مائیکروسافٹ ٹیموں میں فائلوں کا اشتراک اور حذف کرنے کا طریقہ

آپ کے کمپیوٹر اور کلاؤڈ اسٹوریج سروسز جیسے Google Drive اور Dropbox سے

مائیکروسافٹ ٹیمز کی حیرت انگیز خصوصیات میں سے ایک وہ آسانی ہے جس کے ساتھ آپ ایپلی کیشن میں فائلیں شیئر کر سکتے ہیں۔ کامل ہم آہنگی کے ساتھ کام جاری رکھنے کے لیے آپ اپنی ٹیم کے تمام اراکین کے ساتھ یا ٹیم کے کسی بھی رکن کے ساتھ نجی طور پر اشتراک کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ فائلیں آپ کے کمپیوٹر سے، یا Microsoft ٹیموں پر معاون کلاؤڈ سروس سے شیئر کی جا سکتی ہیں۔

مائیکروسافٹ ٹیمز کی ایک اور حیران کن خصوصیت یہ ہے کہ یہ آپ کو پہلے سے شیئر کی گئی فائلوں کو بھی اتنی ہی آسانی کے ساتھ ان شیئر کرنے دیتا ہے۔ غیر اشتراک کردہ فائلوں کو ہٹانے کے بعد کوئی بھی نہیں دیکھ سکتا۔

ٹیم میں فائل کا اشتراک کیسے کریں۔

teams.microsoft.com پر جا کر اپنے ڈیسک ٹاپ یا اپنے ویب براؤزر پر Microsoft Teams ایپ کھولیں۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، آپ فائلوں کو اپنے کمپیوٹر، یا اپنے Microsoft OneDrive اکاؤنٹ پر شیئر کر سکتے ہیں۔

اگر آپ دیگر کلاؤڈ سروسز جیسے گوگل ڈرائیو، ڈراپ باکس، باکس، شیئر فائل سے فائلیں شیئر کرنا چاہتے ہیں تو آپ کو اسے اپنے ٹیمز اکاؤنٹ میں شامل کرنا ہوگا۔ بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'فائلز' پر جائیں۔

یہ آپ کی تمام ٹیموں کے درمیان اشتراک کردہ تمام فائلوں کو دکھائے گا۔ کلاؤڈ سٹوریج کے تحت، OneDrive پہلے ہی شامل کر دیا گیا ہے۔ اگر آپ اس وقت ٹیموں کے لیے استعمال کیے جانے والے Microsoft اکاؤنٹ کے ساتھ OneDrive استعمال کرتے ہیں، تو Drive کا آپ کا تمام مواد ٹیموں میں شیئر کیے جانے کے لیے دستیاب ہوگا۔ کسی بھی دوسری کلاؤڈ سروس کو استعمال کرنے کے لیے، اسکرین کے نچلے بائیں کونے میں 'کلاؤڈ اسٹوریج شامل کریں' پر کلک کریں۔

منتخب کرنے کے لیے کلاؤڈ سروسز کے اختیارات کے ساتھ ایک اسکرین ظاہر ہوگی۔ اس سروس پر کلک کریں جسے آپ استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ ایک لاگ ان ونڈو کھل جائے گی۔ آپ کے اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں. اگر لاگ ان کامیاب ہے۔ (لاگ ان تب ہی کامیاب ہوگا جب کلاؤڈ سروس اور مائیکروسافٹ ٹیمز دونوں پر ایک ہی ای میل اکاؤنٹ استعمال کیا جائے)، کلاؤڈ سروس شامل کر دی جائے گی اور کلاؤڈ پر موجود تمام فائلیں اشتراک کے لیے دستیاب ہو جائیں گی۔

اب، بائیں جانب نیویگیشن بار سے 'ٹیمز' پر جائیں، اس ٹیم کو منتخب کریں جس کے ساتھ آپ فائل شیئر کرنا چاہتے ہیں اور پھر وہ چینل منتخب کریں جس پر آپ فائل بھیجنا چاہتے ہیں۔

اسکرین کے نیچے، کمپوز باکس میں جائیں اور 'اٹیچ' آئیکن (کاغذی کلپ) پر کلک کریں۔

اسکرین پر ایک پاپ اپ مینو ظاہر ہوگا۔ آپ کے پاس تمام ٹیموں اور چینلز، OneDrive یا دیگر کلاؤڈ سٹوریج سروسز پر پہلے سے مشترکہ فائلوں سے فائل شیئر کرنے یا اپنے کمپیوٹر سے اپ لوڈ کرنے کا اختیار ہوگا۔ اپنی پسند کا آپشن منتخب کریں، اور پھر وہ فائل منتخب کریں جسے آپ شیئر کرنا چاہتے ہیں۔

فائل میسج باکس میں ظاہر ہوگی۔ اس کے اپ لوڈ ہونے کا انتظار کریں؛ اپ لوڈ ہونے کے دوران اس کے نیچے سبز پروگریس بار ہوگا۔ فائل اپ لوڈ ہونے کے بعد، فائل کو شیئر کرنے کے لیے 'بھیجیں' بٹن پر کلک کریں۔

