تصور میں گوگل شیٹ یا ایکسل فائل کو کیسے درآمد کریں۔

آپ اپنی گوگل شیٹس اور ایکسل (.xslx) فائلوں کو CSV فائلوں کے طور پر برآمد کر کے نوٹ ٹیبلز میں درآمد کر سکتے ہیں۔

تصور تحریر، منصوبہ بندی، علم کے انتظام، ڈیٹا مینجمنٹ، ٹیم کے تعاون، اور دیگر چیزوں کے لیے ایک ہمہ گیر پیداواری حل ہے۔

تصور آج دستیاب سب سے جدید اور مفید ڈیٹا بیس ٹولز میں سے ایک ہے۔ تصور آپ کو دو قسم کے ڈیٹا بیس بنانے کی اجازت دیتا ہے: پورے صفحہ کا ڈیٹا بیس یا ان لائن ڈیٹا بیس (جس کا مطلب ہے ڈیٹا بیس کا جزو جیسے کسی متن یا دوسری دستاویز کے بیچ میں موجود ٹیبل)۔ اس کے علاوہ، پانچ اہم قسم کے ڈیٹا بیس ہیں جو آپ تصور پر بنا سکتے ہیں، وہ فہرست، گیلری، ٹیبل، بورڈز اور کیلنڈر ہیں۔

زیادہ سے زیادہ صارفین گوگل شیٹس اور مائیکروسافٹ ایکسل سے اس کی لچک اور حسب ضرورت صلاحیتوں کی وجہ سے تصور میں منتقل ہو رہے ہیں۔ اگر آپ نے اپنے ڈیٹا بیس کو تصور میں منتقل کرنے کا فیصلہ کیا ہے، لیکن نہیں جانتے کہ کیسے۔ یہاں اس پوسٹ میں، ہم یہ دکھانے جا رہے ہیں کہ آپ کی گوگل شیٹس اور ایکسل (.xslx یا .xls) فائلوں کو نوٹ ٹیبل میں کیسے درآمد کیا جائے۔

تصور میں گوگل شیٹ یا ایکسل فائل درآمد کرنا

تصور ایک بہترین آن لائن ڈیٹا بیس پلیٹ فارم ہے جسے افراد اور پیشہ ور افراد دونوں استعمال کر سکتے ہیں۔

تصور آپ کو درج ذیل فائل کی اقسام سے ڈیٹا درآمد کرنے کی اجازت دیتا ہے:

• سادہ متن (.txt)
• مارک ڈاؤن (.md یا .markdown)
• Microsoft Word (.docx)
• CSV (.csv)
• HTML (.html)

آپ مختلف ایپلی کیشنز سے ڈیٹا بھی Notion میں امپورٹ کر سکتے ہیں۔

ان کے علاوہ، آپ گوگل شیٹس کو بھی تصور میں ایمبیڈ کر سکتے ہیں۔ لیکن گوگل شیٹس کو ایمبیڈ کرنے میں مسئلہ تب ہوتا ہے جب آپ فائل تک رسائی کھو دیتے ہیں یا فائل گوگل ڈرائیو پر ڈیلیٹ ہوجاتی ہے یا اگر یو آر ایل ٹوٹ جاتا ہے تو ایمبیڈنگ بھی ٹوٹ جاتی ہے۔

ایکسل فائل یا گوگل شیٹ کو درآمد کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ انہیں پہلے CSV (.csv) فائل میں تبدیل کریں اور انہیں Notion میں اپ لوڈ کریں۔

تصور میں ایکسل فائل کو کیسے درآمد کریں۔

چونکہ Notion .xslx (Excel) فائلوں کو سپورٹ نہیں کرتا، اس لیے آپ کو انہیں ایک .csv فائل میں ایکسپورٹ کرنے اور پھر Notion میں اپ لوڈ/امپورٹ کرنے کی ضرورت ہے۔

سب سے پہلے، ایکسل ورک بک کھولیں جسے آپ تصور میں درآمد کرنا چاہتے ہیں۔ پھر ایکسل بیک اسٹیج ویو کو کھولنے کے لیے 'فائل' ٹیب پر جائیں اور 'Save As' کو منتخب کریں۔

