ایکسل میں، ایک ہی کالم میں ظاہر ہونے والے پہلے، درمیانی اور آخری ناموں کو مختلف طریقوں سے الگ الگ کالموں میں تقسیم کرنا بہت آسان ہے۔
فرض کریں کہ آپ کو ایک کالم میں مکمل ناموں کے ساتھ تمام ناموں کے ساتھ ایک رابطہ فہرست موصول ہوئی ہے اور آپ کو ممکنہ طور پر پہلے، درمیانی اور آخری ناموں کو الگ کرنے اور انہیں الگ الگ کالموں میں تقسیم کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ناموں کو الگ کرنے کے لیے آپ کچھ مختلف طریقے استعمال کر سکتے ہیں - ٹیکسٹ ٹو کالم فیچر، فلیش فل، اور فارمولے استعمال کر کے۔
ایکسل میں، ایک کالم سے ناموں کو دو یا زیادہ کالموں میں تقسیم کرنا واقعی آسان ہے۔ اس مضمون میں، ہم آپ کو دکھائیں گے کہ مختلف طریقوں سے ایکسل میں ناموں کو مختلف کالموں میں کیسے تقسیم کیا جائے۔
ایکسل میں ناموں کو کیسے تقسیم کریں۔
ایکسل میں ناموں کو تقسیم کرنے کے تین آسان طریقے ہیں۔ ڈیٹا کے ڈھانچے پر منحصر ہے اور آیا آپ چاہتے ہیں کہ تقسیم کے نام جامد ہوں یا متحرک، درج ذیل طریقوں میں سے ایک کا انتخاب کریں:
- ٹیکسٹ ٹو کالم فیچر کا استعمال کرتے ہوئے نام تقسیم کریں۔
- فارمولوں کا استعمال کرتے ہوئے نام الگ کریں۔
- فلیش فل کا استعمال کرتے ہوئے نام الگ کریں۔
ٹیکسٹ ٹو کالم وزرڈ کا استعمال کرتے ہوئے نام الگ کریں۔
ٹیکسٹ ٹو کالم وزرڈ ایکسل میں پہلے اور آخری ناموں کے ساتھ ساتھ درمیانی ناموں کو الگ کرنے کے سب سے عام طریقوں میں سے ایک ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جن ناموں کو تقسیم کرنے جا رہے ہیں ان کے آگے خالی کالم ہیں کیونکہ مکمل نام الگ الگ کالموں میں تقسیم ہو جائیں گے۔
مثال کے طور پر، آپ کے پاس مکمل ناموں کے ساتھ نیچے کا ڈیٹاسیٹ ہے اور آپ پہلے اور آخری ناموں کو الگ/الگ کرنا چاہتے ہیں اور انہیں الگ سیل میں اسٹور کرنا چاہتے ہیں۔
سب سے پہلے، مکمل ناموں کے کالم کو نمایاں کریں جسے آپ الگ کرنا چاہتے ہیں۔ پھر، 'ڈیٹا' ٹیب پر جائیں اور 'ڈیٹا ٹولز' سیکشن میں 'ٹیکسٹ ٹو کالم' آپشن پر کلک کریں۔
متن کو کالم میں تبدیل کرنے والا مددگار کھل جائے گا۔ وزرڈ کے پہلے مرحلے پر، 'حد بندی' اختیار کو منتخب کریں اور 'اگلا' پر کلک کریں۔
متن کو کالم وزرڈ میں تبدیل کریں کے 3 میں سے مرحلہ 2 میں، وہ حد بندی منتخب کریں جو آپ کے ڈیٹا کو الگ کرتا ہے، کوئی اور چیک مارکس ہٹائیں، اور 'اگلا' پر کلک کریں۔ ہمارے معاملے میں، 'اسپیس' پہلے اور آخری ناموں کو الگ کرتی ہے، لہذا ہم اس حد بندی کا انتخاب کرتے ہیں۔
ونڈو میں نیچے ڈیٹا کا پیش نظارہ سیکشن دکھاتا ہے کہ آپ کے نام کیسے پارس کیے گئے ہیں۔
مرحلہ 3 میں سے 3 پر، آپ ڈیٹا فارمیٹ اور منزل کا انتخاب کرتے ہیں اور 'Finish' پر کلک کرتے ہیں۔
