اپنے Gmail اکاؤنٹ میں تمام ای میلز کا بیک اپ کیسے لیں۔

پیشہ ور سب سے زیادہ کس چیز سے ڈرتے ہیں؟ آپ میں سے اکثر اس کا صحیح اندازہ نہیں لگا سکتے، یہ ان کی ای میلز کو کھو رہا ہے۔ لوگ عام طور پر تمام اہم فائلیں اور ڈیٹا اپنے ای میل پر وصول اور اسٹور کرتے ہیں۔ یہ نہ صرف انہیں ایک جگہ پر رکھتا ہے بلکہ دنیا بھر سے کسی بھی وقت ان تک رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔

جب ای میل کی بات آتی ہے تو سب سے پہلا نام جو ہمارے ذہن میں آتا ہے وہ ہے 'Gmail'۔ دنیا بھر کے زیادہ تر صارفین ویب پر کسی بھی دوسری ای میل سروس پر Gmail کو ترجیح دیتے ہیں۔ یہ اس حقیقت سے منسوب کیا جا سکتا ہے کہ اسے گوگل نے تیار کیا، سادہ اور سیدھا انٹرفیس، اور صارف دوست خصوصیات کی کثرت۔

آپ کو اپنے ای میلز کا بیک اپ کیوں لینا چاہیے۔

یہ پہلا سوال ہے جو آپ کے ذہن میں آتا ہے جب آپ ای میل بیک اپ کے بارے میں سنتے ہیں اور یہ ایک بالکل درست سوال ہے کیونکہ صارفین کی ایک بڑی فیصد بیداری کی کمی کی وجہ سے اس کے خلاف انتخاب کرتی ہے۔ لیکن آپ کو یہ سمجھنا ہوگا کہ آج کی دنیا میں سائبر حملے، اکاؤنٹس کا ہیک ہونا، غلط استعمال اور انٹرنیٹ پر ڈیٹا کا ضائع ہونا عام بات ہے۔ اگر آپ کے پاس اپنے ای میل پر اہم دستاویزات یا فائلیں ہیں، تو آپ کو ایک بیک اپ بنانا چاہیے، تاکہ آپ کا اکاؤنٹ ہیک ہونے، ای میلز غلطی سے حذف ہونے یا آپ اکاؤنٹ تک رسائی سے محروم ہونے کی صورت میں انہیں آسانی سے بازیافت کر سکیں۔

میں اور کیا کر سکتا ھوں؟ اپنی ای میلز کا بیک اپ لینا ایک حل ہے لیکن آپ کی توجہ مضبوط پاس ورڈ رکھ کر سیکیورٹی کو بڑھانے پر ہونی چاہیے۔ جب دوسروں کو آپ کے اکاؤنٹ میں ہیک کرنے اور آپ کے ڈیٹا سے سمجھوتہ کرنے سے روکنے کی بات آتی ہے تو ایک مضبوط پاس ورڈ انتہائی موثر ہوتا ہے۔ تاہم، بیک اپ رکھنے سے تکلیف نہیں ہوگی، یہ ایک اضافی اقدام کے طور پر کام کرے گا۔

Gmail سے انفرادی طور پر ای میلز ڈاؤن لوڈ کریں۔

اپنے میل کا بیک اپ لینے کا ایک آسان ترین طریقہ انہیں اپنے کمپیوٹر پر ڈاؤن لوڈ کرنا ہے۔ جب بھی آپ Gmail کے ذریعے کسی کو میل وصول کرتے یا بھیجتے ہیں، آپ کے پاس اسے ڈاؤن لوڈ کرنے کا اختیار ہوتا ہے۔

اگر آپ اپنی تمام ای میلز کا بیک اپ نہیں لینا چاہتے لیکن چند مخصوص ای میلز کو جی میل سے انفرادی طور پر ڈاؤن لوڈ کرنے کا آپشن ایک بہترین اور موثر آپشن ہے۔ تاہم، اگر آپ بڑی تعداد میں ای میلز ڈاؤن لوڈ کرنا چاہتے ہیں، تو ہم آپ کو مشورہ دیتے ہیں کہ اس صفحہ پر موجود دیگر طریقے بھی دیکھیں۔

