ایک ای میل بھیجا جو آپ کو نہیں ہونا چاہئے؟ پریشان ہونے کی ضرورت نہیں ہے؛ مائیکروسافٹ آؤٹ لک آپ کی چھپائی کو محفوظ کرے گا۔
کیا آپ نے کبھی کسی کو غلط ای میل بھیجا ہے اور محسوس کیا ہے کہ دنیا ختم ہونے والی ہے؟ یا ایک غلط بھی نہیں، صرف ایک نامکمل اور اب آپ کو لگتا ہے کہ آپ اپنے ساتھیوں کے سامنے ایک مکمل بے وقوف نظر آئیں گے؟ مائیکروسافٹ آؤٹ لک کے صارفین کو ان شہنائیوں کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
مائیکروسافٹ آؤٹ لک میں آپ کے ای میل کو یاد کرنے یا تبدیل کرنے کی خصوصیت ہے اور دوسرے شخص کو کبھی بھی آپ کی طرف سے کسی حادثے کے بارے میں معلوم نہیں کرنا پڑے گا۔ بلاشبہ، چند تاریں منسلک ہیں۔
آپ کو ای میل کب یاد آسکتی ہے۔
یاد کرنے یا تبدیل کرنے کی خصوصیت صرف اس وقت کام کرتی ہے جب دوسرے شخص نے آپ کی ای میل کھولی اور پڑھی نہ ہو۔ ریڈنگ پین میں ای میل دیکھنا شمار نہیں ہوتا۔ اور آپ اسے صرف اس صورت میں استعمال کر سکتے ہیں جب آپ اور وصول کنندہ دونوں کا ایک ہی تنظیم میں Microsoft 365 یا Microsoft Exchange ای میل اکاؤنٹ ہو۔ Recall/ Replace ایک Microsoft Exchange کی خصوصیت ہے، اور یہ MAPI یا POP اکاؤنٹس کے لیے دستیاب نہیں ہے۔
نوٹ: یاد کرنے کی خصوصیت دستیاب نہیں ہے اگر آپ کی تنظیم نے اسے فعال نہیں کیا ہے۔
ای میل کو کیسے یاد کیا جائے۔
اپنے ڈیسک ٹاپ پر آؤٹ لک ایپ کھولیں (یہ آؤٹ لک آن لائن کے ساتھ کام نہیں کرے گا) اور اپنے Microsoft 365 اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔ اس ریکال بٹن کی تلاش میں جانے سے پہلے، آپ یہ جان سکتے ہیں کہ آیا آپ کا اکاؤنٹ اس اختیار کو استعمال کرنے کا اہل ہے یا نہیں اگر آپ کو یقین نہیں ہے۔
'فائل' مینو آپشن پر جائیں اور اس پر کلک کریں۔
اکاؤنٹ کی معلومات کھل جائے گی۔ دیکھیں کہ اکاؤنٹ کی قسم 'Microsoft Exchange' ہے نہ کہ MAPI یا POP۔
اگر یہ مائیکروسافٹ ایکسچینج اکاؤنٹ ہے اور وصول کنندہ بھی، اسی ای میل سسٹم پر ہے، تو آپ جانے کے لیے تیار ہیں۔ مین ونڈو پر واپس جانے کے لیے بیک بٹن پر کلک کریں اور 'بھیجے ہوئے آئٹمز' فولڈر میں جائیں۔
وہ میل کھولیں جسے آپ یاد کرنا چاہتے ہیں۔ اسے کھولنے کے لیے اس پر ڈبل کلک کریں۔ ای میل پر ایک ہی کلک، جیسا کہ ہم عام طور پر کرتے ہیں، اسے ریڈنگ پین میں کھول دے گا۔ آپ ریڈنگ پین سے ای میل یاد نہیں کر سکتے۔ میل ایک علیحدہ ونڈو میں کھلے گی۔ 'پیغام' ٹیب سے، 'ایکشنز' کو منتخب کریں اور پھر ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'اس پیغام کو یاد کریں' کو منتخب کریں۔
اگر آپ کو 'میسج' ٹیب پر 'ایکشنز' کا آپشن نہیں ملتا ہے، تو یا تو اپنی ونڈو کو فل سکرین پر زیادہ سے زیادہ کریں کیونکہ کچھ آپشنز جزوی ونڈو میں غائب ہو جاتے ہیں یا اس کے بجائے 'فائل' ٹیب پر سوئچ کریں۔
فائل ٹیب سے، بائیں جانب نیویگیشن مینو سے 'معلومات' کو منتخب کریں۔