عام طور پر، ڈیفالٹ 'جنرل' زیادہ تر قسم کے ڈیٹا کے لیے بالکل ٹھیک کام کرے گا۔ 'منزل' فیلڈ میں، اس مقام کی وضاحت کریں جہاں آپ آؤٹ پٹ کو ظاہر کرنا چاہتے ہیں۔ آپ کو کالم میں پہلے سیل کا پتہ بتانا ہوگا جہاں آپ نتائج چاہتے ہیں (B2، ہمارے معاملے میں)۔
یاد رکھیں، اگر آپ منزل کے سیل کی وضاحت نہیں کرتے ہیں، تو وزرڈ اصل ڈیٹا کو اوور رائٹ کر دے گا، اس لیے ایک خالی کالم کا انتخاب یقینی بنائیں۔
ایک بار جب آپ 'Finish' بٹن پر کلک کرتے ہیں، تو یہ مکمل ناموں کو فوری طور پر دو الگ الگ کالموں (فرسٹ نیم اور آخری نام) میں الگ کر دے گا۔
اگر آپ کے پہلے، درمیانی اور آخری نام ہیں تو انہی مراحل پر عمل کریں، اور آپ کے نام دو کی بجائے تین کالموں میں تقسیم ہو جائیں گے۔
نوٹ: اس طریقہ کار کا نتیجہ جامد ہے۔ اس کا مطلب ہے، اگر آپ اصل نام تبدیل کرتے ہیں، تو آپ کو ناموں کو تقسیم کرنے کے لیے یہ سب دوبارہ کرنے کی ضرورت ہے۔
کوما سے الگ کردہ نام تقسیم کریں۔
اگر پہلا اور آخری نام کوما کے ذریعے الگ کیا گیا ہے، تو کوما کو ہٹانے اور پہلے اور آخری ناموں کو تقسیم کرنے کے لیے درج ذیل مراحل پر عمل کریں۔
مندرجہ ذیل مثال میں، ناموں کو ریورس فارمیٹ میں فارمیٹ کیا جاتا ہے (آخری نام، پہلا نام)، جہاں آخری نام پہلے آتا ہے اس کے بعد کوما، پھر اس کے بعد پہلا نام آتا ہے۔
نام منتخب کریں اور ڈیٹا -> ٹیکسٹ ٹو کالم پر جائیں۔ مرحلہ 1 پر، 'ڈیلیمیٹر' کا انتخاب کریں اور 'اگلا' پر کلک کریں۔ مرحلہ 2 میں، Delimiters کے تحت، 'Comma' (,) کو اپنے حد بندی کے طور پر چیک کریں کیونکہ آپ کے نام کوما سے الگ کیے گئے ہیں۔
آخری مرحلے پر، آپ ڈیٹا فارمیٹ کو بطور 'جنرل' منتخب کریں، منزل کی وضاحت کریں، اور 'ختم' پر کلک کریں۔
اب، آپ کے الگ الگ کالموں میں نام ہوں گے۔
فارمولوں کا استعمال کرتے ہوئے نام الگ کریں۔
ٹیکسٹ ٹو کالم وزرڈ ناموں کو الگ کرنے میں تیز اور آسان ہے۔ تاہم، اگر آپ اصل ناموں میں ترمیم کرنا چاہتے ہیں اور ایک متحرک طریقہ چاہتے ہیں جو ہر بار آپ کے ناموں کو تبدیل کرنے پر خود بخود اپ ڈیٹ ہوجائے، تو فارمولوں کے ساتھ ناموں کو تقسیم کرنا صحیح انتخاب ہے۔ آپ LEFT, RIGHT, MID, LEN، اور SEARCH یا FIND فنکشنز کو الگ الگ ناموں کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔
فارمولوں کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں پہلا اور آخری نام الگ کریں۔
پہلا نام حاصل کریں۔
فرض کریں کہ آپ کے پاس نیچے کا ڈیٹاسیٹ ہے اور آپ پہلے نام کو الگ سیل میں الگ کرنا چاہتے ہیں۔ پہلا نام حاصل کرنے کے لیے آپ کو ایک فارمولے میں FIND اور LEFT فنکشن کو یکجا کرنے کی ضرورت ہے۔
پہلا نام حاصل کرنے کے لیے درج ذیل فارمولے کا استعمال کریں:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)یہ فارمولہ پہلے اور آخری نام کے درمیان اسپیس کریکٹر (““) کی پوزیشن تلاش کرنے کے لیے FIND فنکشن کا استعمال کرتا ہے اور اسپیس کو ہی خارج کرنے کے لیے 1 کو گھٹاتا ہے۔ اس کے بعد یہ نمبر LEFT فنکشن کو فراہم کیا جاتا ہے، جو اس پوزیشن نمبر کا استعمال اس سے پہلے کے تمام متن کو نکالنے کے لیے کرتا ہے۔ آپ FIND فنکشن کے بجائے SEARCH فنکشن بھی استعمال کر سکتے ہیں۔