جب آپ میل کھولیں گے، تو آپ کو مینو کو کھولنے کے لیے اوپر دائیں جانب تین نقطے نظر آئیں گے۔ سیاق و سباق کے مینو میں، آپ کو جواب دینے، آگے بھیجنے، میل کی اطلاع دینے، بھیجنے والے کو بلاک کرنے، اور بہت سے دوسرے لوگوں کے درمیان میل کو ڈاؤن لوڈ کرنے کا آپشن نظر آئے گا۔

'ڈاؤن لوڈ میسج' آپشن پر کلک کرنے کے بعد، ای میل آپ کے سسٹم پر ڈیفالٹ 'ڈاؤن لوڈز' فولڈر میں ڈاؤن لوڈ ہو جائے گی۔ یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ آپ اپنے تمام ڈاؤن لوڈ کردہ میلز کو ایک فولڈر میں رکھیں اور ذیلی فولڈرز کا استعمال کرتے ہوئے ان کی درجہ بندی کریں۔

Google Takeout کے ساتھ Gmail میں تمام ای میلز کا بیک اپ لیں۔

Google Takeout آپ کو اپنے Google اکاؤنٹ پر تمام ڈیٹا ڈاؤن لوڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے، یا تو بیک اپ بنانے کے لیے یا اسے کسی اور سروس کے ساتھ استعمال کرنے کے لیے۔ یہ گوگل کی طرف سے پیش کردہ تقریباً تمام خدمات کے ساتھ کام کرتا ہے۔ جب آپ Google Takeout کے ساتھ جاتے ہیں، تو یہ آپ کے اکاؤنٹ پر تمام ای میلز کا بیک اپ بناتا ہے۔

گوگل ٹیک آؤٹ کے ساتھ بیک اپ بنانا

اپنے Gmail اکاؤنٹ میں ای میلز کا بیک اپ بنانے کے لیے Google Takeout استعمال کرنے کے لیے، اپنے کمپیوٹر پر ایک ویب براؤزر میں takeout.google.com کھولیں۔

جب آپ Google Takeout کھولتے ہیں، تو تمام Google سروسز بطور ڈیفالٹ منتخب ہوتی ہیں۔ چونکہ ہم صرف Gmail کا بیک اپ بنانے میں دلچسپی رکھتے ہیں، اس لیے سب سے پہلے تمام سروسز کو غیر منتخب کرنے کے لیے 'سب کو غیر منتخب کریں' پر کلک کریں۔

سب کو غیر منتخب کرنے کے بعد، نیچے سکرول کریں اور 'میل' کے آگے چیک باکس پر نشان لگائیں۔

اب، آپ کو اس ڈیٹا کو منتخب کرنے کا آپشن نظر آئے گا جس کا آپ بیک اپ بنانا چاہتے ہیں۔ ڈیٹا کے مختلف اختیارات کو منتخب/غیر منتخب کرنے کے لیے 'تمام میل ڈیٹا شامل' پر کلک کریں۔

اگر آپ تمام میلز کا بیک اپ بنانا چاہتے ہیں، تو 'میل میں تمام پیغامات شامل کریں' کے لیے چیک باکس پر نشان لگائیں۔ اگر آپ منتخب چیزوں کا بیک اپ بنانا چاہتے ہیں تو پہلے چیک باکس پر نشان ہٹا دیں اور فہرست سے ضروری انتخاب کریں اور پھر نیچے ’اوکے‘ پر کلک کریں۔

ایک بار جب آپ تمام انتخاب مکمل کر لیں، نیچے تک سکرول کریں اور 'اگلا قدم' پر کلک کریں۔