Save As صفحہ میں، 'CSV UTF-8 (Comma delimited)(*.csv)' کو بطور فائل ٹائپ کے بطور محفوظ کریں۔ یہ فارمیٹ غیر انگریزی حروف اور یونیکوڈ-8 حروف کو بھی سپورٹ کرتا ہے۔ یا آپ سادہ 'CSV (Comma Delimited)(.*csv)' فائل کی قسم کا انتخاب کر سکتے ہیں جو خصوصی حروف کو سپورٹ نہیں کرتی ہے۔ دونوں ٹھیک کام کریں گے اگر آپ کے ٹیبل میں صرف متن، نمبر اور تاریخیں ہوں۔

CSV ایک محدود ٹیکسٹ فائل ہے جس میں ڈیٹا کی فہرست ہوتی ہے۔ وہ اکثر ایپلی کیشنز میں ڈیٹا کو درآمد اور برآمد کرنے کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔

پھر، 'محفوظ کریں' بٹن پر کلک کریں۔ اگر آپ کے پاس ورک بک میں صرف ایک شیٹ ہے، تو اسے فوراً محفوظ کر لیا جائے گا۔ یا اگر آپ کے پاس ورک بک میں ایک سے زیادہ شیٹس ہیں، تو Excel آپ کو یہ انتباہی پیغام دکھائے گا، جس میں کہا جائے گا کہ صرف ایکٹو شیٹ کو CSV فائل کے طور پر محفوظ کرنے کے لیے 'OK' پر کلک کریں اور اگر آپ کے پاس متعدد شیٹس ہیں، تو انہیں الگ الگ ناموں سے محفوظ کریں۔

ایک بار جب آپ اپنا ڈیٹا CSV فائل کے طور پر محفوظ کر لیتے ہیں، تو اپنا تصور ایپلیکیشن کھولیں یا اپنے براؤزر پر نوشن کھولیں۔ پھر، تصور کا صفحہ کھولیں جہاں آپ CSV فائل درآمد کرنا چاہتے ہیں اور بائیں پینل میں 'درآمد کریں' پر کلک کریں جیسا کہ نیچے دکھایا گیا ہے۔

امپورٹ ڈائیلاگ ونڈو کھل جائے گی۔ ڈائیلاگ باکس میں 'CSV' آپشن کا انتخاب کریں۔

اب، فائل منتخب کنندہ میں آپ کی CSV فائل پر مشتمل فولڈر پر جائیں، اسے منتخب کریں اور پھر 'اوپن' پر کلک کریں۔

CSV فائل کو تصور میں درآمد کیا جائے گا اور آپ کا ایکسل ڈیٹا ٹیبل کے طور پر ظاہر ہوگا۔

تصور میں پراپرٹی کی قسم کو تبدیل کرنا

ڈیٹا کو کامیابی کے ساتھ درآمد کرنے کے بعد، ایک اور چیز جو آپ کو کرنے کی ضرورت ہے وہ یہ ہے کہ آیا ہر کالم کی پراپرٹی کی قسمیں (ڈیٹا کی قسمیں) ڈیٹا سے ملتی ہیں۔ زیادہ تر وقت آپ کو ڈیٹا کی صحیح اقسام ملیں گی، لیکن بعض اوقات ڈیٹا نصوص کے طور پر تصور میں آجائے گا۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کرنسی ڈیٹا یا غیر شناخت شدہ تاریخ کی شکل وغیرہ درآمد کرتے ہیں، تو یہ متن کے طور پر آئے گا۔

لہذا جب ایسا ہوتا ہے، آپ کو اپنے کالموں کو مناسب پراپرٹی کی قسم میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہوگی۔ آپ کالم کے عنوان سے پہلے آئیکن کو دیکھ کر معلوم کر سکتے ہیں کہ آپ کالم کے ڈیٹا کی قسم ہیں۔ اگر آپ کے پاس متن ہیں، تو یہ پیراگراف کا آئیکن، تاریخوں کے لیے کیلنڈر کا آئیکن اور نمبروں کے لیے ہیش سائن، وغیرہ ہوگا۔

جیسا کہ آپ نیچے دیکھ سکتے ہیں جب ہم نے ایکسل فائل سے اس ٹیبل کو امپورٹ کیا تو کرنسی کی قدروں کے ساتھ 'فیس' کالم کو ٹیکسٹ کالم کے طور پر فارمیٹ کیا جاتا ہے۔ اب ہمیں 'فیس' کالم کی پراپرٹی کی قسم (ڈیٹا کی قسم) کو نمبر میں تبدیل کرنے کی ضرورت ہے۔