ایک خالی سیل (B2) میں فارمولہ داخل کرنے کے بعد، اس فارمولے کو لاگو کرنے کے لیے فل ہینڈل کو نیچے دوسرے سیلز تک گھسیٹیں، اور تمام پہلے ناموں کو کالم B میں تقسیم کر دیا گیا ہے جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے:
پہلا نام نکالنے کے لیے آپ یا تو SEARCH اور FIND فنکشن کو LEFT فنکشن کے اندر اندر کر سکتے ہیں۔ دونوں فنکشنز کے درمیان بنیادی فرق یہ ہے کہ FIND کیس حساس ہے، جبکہ SEARCH کیس غیر حساس ہے۔
اگر آپ کے پاس پہلے اور آخری نام کے درمیان جگہ کی بجائے کوما (،) ہے، تو FIND فنکشن میں کوما کو پہلی دلیل کے طور پر استعمال کریں:
=LEFT(A2،FIND(","A2)-1)آخری نام حاصل کریں۔
اب اگر آپ کو آخری نام نکالنے کی ضرورت ہے تو، RIGHT فنکشن استعمال کریں۔ درج ذیل فارمولہ اسی ڈیٹاسیٹ سے آخری نام نکالے گا:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))فارمولہ سب سے پہلے اسپیس کریکٹر کی پوزیشن تلاش کرتا ہے، اس نمبر کو سٹرنگ کی کل لمبائی (جو LEN فنکشن کے ذریعہ واپس کیا جاتا ہے) سے گھٹا دیتا ہے، اور اس نمبر کو پھر RIGHT فنکشن میں فراہم کیا جاتا ہے تاکہ سٹرنگ کے آخر سے بہت سے حروف کو نکالا جا سکے۔ (نام)
فارمولوں کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں پہلا، درمیانی اور آخری نام الگ کریں۔
آپ کے پاس موجود نام کی شکل کے لحاظ سے، درمیانی نام کو تقسیم کرنے کے لیے مختلف فارمولوں کی ضرورت ہوتی ہے۔
حاصل کرنے کے لیے پہلا نام جب آپ کا درمیانی نام یا درمیانی ابتدائیہ ہو تو وہی بائیں تلاش کرنے والا فارمولہ استعمال کریں جس سے آپ پہلے سے واقف ہیں۔
آخری نام حاصل کریں۔
مندرجہ بالا رائٹ فائنڈ فارمولہ اس وقت اچھی طرح کام کرتا ہے جب صرف پہلا اور آخری نام ہو، اگر آپ کے اصل ناموں میں درمیانی نام یا درمیانی ابتدائیہ ہو تو یہ زیادہ فائدہ مند نہیں ہوگا۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ آپ نے نام میں دو خلائی کرداروں کا حساب نہیں لیا۔
جب آپ کا درمیانی نام بھی ہو تو آخری نام حاصل کرنے کے لیے، یہ فارمولہ استعمال کریں:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2,1)+1))آخری نام نکالنے کے لیے، پہلے نیسٹڈ SEARCH فنکشنز کا استعمال کرتے ہوئے دوسرے اسپیس کریکٹر کی پوزیشن کا تعین کریں، اگلے کریکٹر کے ساتھ نکالنے کو شروع کرنے کے لیے SEARCH(” “,A2,1) میں 1 کا اضافہ کریں۔ اس کے بعد، سٹرنگ کی کل لمبائی سے دوسری جگہ کی پوزیشن کو گھٹائیں، اور نتیجہ نمبر کے طور پر آخری نام کی لمبائی حاصل کریں۔ پھر سٹرنگ کے آخر سے حروف کی تعداد نکالنے کے لیے اس نتیجے میں آنے والا نمبر RIGHT فنکشن کو دیں۔
