یہ جاننے کے لیے کہ ورک بک میں کس نے تبدیلیاں کیں، انھوں نے کیا تبدیلیاں کیں، اور انھیں قبول کرنا ہے یا نہیں۔
فرض کریں کہ آپ نے کسی سے کہا کہ وہ آپ کے ساتھ ایکسل ورک بک پر پروف ریڈ یا تعاون کرے۔ اور آپ اس مشترکہ ورک بک میں کی گئی تبدیلیوں، داخلوں اور حذفوں کا سراغ لگانا چاہتے ہیں۔ آپ یہ ایکسل کے ٹریک تبدیلیوں کی خصوصیت کی مدد سے کر سکتے ہیں، آپ شناخت کر سکتے ہیں کہ کس نے تبدیلیاں کیں، اور آپ کی مشترکہ ورک شیٹ/ورک بک میں کیا تبدیلیاں کیں۔
Excel Worksheets کو بطور ڈیفالٹ ٹریک نہیں کیا جاتا ہے، لہذا آپ کو معلوم نہیں ہوگا کہ کیا تبدیلیاں کی گئی ہیں، کس نے کی ہیں، یا کب کی ہیں۔ لیکن جب ٹریک تبدیلیوں کی خصوصیت کو فعال کیا جاتا ہے، تو ایکسل ورک بک میں کسی بھی صارف کے ذریعے کی گئی نظرثانی کا خاکہ پیش کرے گا۔ یہ مائیکروسافٹ ایکسل میں تبدیلیوں کو ٹریک کرنے کے لیے مرحلہ وار گائیڈ ہے۔
ایکسل میں ٹریک تبدیلیوں کو کیسے آن کریں۔
ورک شیٹ میں تمام ڈیٹا داخل کرنے کے بعد، ایکسل ورک بک کو جائزے کے لیے شیئر کرنے سے پہلے 'ٹریک چینجز فیچر' کو فعال کریں۔ جائزہ مکمل کرنے کے بعد، آپ اپنے اصل ڈیٹا کا بدلے ہوئے ڈیٹا سے موازنہ کر سکتے ہیں اور پھر، ان کی تبدیلیوں کو قبول یا مسترد کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔ پھر، آپ ٹریک تبدیلیوں کو بند کر سکتے ہیں۔
یاد رکھیں کہ یہ تکنیکی طور پر ایک پرانی خصوصیت ہے، لہذا آپ کو Excel 2019 اور 365 میں ٹریک تبدیلیوں کا اختیار نظر نہیں آئے گا۔ آپ یہ خصوصیت صرف Excel 2016 اور اس سے کم ورژن کے جائزہ ٹیب میں تلاش کر سکتے ہیں۔
ایکسل میں ٹریک تبدیلیوں کو آن کرنے کے لیے، 'جائزہ' ٹیب پر جائیں اور 'ٹریک تبدیلیاں' پر کلک کریں۔ پھر، ڈراپ ڈاؤن سے 'ہائی لائٹ تبدیلیاں' کو منتخب کریں۔
ایک ہائی لائٹ تبدیلیاں ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ اس میں، 'ترمیم کرتے وقت تبدیلیوں کو ٹریک کریں' چیک باکس کو چیک کریں۔
اب ہمارے پاس تین اختیارات ہیں کب، کون، اور کہاں۔ 'کب' باکس ہمیں یہ انتخاب کرنے دیتا ہے کہ کب سے تبدیلیوں کو ٹریک کرنا چاہتے ہیں، 'چونکہ میں نے آخری بار محفوظ کیا تھا، سبھی، ابھی تک جائزہ نہیں لیا گیا، یا تاریخ سے (مخصوص تاریخ)' میں سے انتخاب کریں۔ یہاں ہم کب باکس میں 'سب' کو منتخب کر رہے ہیں۔
اور ہم کون فیلڈ میں 'ہر ایک' کا انتخاب کر رہے ہیں۔ آپ صرف مخصوص صارفین یا اس اختیار کے ساتھ ہر کسی کی طرف سے کی گئی تبدیلیوں کو ٹریک کرنے کا انتخاب بھی کر سکتے ہیں۔
