گوگل شیٹس میں دو کالموں کے درمیان ڈپلیکیٹس کیسے تلاش کریں۔

آپ گوگل شیٹس میں مشروط فارمیٹنگ کی خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے دو کالموں کے درمیان ڈپلیکیٹ اندراجات کو تلاش اور نمایاں کر سکتے ہیں۔

بڑے ڈیٹا سیٹس کے ساتھ گوگل شیٹس میں کام کرتے ہوئے، آپ کو شاید ایک ایسی پریشانی کا سامنا کرنا پڑتا ہے جہاں آپ کو بہت سی ڈپلیکیٹ اقدار سے نمٹنا پڑتا ہے۔ جبکہ کچھ ڈپلیکیٹس اندراجات جان بوجھ کر رکھے گئے ہیں جبکہ دیگر غلطیاں ہیں۔ یہ خاص طور پر سچ ہے جب آپ کسی ٹیم کے ساتھ ایک ہی شیٹ پر تعاون کر رہے ہوں۔

جب Google Sheets پر ڈیٹا کا تجزیہ کرنے کی بات آتی ہے، تو ڈپلیکیٹس کو فلٹر کرنے کے قابل ہونا ضروری اور آسان ہو سکتا ہے۔ اگرچہ گوگل شیٹس کے پاس شیٹس میں ڈپلیکیٹ تلاش کرنے کے لیے کوئی مقامی تعاون نہیں ہے، لیکن یہ سیلز میں ڈپلیکیٹ ڈیٹا کا موازنہ، شناخت اور ہٹانے کے کئی طریقے پیش کرتا ہے۔

کبھی کبھی، آپ کسی کالم میں موجود ہر قدر کا دوسرے کالم سے موازنہ کرنا چاہتے ہیں اور تلاش کرنا چاہتے ہیں کہ آیا اس میں کوئی ڈپلیکیٹس ہیں اور اس کے برعکس۔ گوگل شیٹس میں، آپ مشروط فارمیٹنگ کی خصوصیت کی مدد سے آسانی سے دو کالموں کے درمیان ڈپلیکیٹس تلاش کر سکتے ہیں۔ اس آرٹیکل میں، ہم آپ کو دکھائیں گے کہ گوگل شیٹس میں دو کالموں کا موازنہ کیسے کریں اور ان کے درمیان ڈپلیکیٹس تلاش کریں۔

مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کرتے ہوئے دو کالموں کے درمیان ڈپلیکیٹ اندراجات تلاش کریں۔

مشروط فارمیٹنگ گوگل شیٹس میں ایک خصوصیت ہے جو صارف کو مخصوص فارمیٹنگز جیسے فونٹ کا رنگ، شبیہیں، اور ڈیٹا بارز کو سیل یا سیل کی حد میں مخصوص شرائط کی بنیاد پر لاگو کرنے کی اجازت دیتی ہے۔

آپ اس مشروط فارمیٹنگ کو دو کالموں کے درمیان ڈپلیکیٹ اندراجات کو نمایاں کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں، یا تو سیل کو رنگ سے بھر کر یا متن کا رنگ تبدیل کر کے۔ آپ کو ایک کالم میں ہر قدر کا دوسرے کالم سے موازنہ کرنا ہوگا اور معلوم کرنا ہوگا کہ آیا کوئی قدر دہرائی گئی ہے۔ اس کے کام کرنے کے لیے، آپ کو ہر کالم پر الگ سے مشروط فارمیٹنگ کا اطلاق کرنا ہوگا۔ ایسا کرنے کے لیے ان اقدامات پر عمل کریں:

وہ اسپریڈشیٹ کھولیں جسے آپ Google Sheets میں ڈپلیکیٹس کی جانچ کرنا چاہتے ہیں۔ سب سے پہلے، کالم B کے ساتھ چیک کرنے کے لیے پہلا کالم (A) منتخب کریں۔ آپ اس کے اوپر موجود کالم کے خط پر کلک کر کے پورے کالم کو نمایاں کر سکتے ہیں۔