اگلا مرحلہ فریکوئنسی، فائل کی قسم اور سائز کا انتخاب کرنا ہے۔ سب سے پہلے، آپ کو ان دونوں میں سے فریکوئنسی کا انتخاب کرنا ہوگا، ایک سال کے لیے یا ہر دو ماہ بعد۔ آپ جس آپشن کو منتخب کرنا چاہتے ہیں اس کے پیچھے چیک باکس پر نشان لگائیں۔

اگلا حصہ فائل کی قسم اور سائز کے لیے ہے۔ آپ کے پاس فائل کی قسم کے لیے دو اختیارات ہیں، ZIP یا TGZ۔ '.zip' فائلوں کا فائدہ یہ ہے کہ انہیں زیادہ تر کمپیوٹرز پر آسانی سے کھولا جا سکتا ہے۔

آخر میں، فہرست سے ایک پسندیدہ فائل کا سائز منتخب کریں۔ اگر بیک اپ منتخب کردہ سائز سے بڑا ہے تو فائل کو دو حصوں میں تقسیم کیا جائے گا۔ آخر میں، نیچے 'کریٹ ایکسپورٹ' پر کلک کریں۔

آپ کی ای میلز میں موجود ڈیٹا اور کتنی بڑی فائل بنتی ہے اس پر منحصر ہے کہ بیک اپ بنانے کے عمل میں کچھ وقت لگتا ہے۔ چھوٹی فائلیں بڑی فائلوں کے مقابلے نسبتاً تیزی سے بنتی ہیں جن میں دن بھی لگ سکتے ہیں۔

گوگل ٹیک آؤٹ کے ذریعے تخلیق کردہ Gmail بیک اپ ڈاؤن لوڈ کرنا

بیک اپ کی درخواست کرنے کے بعد، آپ کو گوگل کی طرف سے اس کی تصدیق کرنے والا ایک میل موصول ہوگا۔ اس کے علاوہ، آپ کو ایک اور ای میل میں بنائے گئے بیک اپ کے لیے ڈاؤن لوڈ لنک موصول ہوں گے، جس میں فائل کے سائز کے لحاظ سے چند گھنٹے لگ سکتے ہیں۔ ڈاؤن لوڈ لنک درخواست کے دن سے 7 دن کی مدت کے لیے درست ہے۔

جب آپ کو ای میل موصول ہو تو اسے کھولیں اور 'ڈاؤن لوڈ' بٹن پر کلک کریں۔ یہ بھی چیک کریں کہ کتنی فائلیں بنائی گئی ہیں اور ہر ایک کا سائز مستقبل کے حوالے کے لیے۔

'ڈاؤن لوڈ' بٹن پر کلک کرنے کے بعد، آپ کو اپنا گوگل پاس ورڈ درج کرکے اپنی شناخت کی تصدیق کرنے کے لیے کہا جائے گا۔ ایک بار جب آپ گزر جائیں تو، فائلوں کو اپنے کمپیوٹر پر ڈاؤن لوڈ کریں۔ فائلز '.zip' فارمیٹ میں ہیں کیونکہ یہ ڈیفالٹ سیٹنگ ہے اور ہم نے اسے پہلے تبدیل نہیں کیا تھا۔

اس کے علاوہ، پبلک کمپیوٹرز یا سسٹمز پر موجود فائلوں کو کبھی بھی ڈاؤن لوڈ نہ کریں جو آپ دوسروں کے ساتھ شیئر کرتے ہیں، کیونکہ ڈیٹا کا غلط استعمال کیا جا سکتا ہے۔

وہ ای میلز فارورڈ کریں جن کا آپ Gmail میں بیک اپ لینا چاہتے ہیں۔

یہ بیک اپ بنانے کا ایک اور آسان طریقہ ہے جہاں آپ کسی دوسرے ایڈریس پر ای میل فارورڈنگ کو فعال کرتے ہیں۔ بڑی خرابیوں میں سے ایک یہ ہے کہ آپ صرف آنے والی میلوں کے لیے آگے بھیج سکتے ہیں نہ کہ جو آپ بھیجتے ہیں۔ اس کے علاوہ، آپ صرف ان میلز کے لیے بیک اپ بنا سکتے ہیں جو آپ فارورڈنگ فیچر کو ترتیب دینے کے بعد وصول کرتے ہیں۔ آپ کو کبھی بھی کسی اور کا ای میل ایڈریس فارورڈ ایڈریس کے طور پر شامل نہیں کرنا چاہیے کیونکہ ڈیٹا سے سمجھوتہ کیا جا سکتا ہے۔