اگر آپ چاہتے ہیں کہ تبدیلیوں کو پوری شیٹ میں ٹریک کیا جائے، تو اس باکس کو بغیر نشان کے چھوڑ دیں۔ 'اسکرین پر تبدیلیوں کو نمایاں کریں' باکس کو چیک کریں اور 'OK' بٹن پر کلک کریں۔
یا، اگر آپ شیٹ کے صرف کچھ حصے میں تبدیلیوں کو ٹریک کرنا چاہتے ہیں، تو آپ سیل رینج کی وضاحت کر سکتے ہیں۔ 'کہاں' باکس پر کلک کریں اور ورک شیٹ میں سیل رینج کو منتخب کریں۔ پھر، 'OK' پر کلک کریں۔
ورک بک کو محفوظ کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں۔
اگلا، 'جائزہ' ٹیب پر، 'شیئر ورک بک' کا اختیار منتخب کریں۔
ورک بک کا اشتراک کریں ڈائیلاگ باکس میں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ 'نئے شریک تصنیف کے تجربے کی بجائے پرانی مشترکہ ورک بک کی خصوصیت کا استعمال کریں' چیک باکس کو نشان زد کیا گیا ہے۔ پھر، 'OK' پر کلک کریں۔
آخر میں، ریویو ٹیب پر 'پروٹیکٹ شیئرڈ ورک بک' کو منتخب کریں۔ اس سے پروٹیکٹ شیئرڈ ورک بک ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ پروٹیکٹ شیئرڈ ورک بک ڈائیلاگ باکس میں، کسی کو ٹریکنگ ہسٹری کو ہٹانے سے روکنے کے لیے 'ٹریک تبدیلیوں کے ساتھ شیئرنگ' کے آپشن کو چیک کریں۔ پھر، 'OK' پر کلک کریں۔
اس کے بعد فائل کو محفوظ کریں اور جائزہ کے لیے اپنی اسپریڈشیٹ کو اپنے ساتھیوں کے ساتھ شیئر کریں۔
تبدیلیاں کیسے دیکھیں اور قبول کریں یا مسترد کریں۔
آپ کے تمام ساتھیوں کے آپ کی ورک بک کا جائزہ لینے اور کچھ تبدیلیاں کرنے کے بعد، آپ ان تبدیلیوں کو قبول یا مسترد کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
اب اگر اسپریڈشیٹ میں کوئی تبدیلی کی جاتی ہے، تو اسے سیل کے اوپری بائیں کونے میں ایک رنگین سیل بارڈر اور ایک چھوٹی مثلث کے ذریعے دکھایا جائے گا۔
تفصیلات چیک کرنے کے لیے، اپنے کرسر کو سیل کے اوپر بائیں کونے میں چھوٹے مثلث کے ساتھ منتقل کریں۔ ایک تبصرہ باکس ظاہر ہوتا ہے جس میں کیا تبدیلیاں کی گئیں، کس نے کیں، اور کب کی گئیں۔ اگر متعدد جائزہ کاروں نے آپ کی ورک شیٹ میں تبدیلیاں کی ہیں، تو ہر جائزہ لینے والے کو ایک مختلف باکس کا رنگ تفویض کیا جائے گا۔
'جائزہ' ٹیب پر جائیں اور تبدیلیوں کے گروپ سے 'ٹریک تبدیلیاں' کو منتخب کریں۔ اس بار، ڈراپ ڈاؤن سے 'تبدیلیوں کو قبول یا مسترد کریں' کا اختیار منتخب کریں۔
'منتخب تبدیلیاں قبول یا مسترد کریں' ڈائیلاگ باکس میں، جاری رکھنے کے لیے 'ٹھیک ہے' پر کلک کریں۔
