے جو آپ نے ابھی طے کی ہے۔

فی الحال، مفت صارفین صرف نجی طور پر طے شدہ میٹنگز کر سکتے ہیں نہ کہ چینلز میں۔ اس لیے صرف وہ لوگ میٹنگ میں شامل ہو سکتے ہیں جن کے پاس میٹنگ کی دعوت کا لنک ہے۔

اگر آپ مائیکروسافٹ 365 بزنس صارف ہیں تو میٹنگ کا شیڈول کیسے بنائیں

Microsoft 365 بزنس سبسکرائبرز یا تو Microsoft Teams ایپ سے میٹنگ شیڈول کر سکتے ہیں، یا وہ ٹیموں میں میٹنگ شیڈول کرنے کے لیے آؤٹ لک کا استعمال بھی کر سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں سے میٹنگ کا شیڈول بنائیں

Microsoft Teams ڈیسک ٹاپ ایپ کھولیں یا teams.microsoft.com پر جائیں اور اپنے Microsoft اکاؤنٹ سے سائن ان کریں۔ پھر، بائیں جانب نیویگیشن بار سے 'کیلنڈر' آپشن کو منتخب کریں۔

کیلنڈر میں، میٹنگ کا شیڈول بنانے کے لیے 'نئی میٹنگ' بٹن پر کلک کریں۔

نئی میٹنگ بنانے کی اسکرین کھل جائے گی۔ میٹنگ کا عنوان شامل کریں اور پھر لوگوں کو مدعو کرنے کے لیے 'ضروری شرکاء کو شامل کریں' باکس میں حاضرین کے نام ٹائپ کریں۔

اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی تنظیم سے باہر کوئی شخص میٹنگ میں شامل ہو، تو باکس میں ان کا ای میل ایڈریس ٹائپ کریں تاکہ انہیں میٹنگ میں مدعو کرنے کا لنک بھیجیں۔

تمام شرکاء کو شامل کرنے کے بعد، میٹنگ کا وقت مقرر کریں۔ آپ ہر کسی کے کیلنڈر سے فارغ وقت تلاش کرنے کے لیے 'شیڈیولنگ اسسٹنٹ' کا استعمال بھی کر سکتے ہیں تاکہ ہر کسی کے لیے کام کرنے والی میٹنگ کے لیے وقت مقرر کر سکیں۔

مائیکروسافٹ ٹیمز میٹنگ کو ایک مخصوص شیڈول پر دہرانے کی بھی اجازت دیتی ہے۔ ڈراپ ڈاؤن مینو سے مناسب آپشن کا انتخاب کریں۔ اگر آپ میٹنگ کو دہرانا نہیں چاہتے ہیں تو سیٹنگ کو 'دوبارہ نہیں ہوتا' پر چھوڑ دیں۔

اگلا 'چینل شامل کریں' کی ترتیب ہے جو میٹنگ کی رازداری کی ترتیبات کا تعین کرتی ہے۔ اپنی ملاقات کو نجی رکھنے کے لیے اسے خالی رکھیں۔ ٹیم کے اراکین کے لیے میٹنگ کھولنے کے لیے، ایک چینل منتخب کریں۔ آپ میٹنگ کے لیے متعدد چینلز بھی منتخب کر سکتے ہیں۔

میٹنگ اس چینل میں پوسٹ کی جائے گی جسے آپ 'پوسٹس' ٹیب کے تحت منتخب کرتے ہیں، جہاں ٹیم کے اراکین ایجنڈا سیٹ کر سکتے ہیں، فائلیں شیئر کر سکتے ہیں یا اپنے تبصرے شامل کر سکتے ہیں۔

میٹنگ کو شیڈول کرنے کے لیے 'بھیجیں' یا 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کریں (جو بھی اس بنیاد پر ظاہر ہوتا ہے کہ آیا آپ کی فہرست میں حاضرین موجود ہیں)۔

آؤٹ لک سے ٹیموں کی میٹنگ کا شیڈول بنائیں

صارفین مائیکروسافٹ آؤٹ لک سے ٹیموں کی میٹنگ بھی شیڈول کر سکتے ہیں۔ آؤٹ لک ایپلیکیشن کھولیں اور کیلنڈر ویو پر سوئچ کریں۔ سوئچ کرنے کے لیے بائیں نیویگیشن پین کے نیچے 'کیلنڈر' آئیکن پر کلک کریں۔

پہلے سے طے شدہ طور پر، مائیکروسافٹ ٹیموں میں آؤٹ لک ایڈ ان ہوتا ہے۔ آؤٹ لک کیلنڈر کے منظر میں 'نئی ٹیموں کی میٹنگ' پر کلک کریں۔

میٹنگ کے شیڈول کے لیے اسکرین کھل جائے گی۔ میٹنگ کا نام سیٹ کریں، میٹنگ کے دعوت نامے بھیجنے کے لیے شرکاء کو شامل کریں، میٹنگ کا وقت سیٹ کریں اور میٹنگ کا دعوت نامہ بھیجنے کے لیے 'بھیجیں' بٹن پر کلک کریں۔

نوٹ: فی الحال، صارف آؤٹ لک سے میٹنگز کا شیڈول بنا سکتے ہیں، لیکن انہیں کسی چینل میں نہیں رکھ سکتے۔

Microsoft ٹیموں پر میٹنگز کا انعقاد بہت آسان ہے۔ صارفین مائیکروسافٹ ٹیموں سے یا آؤٹ لک ایپلیکیشن کا استعمال کرتے ہوئے میٹنگز کا شیڈول بنا سکتے ہیں۔ مائیکروسافٹ 365 بزنس سبسکرپشن کے ساتھ ٹیموں کے صارفین ایک شیڈولنگ اسسٹنٹ بھی استعمال کر سکتے ہیں جو صارفین کو میٹنگ کے لیے وقت تلاش کرنے دیتا ہے جو سب کے لیے کام کرتا ہے۔

مائیکروسافٹ ٹیمز فری صارفین کے لیے شیڈیولر اس وقت کافی بنیادی ہے، لیکن چونکہ یہ ایک نئی لاگو کردہ خصوصیت ہے، شاید آنے والے مہینوں میں اسے اہم اپ ڈیٹس مل جائیں۔ آپ ان لوگوں کو دعوتی لنک بھی بھیج سکتے ہیں جو آپ کی تنظیم کا حصہ نہیں ہیں تاکہ وہ 'مہمان' کے طور پر میٹنگ میں شامل ہو سکیں۔