ای میلز کو فارورڈ کرنے کے لیے ای میل آئی ڈی شامل کرنا

ای میل فارورڈنگ کو فعال کرنے کے لیے، جی میل کھولیں اور اوپری دائیں کونے میں 'سیٹنگز' پر کلک کریں۔

جب آپ 'سیٹنگز' پر کلک کریں گے تو ایک 'کوئیک سیٹنگز' باکس کھل جائے گا جس میں ویو اور دیگر پیرامیٹرز کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے کے لیے بنیادی سیٹنگز موجود ہیں۔ Gmail کی مکمل سیٹنگز کو کھولنے کے لیے، 'See all settings' پر کلک کریں۔

اب آپ سب سے اوپر مختلف ٹیبز دیکھیں گے، 'فارورڈنگ اور POP/IMAP' پر جائیں۔

'فارورڈنگ اور POP/IMOP' میں، آپ کو فارورڈ سیٹنگز کو کنفیگر کرنے کے لیے بہت سارے اختیارات ملیں گے۔ فارورڈنگ کو فعال کرنے کے لیے، 'فارورڈنگ ایڈریس شامل کریں' پر کلک کریں، سب سے اوپر پہلا آپشن، 'فارورڈنگ' سیکشن کے آگے۔

اب آپ کے پاس ای میل ایڈریس درج کرنے کے لیے ایک باکس ہے جہاں آپ تمام میلز کو فارورڈ کرنا چاہتے ہیں اور پھر اس کے نیچے 'Next' پر کلک کریں۔

اب ایک نئی ونڈو کھلتی ہے جہاں آپ کو 'Proceed' پر کلک کرکے ای میل آئی ڈی کی تصدیق کرنی ہوگی۔

اس کے بعد، تبدیلی کی تصدیق کے لیے پاپ اپ ہونے والے تصدیقی باکس میں 'OK' پر کلک کریں۔

آگے کی درخواست کی تصدیق کرنا

جب آپ میلز کو فارورڈ کرنے کے لیے ای میل آئی ڈی شامل کرتے ہیں، تو فارورڈنگ ایڈریس پر تصدیق بھیجی جاتی ہے۔ تصدیق کرنے کے لیے، دو اختیارات ہیں، یا تو تصدیقی کوڈ کا استعمال کرتے ہوئے یا میل میں موجود لنک پر کلک کر کے۔

تصدیقی لنک پر کلک کرنے کے بعد ایک نیا صفحہ کھلتا ہے۔ اپنی بنیادی ID سے ای میلز وصول کرنے کی اجازت دینے کے لیے 'تصدیق کریں' پر کلک کریں۔

ای میل فارورڈنگ سیٹنگز کو تبدیل کرنا

وہ Gmail اکاؤنٹ کھولیں جس کا آپ بیک اپ لینا چاہتے تھے اور 'فارورڈنگ اور POP/IMAP' پر جائیں جیسا کہ ہم نے پہلے کیا تھا۔ اب، 'Forward a copy…' کے پیچھے موجود چیک باکس پر نشان لگائیں اور 'Keep Gmail's copy in the inbox' کا آپشن منتخب کریں جیسا کہ نیچے دی گئی تصویر میں دکھایا گیا ہے۔ یہ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ آپ کے میلز کو آگے بھیج دیا گیا ہے اور آپ کے بنیادی اکاؤنٹ کے ان باکس میں رکھا گیا ہے۔