درمیانی نام حاصل کریں۔
MID فنکشن تین دلائل کا استعمال کرتا ہے، پہلی دلیل متن یا سیل ایڈریس کی وضاحت کرتی ہے، دوسری ابتدائی پوزیشن کی وضاحت کرتی ہے، اور آخری دلیل اس پوزیشن سے درمیانی نام نکالنے کے لیے حروف کی تعداد بتاتی ہے۔
نحو:
=MID(متن، start_num، num_chars)درمیانی نام حاصل کرنے کے لیے، اس فارمولے کو خالی سیل میں درج کریں:
=MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH("",A2,SEARCH("",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1)آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ پیچیدہ فارمولا کیسے کام کرتا ہے:
درمیانی نام یا درمیانی ابتدائی نکالنے کے لیے، آپ کو پورے نام میں دونوں جگہوں کی پوزیشن کا تعین کرنا ہوگا۔ پہلے اسپیس کریکٹر کی پوزیشن معلوم کرنے کے لیے، اسے درج کریں۔ تلاش کریں("",A2) 'start_num' دلیل میں فنکشن کریں اور اگلے کردار سے نکالنا شروع کرنے کے لیے 1 کا اضافہ کریں۔
پھر، درمیانی نام کی لمبائی معلوم کرنے کے لیے اسے ڈالیں۔ تلاش کریں 'num_chars' دلیل میں نیسٹڈ فنکشن، جو 1st اسپیس کی پوزیشن کو 2nd اسپیس کی پوزیشن سے گھٹاتا ہے، اور ٹریلنگ اسپیس کو ہٹانے کے لیے نتیجہ سے 1 کو گھٹا دیتا ہے۔ حتمی نتیجہ آپ کو بتائے گا کہ کتنے حروف نکالنے ہیں۔
اب، نکالنے کے لیے درمیانی نام اور نمبر حروف کی ابتدائی پوزیشن کے ساتھ MID فنکشن درمیانی نام کو پورے نام (A2) سے الگ کرتا ہے۔
ایکسل میں فلیش فل کا استعمال کرتے ہوئے الگ الگ نام
فلیش فل کا استعمال زیادہ تر ایک مخصوص پیٹرن کے ڈیٹا کو خود بخود بھرنے کے لیے کیا جاتا ہے۔ اسے ناموں کو تقسیم کرنے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔ یہ صرف ایکسل 2013، 2016، 2019 اور 365 میں دستیاب ہے۔
فرض کریں کہ آپ کے پاس نیچے کا ڈیٹاسیٹ ہے اور آپ پورے ناموں میں سے صرف پہلے نام حاصل کرنا چاہتے ہیں۔
اصل نام کے ساتھ ملحقہ سیل میں، پہلا نام ٹائپ کریں۔ اس صورت میں، سیل B2 میں 'Steve' ٹائپ کریں۔
پھر کالم کے دوسرے سیل میں پہلا نام ٹائپ کرنا شروع کریں۔ جب آپ ٹائپ کر رہے ہوں تو، اگر Excel ایک پیٹرن کو محسوس کرتا ہے، تو فلیش فل آپ کو دوسرے سیلز میں خود بخود پہلے نام کی فہرست دکھائے گا (گرے رنگ میں)۔
جب آپ ناموں کی فہرست کو گرے رنگ میں دیکھتے ہیں اور اگر وہ نام درست ہیں تو صرف 'Enter' کی کو دبائیں اور فلیش فل خود بخود باقی کالم کو پہلے ناموں سے بھر دے گا۔
آخری ناموں کو علیحدہ کالم میں الگ کرنے کے لیے اسی طریقہ کار پر عمل کریں۔
نتیجہ:
فلیش فل اس ڈیٹا میں ایک پیٹرن کا پتہ لگا کر اور اس پیٹرن کو فالو کرکے آپ کو ترمیم شدہ ڈیٹا فراہم کرتا ہے۔ سب سے پہلے، جب آپ پہلے سیل میں پہلا نام درج کرتے ہیں، تو فلیش فل پیٹرن کو نہیں پہچانتا ہے۔ لیکن جب آپ دوسرے سیل میں پہلا نام دوبارہ ٹائپ کرنا شروع کرتے ہیں، تو فلیش فل پیٹرن کو پہچان لیتا ہے اور آپ کو پہلے ناموں کو تقسیم کرنے کی تجویز دکھاتا ہے۔ پھر، صرف 'Enter' کلید کو دبائیں۔