ٹیم کو بھیجی گئی فائل کو کیسے حذف کریں۔

آپ اس فائل کا اشتراک بھی ختم کر سکتے ہیں جو آپ پہلے ہی کسی ٹیم کے ساتھ شیئر کر چکے ہیں۔ وہ چینل کھولیں جس سے آپ نے پہلے فائل شیئر کی تھی۔ چینل کھولنے کے لیے، بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'ٹیم' پر جائیں اور پھر ٹیم کے نام سے چینل کو منتخب کریں۔

اب، چینل میں 'فائل' ٹیب کو کھولیں۔ ٹیبز چینلز کے اوپری حصے میں فوری لنکس ہیں۔ 'فائلز' ٹیب میں اس چینل پر شیئر کی گئی تمام فائلیں ہیں۔

فائلوں کی فہرست سے وہ فائل ڈھونڈیں جسے آپ حذف کرنا چاہتے ہیں، اور اس پر اپنا کرسر ہوور کریں۔ فائل کے نام کے ساتھ ایک 'شو ایکشن' کا آپشن (تھری ڈاٹ آئیکن) ظاہر ہوگا۔ اس پر کلک کریں۔ پھر، ظاہر ہونے والے سیاق و سباق کے مینو سے، 'ڈیلیٹ' اختیار کو منتخب کریں۔

ایک تصدیقی پیغام کا ڈائیلاگ باکس اسکرین پر ظاہر ہوگا۔ فائل کو حذف کرنے کے لیے 'ہاں' پر کلک کریں۔

فائل کو چینل سے اور بائیں جانب نیویگیشن بار پر 'فائلز' سیکشن کے تحت تمام فائلوں کی فہرست سے حذف کر دیا جائے گا۔ ٹیم میں اب کسی کو بھی اس تک رسائی حاصل نہیں ہوگی۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں نجی طور پر فائلوں کا اشتراک کیسے کریں۔

آپ جو فائلز کسی چینل پر شیئر کرتے ہیں وہ اس ٹیم کے تمام ممبران کے ساتھ شیئر کی جاتی ہیں۔ اگر آپ نہیں چاہتے ہیں کہ ٹیم کے تمام اراکین کو فائل تک رسائی حاصل ہو، تو آپ اس کے بجائے اسے کسی فرد یا افراد کے گروپ کے ساتھ نجی طور پر شیئر کر سکتے ہیں۔

بائیں جانب نیویگیشن بار پر، 'چیٹ' پر کلک کریں۔ اس رابطے کی چیٹ کو کھولیں جس پر آپ فائل بھیجنا چاہتے ہیں، یا نئے رابطے کے ساتھ چیٹ شروع کرنے یا ایک نیا گروپ بنانے کے لیے سب سے اوپر 'New Chat' بٹن پر کلک کریں۔ پھر کمپوز باکس میں، 'اٹیچ' آئیکن پر کلک کریں اور وہ فائل منتخب کریں جسے آپ شیئر کرنا چاہتے ہیں۔ آپ صرف OneDrive یا اپنے کمپیوٹر سے نجی چیٹس میں فائلیں بھیج سکتے ہیں۔

جب فائل اپ لوڈ ہو رہی ہے، تو اس کے نیچے ایک سبز پروگریس بار ہوگا۔ ایک بار جب فائل میسج باکس میں اپ لوڈ ہو جائے یعنی گرین بار غائب ہو جائے تو فائل شیئر کرنے کے لیے 'بھیجیں' بٹن پر کلک کریں۔

نجی طور پر بھیجی گئی فائل کو کیسے حذف کریں۔

نجی طور پر بھیجی گئی فائلوں کا اشتراک چیٹ کے اندر ہی سے کیا جا سکتا ہے۔ اس فائل کے ساتھ پیغام پر جائیں جس کا آپ اشتراک ختم کرنا چاہتے ہیں، اور اس پر کرسر کو ہوور کریں۔ ری ایکشن ایموجیز کا ایک سٹرنگ پیغام کے اوپری حصے میں 'مزید آپشنز' آئیکن (تھری ڈاٹ مینو) کے ساتھ ظاہر ہوگا۔ اس پر کلک کریں۔

اسکرین پر ایک سیاق و سباق کا مینو ظاہر ہوگا۔ 'ڈیلیٹ' آپشن کو منتخب کریں۔ فائل کے ساتھ پیغام کو دونوں سروں پر چیٹ سے حذف کر دیا جائے گا اور وصول کنندہ کو مزید اس تک رسائی حاصل نہیں ہوگی۔

نوٹ: آپ فائل پر مشتمل پیغام کو بھی حذف کر سکتے ہیں جیسا کہ ہم نے چینل پر شیئر کی گئی فائلوں کے لیے اوپر کیا تھا، لیکن ایسا کرنے سے صرف پیغام حذف ہو جائے گا نہ کہ فائل۔ فائل اب بھی 'فائلز' ٹیب کے نیچے اور تمام فائلیں بائیں جانب نیویگیشن بار پر دستیاب ہوں گی۔

نتیجہ

مائیکروسافٹ ٹیموں میں پوری ٹیم یا کسی ٹیم کے کچھ ممبران کے ساتھ فائلوں کا اشتراک اور ان کا اشتراک کرنا آسان نہیں ہے۔ اور تمام بڑی کلاؤڈ سٹوریج سروسز جیسے ڈراپ باکس اور گوگل ڈرائیو کے لیے تعاون مائیکروسافٹ ٹیموں میں فائلوں کا اشتراک کرنا اور بھی آسان بنا دیتا ہے۔