Webex میں ویٹنگ روم کا استعمال کیسے کریں۔

اپنی میٹنگز میں ویٹنگ روم رکھیں تاکہ انہیں محفوظ اور پریشانی سے پاک رکھا جائے۔

ویٹنگ رومز ورچوئل کانفرنسنگ ایکو سسٹم میں ایک انتہائی مائشٹھیت خصوصیت ہیں۔ وہ آپ کی میٹنگوں کو کسی بھی حفاظتی حادثوں سے محفوظ رکھتے ہیں جیسے کہ ناپسندیدہ لوگوں کے گرنا اور پوری میٹنگ میں خلل ڈالنا۔ یہ کتنا تباہ کن ہوسکتا ہے اس کی حد اس سال کے شروع میں زومبمبنگز کی شکل میں پوری طرح واضح ہوگئی۔

تب سے، تمام میٹنگ کے میزبان، چاہے وہ پیشہ ورانہ میٹنگز یا کلاسز کی میزبانی کر رہے ہوں، ویٹنگ روم کی اہمیت کو سمجھ گئے ہیں۔

ویٹنگ روم کیا ہے؟

ورچوئل میٹنگ ایکو سسٹم میں ویٹنگ روم ایک قسم کا بفر ہے۔ تمام میٹنگ کے شرکاء میٹنگ روم میں داخل ہونے سے پہلے اس سے گزرتے ہیں۔ میٹنگ کے میزبان کا مکمل اختیار ہوتا ہے کہ میٹنگ میں کس کو داخل کرنا ہے۔ اس طرح، کوئی بھی بن بلائے مہمان صرف میٹنگ میں نہیں آ سکتا۔ جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، وہ آپ کی میٹنگوں کی حفاظت کے لیے انتہائی فعال اور ضروری ہیں۔

Webex میں ویٹنگ روم کا استعمال کیسے کریں۔

Webex صارفین ہمیشہ کے لیے میٹنگز میں ایک ویٹنگ روم یا لابی مانگ رہے ہیں جہاں شرکاء میٹنگ میں شامل ہونے سے پہلے انتظار کر سکتے ہیں۔ پہلے، آپ ذاتی میٹنگ رومز میں انتظار گاہ رکھ سکتے تھے، لیکن طے شدہ میٹنگز میں نہیں۔ لیکن Webex میٹنگ ورژن 40.9 نے اسے تبدیل کر دیا ہے۔

ذاتی میٹنگ روم میں ویٹنگ روم کا استعمال کیسے کریں۔

Webex میں ہر Webex صارف کا ذاتی میٹنگ روم ہوتا ہے جس میں حسب ضرورت لنک ہوتا ہے اور کبھی ختم نہیں ہوتا۔ یہ صرف آپ کے لیے منفرد ہے اور ہمیشہ دستیاب ہے۔ آپ کو اسے استعمال کرنے کے لیے پہلے سے بک کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ویبیکس میں آپ کی تمام فوری ملاقاتیں اس ذاتی میٹنگ روم میں ہوتی ہیں۔

اب، بذریعہ ڈیفالٹ، ذاتی کمرے میں ہونے والی میٹنگز کے لیے ویٹنگ روم بھی نہیں ہوتا ہے۔ لیکن آپ ترتیبات کو ترتیب دینے کے لیے ترتیب دے سکتے ہیں۔ Webex کے پاس میٹنگز کو لاک کرنے کا اختیار ہے۔ جب میٹنگ مقفل ہوتی ہے، تو کوئی بھی شرکاء جو اس میں شامل ہونے کی کوشش کرتے ہیں وہ اس کے بجائے لابی میں داخل ہوتے ہیں۔ پھر میزبان انہیں اندر آنے دے سکتا ہے اگر وہ چاہیں۔

پرسنل روم میٹنگ کو لاک کرنے کے لیے، میٹنگ ٹول بار پر جائیں اور 'مزید اختیارات' (تھری ڈاٹ مینو) آئیکن پر کلک کریں۔

پھر، مینو سے 'لاک میٹنگ' آپشن کے لیے ٹوگل کو آن کریں۔

کوئی بھی شرکاء جو آپ کے میٹنگ کو لاک کرنے کے بعد شامل ہوتا ہے اسے لابی میں انتظار کرنا پڑے گا۔ آپ کو اپنی اسکرین پر ایک اطلاع ملے گی کہ لابی میں شرکاء انتظار کر رہے ہیں۔ فہرست دیکھنے کے لیے اس پر کلک کریں۔