ایسا کرنے کے لیے کالم کے عنوان پر کلک کریں اور آپ کو ایک ڈراپ ڈاؤن ملے گا۔ اس میں، پراپرٹی کی قسم کے تحت 'ٹیکسٹ' پر کلک کریں اور مناسب ڈیٹا ٹائپ (نمبر) کا انتخاب کریں۔

اب، ہم نے اقدار کو تبدیل کیا لیکن ہم نے کرنسی کی شکل کھو دی۔ پریشان نہ ہوں اسے شامل کرنا آسان ہے۔ نمبر کو ایک مخصوص فارمیٹ میں تبدیل کرنے کے لیے، صرف اپنے کرسر کو کالم کی کسی ایک قدر پر ہوور کریں اور آپ کو ایک نظر آئے گا۔ 123 بٹن

پر کلک کریں 123 بٹن دبائیں اور فہرست سے اپنے پسندیدہ نمبر فارمیٹ کا انتخاب کریں۔

اب، فیس کالم میں نمبر ویلیوز کو کرنسی کے طور پر فارمیٹ کیا گیا ہے۔

تصور میں گوگل شیٹ کو کیسے درآمد کریں۔

Google شیٹس کو تصور میں درآمد کرنے کے لیے، آپ کو پہلے اسپریڈ شیٹ کو بطور CSV فائل ڈاؤن لوڈ کرنا ہوگا۔

گوگل شیٹس کو ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے، گوگل اسپریڈشیٹ کو کھولیں جسے آپ درآمد کرنا چاہتے ہیں اور مینو بار میں موجود 'فائل' مینو پر کلک کریں۔ ڈراپ ڈاؤن میں، 'ڈاؤن لوڈ' اختیار کو پھیلائیں اور فائل کو CSV فائل کے طور پر ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے 'کوما سے الگ کردہ اقدار (.csv، موجودہ شیٹ)' کا انتخاب کریں۔

اس کے بعد، تصور کا صفحہ کھولیں جہاں آپ CSV فائل درآمد کرنا چاہتے ہیں اور بائیں سائڈبار کے نچلے حصے میں 'درآمد کریں' پر کلک کریں۔

فائل منتخب کنندہ سے اپنی فائل منتخب کریں اور CSV فائل کو Notion میں درآمد کرنے کے لیے 'اوپن' پر کلک کریں۔

اب، آپ کی گوگل شیٹ کو تصور میں درآمد کیا جاتا ہے اور اسے ٹیبل کے طور پر دکھایا جاتا ہے۔

تصور ڈیٹا بیس میں ایکسل فائل یا گوگل شیٹ شامل کرنا

ایک نئے نوٹ ٹیبل میں ڈیٹا امپورٹ کرنے کے بجائے، آپ ایکسل فائل یا گوگل شیٹ سے مواد کو موجودہ نوٹ ٹیبل میں ضم کر سکتے ہیں۔ یاد رکھیں کہ آپ یہ صرف پورے صفحہ کی میزوں کے ساتھ کر سکتے ہیں، نہ کہ ان لائن ٹیبلز کے ساتھ۔

لیکن سب سے پہلے، آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کے ایکسل/گوگل شیٹ ٹیبل اور آپ کے تصور ٹیبل دونوں کے کالم کے نام مشترک ہیں (مثال کے طور پر، دونوں میں "پہلا نام"، "آخری نام"، "تاریخ" وغیرہ کالم ہونے چاہئیں)۔

سب سے پہلے، اپنی Excel/Google شیٹس کی ورک شیٹ کو CSV فائل میں ایکسپورٹ کریں جیسا کہ ہم نے Notion میں Excel/Google شیٹس کو درآمد کرنے کے لیے کیا تھا۔

اس کے بعد، تصور کا صفحہ کھولیں جس کے ساتھ آپ ضم کرنا چاہتے ہیں اور افقی بیضوی پر کلک کریں (…) نوشن ونڈو کے اوپری دائیں کونے میں۔

پھر، فائل ایکسپلورر میں اپنی ایکسپورٹ شدہ CSV فائل پر مشتمل فولڈر پر جائیں اور اسے منتخب کریں۔ اور فائل کو ضم کرنے کے لیے 'اوپن' پر کلک کریں۔

اب CSV فائل کو آپ کے نوٹ ٹیبل کے ساتھ ملا دیا گیا ہے اور اس کے مواد کو موجودہ نوشن ٹیبل کے آخر میں شامل کر دیا جائے گا (نیچے دیکھیں)۔

اس طرح آپ ایکسل اور گوگل شیٹس ڈیٹا بیس کو تصور میں درآمد کرتے ہیں۔