تبدیلیاں کرنے کے بعد، نیچے سکرول کریں اور انہیں لاگو کرنے کے لیے 'تبدیلیاں محفوظ کریں' پر کلک کریں۔

تھرڈ پارٹی ایپس کے ساتھ Gmail میں ای میلز کا بیک اپ لینا

ہم Gmail میں ای میلز کا بیک اپ لینے کے لیے کچھ مثالی طریقے پہلے ہی دیکھ چکے ہیں لیکن ہم نے ابھی تک ان تھرڈ پارٹی ایپس پر بات نہیں کی ہے جو مدد کے لیے آتی ہیں۔ ای میلز پیشہ ورانہ کمیونیکیشن اور فائل شیئرنگ کا بنیادی طریقہ بننے کے ساتھ، بیک اپ کی ضرورت اب پہلے سے کہیں زیادہ ہے۔

اس سیگمنٹ کو ٹیپ کرنے کے لیے خاص طور پر صارفین کے لیے ای میل اور دیگر بیک اپ بنانے کے لیے بہت ساری ایپس لانچ کی گئی ہیں۔ ویب پر دلچسپ خصوصیات کے ساتھ کچھ واقعی بہترین ایپلی کیشنز ہیں جو نہ صرف بیک اپ بناتے ہیں بلکہ آپ کی طرف سے کم توجہ اور شمولیت کی بھی ضرورت ہوتی ہے۔

اہم نوٹ: فریق ثالث کی خدمات استعمال کرنے کا مطلب ہے کہ آپ کسی اور کو اپنی ای میلز تک رسائی کی اجازت دے رہے ہیں کیونکہ وہ آپ کے ڈیٹا کا بیک اپ لینے میں مدد کرتے ہیں۔ ہم کسی بھی فریق ثالث کی خدمت (خواہ کتنی ہی محفوظ ہوں) استعمال کرنے کے خلاف سختی سے مشورہ دیتے ہیں جب تک کہ آپ کو اس کی قطعی ضرورت نہ ہو اور اس میں شامل خطرات کے دائرہ کار کو پوری طرح سمجھیں۔

اپ سیف

UpSafe صارفین کو اپنے گوگل ڈیٹا اور ای میلز کا بیک اپ لینے میں مدد کرتا ہے۔ یہ سیگمنٹ کی مقبول ترین ایپس میں سے ایک ہے، تاہم، اس میں فریکوئنسی سیٹ کرنے کی خصوصیت نہیں ہے، جس کا مطلب ہے کہ آپ کو ہر بار بیک اپ لینا یاد رکھنا ہوگا۔

سیس ٹولز جی میل بیک اپ

یہ ایک اور زبردست ایپس ہے جو بہت زیادہ حسب ضرورت پیش کرتی ہے جب بات بیک اپ فائل کی قسم کی ہو اور آپ کو بیک اپ کے لیے ایک سے زیادہ Gmail اکاؤنٹس بھی شامل کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

Gmvault

یہ شاید سب سے زیادہ بھروسہ مند ایپلی کیشنز میں سے ایک ہے، نہ صرف اپنی مرضی کے مطابق اور خصوصیات کی کثرت کی وجہ سے، بلکہ اس کے چھوٹے سائز اور سیدھے سادے انٹرفیس کی وجہ سے۔ اس کے علاوہ، آپ خودکار بیک اپ کے لیے فریکوئنسی سیٹ کر سکتے ہیں اور بیٹھ کر آرام کر سکتے ہیں۔

اب جبکہ ہم نے زیادہ تر ای میل بیک اپ طریقوں پر تبادلہ خیال کیا ہے، آپ اس تصور سے واقف اور واقفیت محسوس کریں گے۔ نیز، جیسا کہ پہلے بات کی گئی ہے، بیک اپ بنانا آپ کا واحد طریقہ ہونا چاہیے۔ ایک مضبوط پاس ورڈ ہیکنگ کے امکانات کو کم کرنے میں ایک طویل راستہ چلاتا ہے۔