آپ ان سب کو منتخب کر کے ایک ہی کلک میں ان سب کو داخل کر سکتے ہیں، یا صرف ان شرکاء کو داخل کر سکتے ہیں جنہیں آپ اندر جانے دینا چاہتے ہیں۔

اب، آپ کو یہ ہر پرسنل روم میٹنگ کے لیے کرنا پڑے گا جسے آپ لاک کرنا چاہتے ہیں۔ لیکن اس بات پر غور کرتے ہوئے کہ آپ میٹنگ میں سب سے پہلے ہوں گے کیونکہ یہ فوری ہے، یہ اتنا زیادہ مسئلہ نہیں ہے۔ یہ حل ان لوگوں کے لیے بہترین ہے جو ہر میٹنگ میں ویٹنگ روم نہیں چاہتے۔

لیکن ان لوگوں کے لیے جو تمام میٹنگز میں ویٹنگ روم کی فعالیت کو بطور ڈیفالٹ چاہتے ہیں، ایک اور طریقہ ہے۔ اس چھوٹی سی ترتیب کو ترتیب دینے سے ہر پرسنل روم میٹنگ شروع ہوتے ہی خود بخود لاک ہو جاتی ہے۔

webex.com پر جائیں اور اپنی Webex میٹنگ اسپیس میں لاگ ان کریں۔ بائیں جانب نیویگیشن مینو سے، 'ترجیحات' پر کلک کریں۔

پھر، 'مائی پرسنل روم' میں جائیں۔

آپ کے ذاتی کمرے کی ترتیبات کھل جائیں گی۔ 'خودکار لاک' کی ترتیب تک نیچے سکرول کریں۔ پھر اسے منتخب کرنے کے لیے اس کے ساتھ والے چیک باکس پر کلک کریں۔

جب آپ اسے منتخب کرتے ہیں تو وقت کے لیے ڈراپ ڈاؤن مینو قابل کلک بن جائے گا۔ اس پر کلک کریں اور آپشنز میں سے '0' کو منتخب کریں۔

پھر 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کریں۔

اب آپ کے تمام ذاتی میٹنگ رومز میں بطور ڈیفالٹ ویٹنگ روم ہوگا۔

نوٹ: مقفل میٹنگ میں لابی سے لوگوں کو داخل کرنے کے قابل ہونے کے لیے، آپ کو Webex Meetings ڈیسک ٹاپ ایپ، Webex Teams ڈیسک ٹاپ ایپ، یا Cisco Webex کلاؤڈ رجسٹرڈ روم یا ڈیسک ڈیوائس استعمال کرنا چاہیے۔ بصورت دیگر، آپ میٹنگ کو غیر مقفل کیے بغیر لوگوں کو داخل نہیں کر سکیں گے۔

طے شدہ میٹنگ کے ساتھ ویٹنگ روم کا استعمال کیسے کریں۔

طے شدہ ملاقاتوں کے لیے، انتظار گاہ کا ہونا خاص طور پر اہم ہے۔ اگر دوسرے شرکاء میزبان سے پہلے پہنچتے ہیں، تو انہیں انتظار گاہ میں ہونا چاہیے جہاں سے میزبان انہیں اندر جانے دے سکتا ہے۔

لیکن پہلے، آپ Webex پر طے شدہ میٹنگ میں ویٹنگ روم کی یہ فعالیت نہیں رکھ سکتے تھے۔ کوئی بھی شرکاء جو میزبان سے پہلے پہنچے تھے اگر میٹنگ مقفل ہو تو میٹنگ میں بالکل بھی شامل نہیں ہو سکتے۔ میزبان کے آنے کے بعد انہیں تازہ دم ہوکر میٹنگ میں دوبارہ شامل ہونے کی کوشش کرنی پڑی۔ جیسا کہ آپ تصور کر سکتے ہیں، یہ بالکل بھی بدیہی نہیں ہے۔ میٹنگ میں میزبان کی آمد کے بارے میں ایک شریک کو کیسے معلوم ہوگا؟