پھر، مینو بار سے 'فارمیٹ' مینو پر کلک کریں اور 'مشروط فارمیٹنگ' کو منتخب کریں۔

مشروط فارمیٹنگ مینو گوگل شیٹس کے دائیں جانب کھلتا ہے۔ آپ سیل رینج کی تصدیق کر سکتے ہیں جسے آپ نے 'رینج پر لاگو کریں' کے اختیار کے تحت منتخب کیا ہے۔ اگر آپ رینج کو تبدیل کرنا چاہتے ہیں تو 'رینج آئیکن' پر کلک کریں اور ایک مختلف رینج کا انتخاب کریں۔

پھر، 'فارمیٹ رولز' کے تحت ڈراپ ڈاؤن پر کلک کریں اور 'کسٹم فارمولا ہے' آپشن کو منتخب کریں۔

اب، آپ کو 'قدر یا فارمولہ' باکس میں ایک حسب ضرورت فارمولہ درج کرنے کی ضرورت ہے۔

اگر آپ نے ایک پورا کالم (B:B) منتخب کیا ہے، تو فارمیٹ کے قواعد کے تحت درج ذیل COUNTIF فارمولہ کو 'ویلیو یا فارمولہ' باکس میں درج کریں:

=countif($B:$B,$A2)>0

یا،

اگر آپ نے کالم میں سیلز کی ایک رینج کا انتخاب کیا ہے (کہیں کہ سو سیل، A2:A30)، یہ فارمولہ استعمال کریں:

=COUNTIF($B$2:$B$30, $A2)>0

جب آپ فارمولہ درج کر رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ نے جس کالم کو ہائی لائٹ کیا ہے، فارمولے میں حرف 'B' کی تمام مثالوں کو بدل دیں۔ ہم سیل حوالہ جات سے پہلے '$' نشان کو شامل کر رہے ہیں تاکہ ان کو مطلق حد بنایا جا سکے، لہذا یہ تبدیل نہیں ہوتا ہے ہم فارمولے کو لاگو کرتے ہیں۔

فارمیٹنگ اسٹائل سیکشن میں، آپ ڈپلیکیٹ آئٹمز کو ہائی لائٹ کرنے کے لیے فارمیٹنگ اسٹائل کا انتخاب کرسکتے ہیں۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، یہ سبز فل کلر استعمال کرے گا۔

آپ 'فارمیٹنگ سٹائل' کے اختیارات کے تحت 'ڈیفالٹ' پر کلک کرکے، پھر پیش سیٹوں میں سے ایک کو منتخب کر کے پیش سیٹ فارمیٹنگ اسٹائل میں سے ایک کا انتخاب کرسکتے ہیں۔

یا، آپ ڈپلیکیٹس کو نمایاں کرنے کے لیے 'فارمیٹنگ اسٹائل' سیکشن کے تحت فارمیٹنگ کے سات ٹولز (بولڈ، اٹالک، انڈر لائن، اسٹرائیک تھرو، ٹیکسٹ کلر، فل کلر) میں سے کوئی بھی استعمال کر سکتے ہیں۔

یہاں، ہم 'فل کلر' آئیکن پر کلک کرکے اور 'پیلا' رنگ منتخب کرکے ڈپلیکیٹ سیلز کے لیے فل کلر کا انتخاب کرتے ہیں۔

ایک بار جب آپ فارمیٹنگ کو منتخب کر لیں، سیلز کو نمایاں کرنے کے لیے 'ہو گیا' پر کلک کریں۔

COUNTIF فنکشن شمار کرتا ہے کہ 'کالم A' میں ہر سیل کی قدر 'کالم B' میں کتنی بار ظاہر ہوتی ہے۔ لہذا اگر کوئی آئٹم کالم B میں ایک بار بھی ظاہر ہوتا ہے، تو فارمولہ TRUE لوٹاتا ہے۔ پھر اس آئٹم کو آپ کے منتخب کردہ فارمیٹنگ کی بنیاد پر 'کالم A' میں نمایاں کیا جائے گا۔

یہ ڈپلیکیٹس کو ہائی لائٹ نہیں کرتا ہے، بلکہ یہ ان آئٹمز کو ہائی لائٹ کرتا ہے جن کے کالم B میں ڈپلیکیٹس ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ ہر پیلے رنگ کے ہائی لائٹ کردہ آئٹم کے کالم B میں ڈپلیکیٹس ہیں۔