پھر، 'دوبارہ بھیجیں یا یاد کریں' کے آپشن پر کلک کریں اور ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'اس پیغام کو یاد کریں' کو منتخب کریں۔
ایک بار جب آپ یاد کرنے کے اختیار پر کلک کریں گے (کسی بھی ٹیب سے)، ایک ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا، اور آپ منتخب کر سکتے ہیں کہ آیا آپ میل کو مکمل طور پر یاد کرنا چاہتے ہیں یا اسے تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔ میل کو یاد کرنے سے یہ وصول کنندہ کے ان باکس سے حذف ہو جائے گا، جب کہ ریپلیس کا آپشن پچھلی میل کو حذف کر کے اس کی جگہ نئی بھیج دے گا۔
آئیے دونوں اختیارات کے درمیان فرق کا جائزہ لیں۔ صرف ای میل کو یاد کرنے کے لیے، 'اس پیغام کی بغیر پڑھی ہوئی کاپیاں حذف کریں' کا اختیار منتخب کریں۔
میل کو واپس بلانے سے پہلے 'مجھے بتائیں کہ کیا یاد کرنا کامیاب ہوتا ہے یا ہر وصول کنندہ کے لیے ناکام ہوتا ہے' کے اختیار کو چیک کریں۔ اس طرح آپ کو ایک پیغام ملے گا جو آپ کو بتائے گا کہ آیا واپسی کامیاب رہی۔ اس آپشن کو چیک کریں کہ آیا آپ ای میل کو واپس بلانے یا تبدیل کرنے کا ارادہ کر رہے ہیں تاکہ واپسی کی کیفیت معلوم ہو سکے۔
اب، OK پر کلک کریں۔ آپ کو بس اتنا کرنے کی ضرورت ہے اور اگر وصول کنندہ نے اسے نہیں پڑھا ہے تو پیغام واپس منگوایا جائے گا۔
ای میل کو تبدیل کرنے کے لیے، 'غیر پڑھی ہوئی کاپیاں حذف کریں اور نئے پیغام کے ساتھ تبدیل کریں' کے آپشن کو منتخب کریں اور اوکے پر کلک کریں۔
آؤٹ لک آپ کا اصل ای میل کمپوز باکس میں کھولے گا۔ آپ اس میں ترمیم کر سکتے ہیں کہ آپ ابھی کیا بھیجنا چاہتے ہیں اور 'بھیجیں' بٹن پر کلک کریں۔ نیا ای میل وصول کنندہ کے ان باکس میں پچھلی میل کی جگہ لے لے گا۔
اگر میسج کی واپسی کامیاب ہو جاتی ہے تو آپ کو ایک اطلاع ملے گی۔
وصول کنندہ کی طرف کیا ہوتا ہے؟
جب یاد کرنا کامیاب ہوتا ہے: اگر وصول کنندہ نے اصل پیغام کو نہیں پڑھا ہے جب آپ پیغام کو یاد کرتے ہیں / تبدیل کرتے ہیں، تو اصل پیغام کو حذف کر دیا جاتا ہے اور اسے تبدیل کرنے والے پیغام سے تبدیل کر دیا جاتا ہے (اگر کوئی ہو تو)۔ نیز، وصول کنندہ کو مطلع کیا جاتا ہے کہ آپ نے ایک پیغام واپس بلایا ہے۔
جب یاد کرنا ناکام ہوجاتا ہے: وصول کنندہ کے فولڈر میں اصل اور یاد کرنے کا پیغام دونوں دستیاب ہیں۔ اگر وصول کنندہ اصل پیغام کو اسی طرح کھولتا ہے جس طرح واپسی کی درخواست پر کارروائی ہو رہی ہے، وصول کنندہ کو مطلع کیا جائے گا کہ آپ پیغام کو یاد کرنے کی کوشش کر رہے تھے۔ لیکن اصل پیغام اب بھی ان کے فولڈر میں موجود ہے۔
چاہے آپ نے غلط حقائق کے ساتھ ای میل بھیجی ہو یا ان میں سے کافی نہیں، Microsoft Outlook آپ کا نجات دہندہ ہوگا۔ پیغام کو چند کلکس میں یاد کریں، اور کوئی بھی آپ کے اختلاط کے بارے میں زیادہ سمجھدار نہیں ہوگا۔ لیکن یاد رکھیں، آپ کو تیزی سے کام کرنے کی ضرورت ہے، جیسا کہ ایک بار وصول کنندہ آپ کا میل پڑھ لے گا، کوئی فائدہ نہیں ہوگا۔