لیکن Webex 40.9 سے، آپ مقررہ میٹنگوں میں مہمانوں کے لیے انتظار گاہ رکھ سکتے ہیں۔ مہمان وہ صارفین ہیں جو یا تو اپنے Webex اکاؤنٹس میں سائن ان نہیں ہیں یا بیرونی صارفین جن کا آپ کی سائٹ پر Webex اکاؤنٹ نہیں ہے۔ لہذا میزبان سے پہلے آنے والے مہمانوں کو میٹنگ روم میں انتظار کرنا پڑے گا۔ لیکن جو بھی تنظیم کے ممبران میزبان سے پہلے پہنچیں گے وہ براہ راست شامل ہو سکیں گے۔

webex.com پر جائیں اور اپنی میٹنگ اسپیس میں لاگ ان ہوں۔ پھر، بائیں جانب نیویگیشن مینو سے 'میٹنگز' پر جائیں۔

نئی میٹنگ شیڈول کرنے کے لیے 'شیڈول' بٹن پر کلک کریں۔

یا آپ نئی ترتیبات کے ساتھ پہلے سے طے شدہ میٹنگ میں ترمیم بھی کر سکتے ہیں۔ میٹنگ کھولیں، اور 'ترمیم' بٹن پر کلک کریں۔

پھر، جیسا کہ آپ کریں گے میٹنگ کو شیڈول کرنے کے بعد، نیچے سکرول کریں اور 'Show Advanced Options' پر کلک کریں۔

اس کے نیچے کچھ اختیارات پھیل جائیں گے۔ 'شیڈیولنگ آپشنز' پر کلک کریں۔

شیڈولنگ کے اختیارات میں، 'ان لاک میٹنگز' پر جائیں۔ اس اختیار کی ڈیفالٹ ترتیب 'مہمان میٹنگ میں شامل ہو سکتے ہیں' پر سیٹ ہے۔ اسے منتخب کرنے کے لیے 'مہمان اس وقت تک لابی میں انتظار کریں جب تک کہ میزبان انہیں تسلیم نہ کرے' کے لیے ریڈیو بٹن پر کلک کریں۔

اب، آپ کے ذاتی میٹنگ روم کی سیٹنگز کی طرح، آپ کو 'آٹومیٹک لاک' کا آپشن نظر آئے گا۔ یہ آپ کو حیرت میں ڈال سکتا ہے کہ آپ ذاتی میٹنگ رومز کی طرح ویٹنگ روم کو فعال کرنے کے لیے میٹنگ کو لاک کیوں نہیں کر سکتے۔

پچھلی ترتیب کو فعال کیے بغیر صرف میٹنگ کو لاک کرنے سے میزبان سے پہلے آنے والے مہمانوں کے لیے انتظار گاہ نہیں بنے گی۔ اس کے بجائے، وہ براہ راست میٹنگ میں داخل ہوں گے۔ لہذا پچھلے آپشن کو فعال کرنا ضروری ہے۔ لیکن یہ یاد رکھنا بھی ضروری ہے کہ یہ صرف ایک انتظار گاہ بناتا ہے جب تک کہ آپ میٹنگ میں شامل نہ ہوں۔ بعد کے لیے انتظار گاہ بنانے کے لیے، آپ کو میٹنگ کو مقفل کرنا ہوگا۔

اب، آپ میٹنگ کو شیڈول کرتے وقت 'خودکار لاک' کو فعال کر سکتے ہیں، یا آپ میٹنگ میں شامل ہونے کے بعد میٹنگ ٹول بار سے میٹنگ کو لاک کر سکتے ہیں۔ یہ مکمل طور پر آپ پر منحصر ہے. میٹنگ بند ہونے کے بعد، تمام شرکاء، مہمانوں، اور تنظیم کے اراکین کو یکساں طور پر انتظار گاہ سے گزرنا پڑے گا۔

آخر میں، 'محفوظ کریں' یا 'شیڈول' بٹن پر کلک کریں۔

طے شدہ میٹنگز کے لیے، کوئی عام آپشن نہیں ہے جو ہر میٹنگ کے لیے انتظار گاہ بنائے۔ آپ کو یہ اقدامات ہر میٹنگ کے لیے انجام دینے ہوں گے جو آپ شیڈول کرتے ہیں۔

کسی بھی حادثے سے بچنے کے لیے ورچوئل میٹنگ میں ویٹنگ روم انتہائی اہم ہیں۔ اور اگرچہ آپ Webex میٹنگز میں انتظار گاہ رکھ سکتے ہیں، لیکن میکانکس اتنے سادہ اور سیدھے نہیں ہیں۔ لیکن ایک بار جب آپ جان لیں کہ کیسے کرنا ہے، تو آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ آپ کی میٹنگیں اتنی ہی محفوظ ہیں جتنی کہ انہیں ہونی چاہیے۔