اب، ہمیں اسی فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے کالم B میں مشروط فارمیٹنگ کا اطلاق کرنا ہوگا۔ ایسا کرنے کے لیے، دوسرا کالم (B2:B30) منتخب کریں، 'فارمیٹ' مینو پر جائیں، اور 'مشروط فارمیٹنگ' کو منتخب کریں۔

متبادل طور پر، 'مشروط فارمیٹ کے اصول' پین کے تحت 'ایک اور اصول شامل کریں' بٹن پر کلک کریں۔

اس کے بعد، 'رینج پر لاگو کریں' باکس میں رینج (B2:B30) کی تصدیق کریں۔

پھر، 'فارمیٹ سیلز اگر..' آپشن کو 'کسٹم فارمولا ہے' پر سیٹ کریں اور فارمولا باکس میں درج ذیل فارمولہ درج کریں:

=COUNTIF($A$2:$A$30, $B2)>0

یہاں، ہم پہلی دلیل میں کالم A رینج ($A$2:$A$30) اور دوسری دلیل میں '$B2' استعمال کر رہے ہیں۔ یہ فارمولہ کالم A کے ہر سیل کے خلاف 'کالم B' میں سیل ویلیو کو چیک کرے گا۔ اگر کوئی میچ (ڈپلیکیٹ) پایا جاتا ہے، تو مشروط فارمیٹنگ اس آئٹم کو 'کالم B' میں ہائی کر دے گی۔

پھر، 'فارمیٹنگ اسٹائل' کے اختیارات میں فارمیٹنگ کی وضاحت کریں اور 'ہو گیا' پر کلک کریں۔ یہاں، ہم کالم B کے لیے نارنجی رنگ کا انتخاب کر رہے ہیں۔

یہ کالم B آئٹمز کو ہائی لائٹ کرے گا جن کے کالم A میں ڈپلیکیٹ ہیں۔ اب، آپ نے دو کالموں کے درمیان ڈپلیکیٹ آئٹمز کو ڈھونڈا اور ہائی لائٹ کیا ہے۔

آپ نے شاید دیکھا ہو گا، اگرچہ کالم A میں 'Arcelia' کے لیے نقل موجود ہے، لیکن اسے نمایاں نہیں کیا گیا ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ ڈپلیکیٹ ویلیو صرف ایک کالم (A) میں ہے کالموں کے درمیان نہیں۔ اس لیے اس پر روشنی نہیں ڈالی جاتی۔

ایک ہی قطار میں دو کالموں کے درمیان ڈپلیکیٹس کو نمایاں کریں۔

آپ مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کرتے ہوئے ان قطاروں کو بھی نمایاں کر سکتے ہیں جن میں دو کالموں کے درمیان ایک جیسی قدریں (ڈپلیکیٹس) ہیں۔ مشروط فارمیٹنگ کا اصول ہر قطار کو چیک کر سکتا ہے اور ان قطاروں کو نمایاں کرتا ہے جن میں دونوں کالموں میں مماثل ڈیٹا ہوتا ہے۔ یہاں یہ ہے کہ آپ یہ کیسے کرتے ہیں:

پہلے، دونوں کالموں کو منتخب کریں جن کا آپ موازنہ کرنا چاہتے ہیں، پھر 'فارمیٹ' مینو میں جائیں اور 'مشروط فارمیٹنگ' کو منتخب کریں۔

کنڈیشنل فارمیٹ رولز پین میں، 'رینج پر لاگو کریں' باکس میں رینج کی تصدیق کریں اور 'فارمولا سیلز اگر..' ڈراپ ڈاؤن سے 'کسٹم فارمولا ہے' کو منتخب کریں۔

پھر، 'قدر یا فارمولہ' باکس میں درج ذیل فارمولہ درج کریں:

=$A2=$B2

یہ فارمولہ قطار در قطار دو کالموں کا موازنہ کرے گا اور ان قطاروں کو نمایاں کرے گا جن کی ایک جیسی قدریں ہیں (نقل)۔ جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں کہ یہاں درج کردہ فارمولہ صرف منتخب رینج کی پہلی قطار کے لیے ہے، لیکن فارمولہ مشروط فارمیٹنگ خصوصیت کے ذریعے منتخب کردہ رینج کی تمام قطاروں پر خود بخود لاگو ہو جائے گا۔

