Microsoft ٹیموں کی میٹنگ میں کسی کو مدعو کرنے کے بارے میں آپ کو جاننے کے لیے ہر وہ چیز درکار ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیمز ایک سرکردہ ورک اسٹریم تعاون ایپس میں سے ایک ہے جو بھیڑ کے لیے دستیاب ہے۔ ڈبلیو ایس سی ایپس پچھلے دو مہینوں میں ایک آپشن سے ایک ضرورت بن گئیں۔ دنیا بھر میں تنظیمیں اپنے کاروبار کو رواں رکھنے کے لیے مائیکروسافٹ ٹیمز جیسی ایپس سے چمٹے ہوئے ہیں جیسا کہ روز نے اس دروازے پر کیا (RIP Jack)۔
چاہے آپ ویڈیو میٹنگز کرنا چاہتے ہیں، یا اپنی ٹیم کے اراکین کے ساتھ فائلوں کا اشتراک اور تعاون کرنا چاہتے ہیں، Microsoft ٹیموں کا تنظیمی ڈھانچہ ایسا کرنا آسان بناتا ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیمز کا استعمال کرتے ہوئے، آپ نہ صرف اپنی تنظیم کے اراکین بلکہ باہر کے لوگوں کے ساتھ بھی ویڈیو میٹنگز کر سکتے ہیں، چاہے ان کے پاس Microsoft ٹیموں کا اکاؤنٹ ہو یا نہ ہو۔
میٹنگ کے دوران لوگوں کو مدعو کریں۔
چاہے یہ ایک ایڈہاک میٹنگ ہو جو صرف ٹیمز چینل میں ہو سکتی ہے، یا کسی چینل میں شیڈول میٹنگ ہو رہی ہے، کوئی بھی ٹیم ممبر جو چینل تک رسائی رکھتا ہے وہ وہاں سے میٹنگ میں شامل ہو سکتا ہے۔ لیکن لوگوں کے لیے آپ کی میٹنگ میں شامل ہونے کا یہ واحد طریقہ نہیں ہے۔ آپ کال کے دوران کسی بھی وقت کسی کو بھی - تنظیم کے اراکین کے ساتھ ساتھ مہمانوں کو - Microsoft ٹیموں میں میٹنگ میں مدعو کر سکتے ہیں۔
میٹنگ میں کال ٹول بار پر ’شرکاء دکھائیں‘ آئیکن پر کلک کریں۔ شرکاء کی فہرست اسکرین کے دائیں جانب کھل جائے گی۔
اب، اگر آپ کسی ایسے شخص کو مدعو کرنا چاہتے ہیں جو آپ جیسے ہی تنظیم سے تعلق رکھتا ہے - ٹیم کے اراکین اور غیر ٹیم کے اراکین - 'کسی کو مدعو کریں' ٹیکسٹ باکس پر کلک کریں اور ان کا نام ٹائپ کرنا شروع کریں۔
تنظیم کے اراکین کے لیے تجاویز ٹیکسٹ باکس کے نیچے ظاہر ہوں گی۔ اس شخص کو منتخب کریں جسے آپ مدعو کرنا چاہتے ہیں۔
جیسے ہی آپ ان کے نام پر کلک کریں گے، Microsoft ٹیمیں انہیں کال کرنا شروع کر دیں گی۔ وہ میٹنگ میں شامل ہونے کی کال قبول کر سکتے ہیں۔
اپنی تنظیم سے باہر سے کسی کو مدعو کرنے کے لیے، انوائٹ ٹیکسٹ باکس کے آگے 'کاپی جوائن انفو' بٹن پر کلک کریں۔
میٹنگ کی معلومات آپ کے کلپ بورڈ پر کاپی کر دی جائے گی۔ جب آپ شمولیت کی معلومات کو پیسٹ کرتے ہیں، تو یہ 'جوائن مائیکروسافٹ ٹیمز میٹنگ' کے لنک کی شکل میں ہوگی۔ اسے ای میل، پیغام، یا کسی دوسرے ذریعے سے ان لوگوں کو بھیجیں جنہیں آپ مدعو کرنا چاہتے ہیں۔
اس کے بعد وہ میسج میں موجود لنک سے بطور مہمان میٹنگ میں شامل ہو سکتے ہیں۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ آیا اس شخص کے پاس Microsoft Teams اکاؤنٹ ہے یا نہیں۔ کوئی بھی دعوتی لنک سے میٹنگ میں شامل ہو سکتا ہے۔
نوٹ: مہمانوں کو جوائن کرنے کے بعد میٹنگ میں پہلے سے موجود کسی کے ذریعے میٹنگ میں داخل کرنا ہوگا۔
میٹنگ سے پہلے لوگوں کو مدعو کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیمز آفس 365 بزنس سبسکرائبرز کے پاس مائیکروسافٹ ٹیمز فری صارفین کے مقابلے میں اضافی فعالیت بھی ہے۔ ایڈہاک میٹنگز کی میزبانی کرنے کے علاوہ، وہ میٹنگوں کا شیڈول بھی پہلے سے ترتیب دے سکتے ہیں۔ اور ملاقاتوں کا شیڈول بنانا نہ صرف آپ کے فائدے کے لیے ہے۔ آپ میٹنگ کا شیڈول بناتے وقت لوگوں کو بھی مدعو کر سکتے ہیں تاکہ وہ میٹنگ کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے اپنے شیڈول کا انتظام کر سکیں۔
شیڈولر اسکرین میں، لوگوں کو مدعو کرنے کے لیے 'ضروری شرکاء کو شامل کریں' پر کلک کریں۔ تنظیم کے اراکین کے لیے، ان کے نام درج کرنا شروع کریں اور جب اس شخص کا نام ٹیکسٹ باکس کے نیچے ظاہر ہو تو اس پر کلک کریں۔
اپنی تنظیم سے باہر کے لوگوں کے لیے، ٹیکسٹ باکس میں ان کی ای میل آئی ڈی درج کریں۔
میٹنگ شیڈولر پر 'بھیجیں' بٹن پر کلک کرنے کے بعد میٹنگ کے لنک اور میٹنگ کی تاریخ اور وقت کے ساتھ ایک دعوتی ای میل خود بخود ہر کسی کو بھیج دیا جائے گا۔
اس کے بعد وصول کنندگان اپنے دعوتی لنک سے میٹنگ کے وقت شامل ہو سکیں گے۔
Microsoft ٹیموں کی میٹنگ میں کسی کو بھی مدعو کرنا کافی آسان ہے، چاہے وہ آپ جیسی تنظیم میں ہوں یا نہ ہوں۔ مزید برآں، آپ لوگوں کو نہ صرف میٹنگ کے دوران مدعو کر سکتے ہیں، بلکہ پہلے سے طے شدہ میٹنگز کے لیے بھی مدعو کر سکتے ہیں۔