عام طور پر، فلیش فل فیچر بطور ڈیفالٹ فعال ہوتا ہے۔ اگر یہ آپ کے ایکسل میں کام نہیں کرتا ہے، تو پہلے سیل میں پہلا نام ٹائپ کرنے کے بعد، آپ آسانی سے دوسرے سیل کو منتخب کر سکتے ہیں اور 'ڈیٹا' ٹیب پر ڈیٹا ٹولز گروپ سے 'فلیش فل' بٹن پر کلک کر سکتے ہیں۔
متبادل طور پر، آپ وہی نتائج حاصل کرنے کے لیے 'Ctrl' + 'E' کو بھی دبا سکتے ہیں۔
اب، باقی خلیات پہلے ناموں سے بھرے جائیں گے۔
بعض اوقات، آپ پیٹرن کی تجویز کو بھوری رنگ میں نہیں دیکھ سکتے ہیں، اس صورت میں، آپ فلیش فل کا نتیجہ حاصل کرنے کے لیے فل ہینڈل کا استعمال کر سکتے ہیں۔
سب سے پہلے دو سیلز میں نام دستی طور پر ٹائپ کریں اور ان دونوں سیلز کو منتخب کریں۔ پھر، انتخاب کے نیچے دائیں کونے پر اپنے کرسر کو ہوور کریں۔ آپ دیکھیں گے کہ کرسر چھوٹے سبز مربع (فلر آئیکن) سے پلس آئیکن میں بدل جاتا ہے۔
اگلا، اس پلس آئیکن پر ڈبل کلک کریں۔ اس سے باقی خلیات بھر جائیں گے۔ اس مقام پر، نتائج غلط ہیں، آپ دیکھیں گے کہ دونوں پہلے نام بار بار دہرائے گئے ہیں۔ پھر، نتیجے میں آنے والے ڈیٹا کے نیچے دائیں کونے میں، آپ کو ایک چھوٹا آٹو فل آئیکن نظر آئے گا جیسا کہ اسے نیچے دکھایا گیا ہے۔ اس 'آٹو فل' آئیکون پر کلک کریں اور 'فلیش فل' کو منتخب کریں۔
اس سے تمام خلیات میں پہلے نام پُر ہوں گے:
درمیانی نام کو ہٹا دیں۔
آپ فلیش فل ٹول کو بھی استعمال کر سکتے ہیں تاکہ درمیانی نام کو مکمل نام سے ہٹا دیا جائے۔
مثال کے طور پر، فرض کریں کہ آپ کے پاس نیچے کا ڈیٹاسیٹ ہے اور آپ درمیانی نام یا درمیانی ابتدائیہ کے بغیر صرف پہلا اور آخری نام حاصل کرنا چاہتے ہیں۔
درمیانی نام یا درمیانی ابتدائیہ کے بغیر نام حاصل کرنے کے لیے، ملحقہ سیل میں دستی طور پر 'لارڈ اسٹارک' ٹائپ کریں۔ پھر، دوسرے ملحقہ سیل میں، 'Daenerys Targaryen' ٹائپ کریں۔ جب آپ ٹائپ کر رہے ہوں گے، تو فلیش فل ایک پیٹرن کو پہچان لے گا اور یہ آپ کو درمیانی ناموں کے بغیر ناموں کی فہرست دکھائے گا (گرے رنگ میں)۔
اگر تجویز درست ہے تو 'Enter' کی کو دبائیں اور فلیش فل خود بخود بقیہ سیلز کو درمیانی نام کے بغیر ناموں سے بھر دے گا۔
اگر آپ پہلے اور آخری ناموں کے بغیر صرف درمیانی نام حاصل کرنا چاہتے ہیں تو پہلے دو سیلوں میں درمیانی نام درج کریں اور ایک کالم میں تمام مکمل ناموں سے درمیانی نام حاصل کرنے کے لیے فلیش فل ٹول کا استعمال کریں۔
یہ ٹیوٹوریل دکھاتا ہے کہ ٹیکسٹ ڈیٹا کو جوڑتے ہوئے ناموں کو کیسے الگ کیا جائے۔ یہ طریقے ڈیٹا کی دوسری شکلوں جیسے ایڈریس، پروڈکٹ کے نام، برانڈ نام وغیرہ کے ساتھ کام کرتے وقت بھی مددگار ثابت ہو سکتے ہیں۔