پھر، 'فارمیٹنگ اسٹائل' کے اختیارات سے فارمیٹنگ کی وضاحت کریں اور 'ہو گیا' پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، صرف وہی قطاریں جن میں دو کالموں کے درمیان مماثل ڈیٹا (ڈپلیکیٹس) ہوں گے ان کو ہائی لائٹ کیا جائے گا اور دیگر تمام ڈپلیکیٹس کو نظر انداز کر دیا جائے گا۔

متعدد کالموں میں ڈپلیکیٹ سیلز کو نمایاں کریں۔

بہت سے کالموں والی بڑی اسپریڈ شیٹس کے ساتھ کام کرتے وقت، آپ ان تمام ڈپلیکیٹس کو نمایاں کرنا چاہیں گے جو صرف ایک یا دو کالموں کے بجائے متعدد کالموں میں ظاہر ہوتے ہیں۔ آپ اب بھی متعدد کالموں میں ڈپلیکیٹ کو نمایاں کرنے کے لیے مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کر سکتے ہیں۔

سب سے پہلے، تمام کالموں اور قطاروں کی رینج منتخب کریں جنہیں آپ صرف ایک یا دو کالم کے بجائے ڈپلیکیٹس تلاش کرنا چاہتے ہیں۔ آپ Ctrl کی کو دبا کر، پھر ہر کالم کے اوپری حصے پر موجود خط پر کلک کر کے پورے کالموں کو منتخب کر سکتے ہیں۔ متبادل طور پر، آپ اپنی رینج میں پہلے اور آخری سیلز پر بھی کلک کر سکتے ہیں جبکہ ایک ساتھ متعدد کالموں کو منتخب کرنے کے لیے Shift کی کو دبا کر رکھ سکتے ہیں۔

مثال میں، ہم A2:C30 کو منتخب کر رہے ہیں۔

پھر، مینو میں 'فارمیٹ' آپشن پر کلک کریں اور 'مشروط فارمیٹنگ' کو منتخب کریں۔

مشروط فارمیٹ کے اصولوں میں، فارمیٹ کے قواعد کو 'کسٹم فارمولہ ہے' پر سیٹ کریں، اور پھر 'ویلیو یا فارمولہ' باکس میں درج ذیل فارمولہ درج کریں:

=countif($A$2:$C$30,A2)>

ہم سیل حوالہ جات سے پہلے '$' نشان کو شامل کر رہے ہیں تاکہ انہیں مطلق کالم بنایا جا سکے، اس لیے یہ تبدیل نہیں ہوتا ہے کہ ہم فارمولے کو لاگو کرتے ہیں۔ آپ '$' علامات کے بغیر بھی فارمولہ درج کر سکتے ہیں، یہ کسی بھی طرح سے کام کرتا ہے۔

پھر، فارمیٹنگ کا انتخاب کریں جس میں آپ 'فارمیٹنگ اسٹائل' کے اختیارات کا استعمال کرتے ہوئے ڈپلیکیٹ سیلز کو ہائی لائٹ کرنا چاہتے ہیں۔ یہاں، ہم 'یلو' فل کلر کا انتخاب کر رہے ہیں۔ اس کے بعد، 'ہو گیا' پر کلک کریں۔

یہ آپ کے منتخب کردہ تمام کالموں میں ڈپلیکیٹس کو نمایاں کرے گا، جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے۔

مشروط فارمیٹنگ کو لاگو کرنے کے بعد، آپ جب چاہیں مشروط فارمیٹنگ کے اصول میں ترمیم یا حذف کر سکتے ہیں۔

اگر آپ موجودہ مشروط فارمیٹنگ کے اصول میں ترمیم کرنا چاہتے ہیں، تو مشروط فارمیٹنگ کے ساتھ کوئی سیل منتخب کریں، مینو میں 'فارمیٹ' پر جائیں، اور 'مشروط فارمیٹنگ' کو منتخب کریں۔

یہ موجودہ انتخاب پر لاگو فارمیٹ کے قوانین کی فہرست کے ساتھ دائیں جانب 'مشروط فارمیٹ کے اصول' پین کو کھول دے گا۔ جب آپ اپنے ماؤس کو اصول پر گھماتے ہیں، تو یہ آپ کو ڈیلیٹ بٹن دکھائے گا، اصول کو ہٹانے کے لیے ڈیلیٹ بٹن پر کلک کریں۔ یا، اگر آپ اس قاعدے میں ترمیم کرنا چاہتے ہیں جو فی الحال دکھائی دے رہا ہے، تو خود اصول پر کلک کریں۔