اس کے بعد 'تبدیلیوں کو قبول یا مسترد کریں' کا ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا، یہاں آپ ایک ایک کرکے تبدیلیاں قبول کر سکتے ہیں، یا تمام تبدیلیوں کو ایک ساتھ قبول/مسترد کر سکتے ہیں۔ یہاں، پہلی تبدیلی جو ورک شیٹ پر پائی گئی تھی سب سے پہلے ظاہر ہوگی۔ ہمارے معاملے میں، پہلی تبدیلی جو پائی گئی وہ یہ تھی کہ سیل B11 کی قدر 16.99 سے 17.99 میں بدل گئی۔ ایک بار جب آپ اسے قبول یا مسترد کر دیتے ہیں، اگلی تبدیلی اگلی لوڈ ہو جائے گی۔
'قبول کریں' پر کلک کرنے پر، جو تبدیلی کی گئی تھی وہ آپ کے ورک شیٹ پر لاگو ہو جائے گی۔ اگر آپ اسے 'مسترد' کرتے ہیں تو تبدیلی الٹ جائے گی۔
تبدیلیوں کی سرگزشت کی فہرست کے لیے ایک علیحدہ فائل بنانا
ایک ہی ورک شیٹ میں تبدیلیوں کو دیکھنے کے بجائے، آپ 'ہسٹری' نامی علیحدہ ورک شیٹ پر تبدیلیوں کی فہرست بھی دیکھ سکتے ہیں۔ ہسٹری شیٹ میں ان تبدیلیوں کے بارے میں ہر تفصیل کی فہرست دی جائے گی جو کی گئی ہیں۔
ہسٹری دیکھنے کے لیے، ریویو ٹیب سے 'ٹریک تبدیلیاں' کو منتخب کریں اور ڈراپ ڈاؤن سے 'ہائی لائٹ تبدیلیاں' پر کلک کریں۔
ہائی لائٹ تبدیلیاں ڈائیلاگ باکس میں، 'ٹھیک ہے' پر کلک کرنے سے پہلے نیچے 'نئی شیٹ پر تبدیلیوں کی فہرست' چیک باکس کو چیک کرنا یقینی بنائیں۔
یہ 'ہسٹری' کے نام سے ایک نئی شیٹ بنائے گا جس میں ورک بک میں کی گئی تبدیلیوں کے بارے میں ہر تفصیل درج ہو گی۔
ہسٹری شیٹ کو ورک بک سے ہٹانے کے لیے بس فائل کو دوبارہ محفوظ کریں۔
ایکسل میں ٹریک تبدیلیوں کو کیسے بند کریں۔
جائزہ مکمل کرنے کے بعد، آپ ورک بک میں ٹریک تبدیلیوں کی خصوصیت کو بند کر سکتے ہیں۔ اس سے ٹریک کی گئی تمام تفصیلات (سیلز پر جھلکیاں) ہٹا دی جائیں گی اور آپ کی ورک بک میں مزید تبدیلیوں کا سراغ لگانا بند ہو جائے گا۔
ٹریک کی تبدیلیوں کو آف کرنے سے پہلے آپ کو ورک بک کو غیر محفوظ کرنے کی ضرورت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، صرف 'جائزہ' ٹیب کے تحت 'Unprotect Shared Workbook' کے اختیار پر کلک کریں۔
ٹریک تبدیلیوں کو بند کرنے کے لیے، 'جائزہ لیں' ٹیب پر جائیں اور تبدیلیوں کو ٹریک کریں > تبدیلیوں کو نمایاں کریں کو منتخب کریں۔
ہائی لائٹ تبدیلیاں ڈائیلاگ باکس میں، 'ترمیم کرتے وقت تبدیلیوں کو ٹریک کریں' کے ساتھ والے باکس کو صاف کریں، پھر 'OK' پر کلک کریں۔
ایکسل میں ٹریک تبدیلیوں کا فیچر اب بند کر دیا گیا ہے۔