اگر آپ موجودہ اصول پر ایک اور مشروط فارمیٹنگ شامل کرنا چاہتے ہیں، تو 'ایک اور اصول شامل کریں' بٹن پر کلک کریں۔

دو کالموں کے درمیان نقلیں شمار کریں۔

کبھی کبھی، آپ ایک کالم میں کسی قدر کے دوسرے کالم میں دہرائے جانے کی تعداد گننا چاہتے ہیں۔ یہ اسی COUNTIF فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے آسانی سے کیا جا سکتا ہے۔

کالم B میں کالم A میں موجود قدر کی تعداد معلوم کرنے کے لیے، دوسرے کالم میں سیل میں درج ذیل فارمولہ درج کریں:

=COUNTIF($B$2:$B$30,$A2)

سیل C2 میں یہ فارمولہ درج کریں۔ یہ فارمولہ کالم (B2:B30) میں سیل A2 میں موجود قدر کی تعداد کو شمار کرتا ہے اور سیل C2 میں شمار کو لوٹاتا ہے۔

جب آپ فارمولہ ٹائپ کریں گے اور Enter دبائیں گے، آٹو فل فیچر ظاہر ہوگا، اس فارمولے کو بقیہ سیلز (C3:C30) میں آٹو فل کرنے کے لیے 'ٹک مارک' پر کلک کریں۔

اگر آٹو فل فیچر ظاہر نہیں ہوتا ہے تو سیل C2 کے نیچے دائیں کونے میں نیلے مربع پر کلک کریں اور سیل C2 میں فارمولے کو سیل C3:C30 میں کاپی کرنے کے لیے اسے نیچے گھسیٹیں۔

'موازنہ 1' کالم (C) اب آپ کو وہ تعداد دکھائے گا جو کالم A میں ہر متعلقہ قدر کالم B میں ظاہر ہوتی ہے۔ مثال کے طور پر، A2 کی قدر، یا "Franklyn" کالم B میں نہیں ملتی، لہذا، COUNTIF فنکشن "0" لوٹاتا ہے۔ اور قدر "لوریٹا" (A5) کالم B میں دو بار پائی جاتی ہے، لہذا، یہ "2" لوٹاتا ہے۔

اب، ہمیں کالم B کے ڈپلیکیٹ کاؤنٹ تلاش کرنے کے لیے انہی اقدامات کو دہرانا ہوگا۔ ایسا کرنے کے لیے، کالم D میں سیل D2 میں درج ذیل فارمولہ درج کریں (موازنہ 2):

=COUNTIF($A$2:$A$30,$B2)

اس فارمولے میں، رینج کو '$B$2:$B$30' سے '$A$2:$A$30' اور '$B2' سے '$A2' تک تبدیل کریں۔ فنکشن کالم A (A2:A30) میں سیل B2 میں موجود قدر کی تعداد کو شمار کرتا ہے اور سیل D2 میں شمار کو لوٹاتا ہے۔

پھر، کالم D میں باقی سیلز (D3:D30) میں فارمولے کو خود بخود پُر کریں۔ اب، 'موازنہ 2' آپ کو وہ تعداد دکھائے گا جو کالم B میں ہر متعلقہ قدر کالم A میں ظاہر ہوتی ہے۔ مثال کے طور پر ، B2 کی قدر، یا "Stark" کالم A میں دو بار ملتی ہے، لہذا، COUNTIF فنکشن "2" لوٹاتا ہے۔

نوٹ: اگر آپ تمام کالموں یا ایک سے زیادہ کالموں میں ڈپلیکیٹس کو شمار کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو صرف ایک کالم کی بجائے COUNTIF فنکشن کی پہلی دلیل میں رینج کو متعدد کالموں میں تبدیل کرنا ہوگا۔ مثال کے طور پر، رینج کو A2:A30 سے ​​A2:B30 میں تبدیل کریں، جو تمام ڈپلیکیٹس کو صرف ایک کے بجائے دو کالموں میں شمار کرے گا۔

یہی ہے.